探析“互聯網+”時代醫院檔案管理

文/山東省棗莊市中醫醫院 劉津宏

當前，我國醫療衛生保障事業改革進程加快，人們就醫環境得到改善，醫院的工作量增加。這種環境下，醫院各項工作中所產生的信息資料會隨之增加，檔案管理人員的管理壓力、管理難度較以往有所增加。為此，有必要從理論層面就醫院檔案管理進行探討，進一步應用新思路探尋醫院檔案管理新模式，確保醫院檔案管理工作更有活力和可持續。

一、醫院檔案數字化建設的現實意義

（一）提升檔案服務水平，彰顯醫院檔案管理價值。過去一段時間內，部分醫院檔案資源的利用率不高，導致醫院檔案管理工作邊緣化。之所以出現這種情況，主要是紙質類檔案資源無法集中進行利用，檢索效率也較低。為此，必須要推動檔案數字化建設，以數字化的方式對檔案資源進行管理和利用。一方面，醫院檔案來源于醫院日常各項工作，不僅能夠全面、準確、真實地反映各項工作的具體情況，而且能夠詳細記錄醫院各個部門的履職情況。通過對醫院檔案進行數字化處理，可以更好地通過物聯網、互聯網傳輸檔案資源，擴大檔案資源的利用范圍，彰顯環境規劃檔案的價值；另一方面，推進醫院檔案數字化，實現大數據技術、云儲存技術、云計算技術以及其他信息技術與檔案管理工作的融合，能夠更好地發揮檔案資源在決策咨詢、決策參考、政策研究、學術研究等領域的作用。

（二）確保醫院檔案長期保存，減少管理成本。傳統紙質檔案管理環境下，醫院通常較為注重檔案室的物理空間建設，需要投入大量的人、財、物在紙質檔案管理領域。同時，醫院需要耗費相應的成本在檔案管護層面，確保檔案室的濕度、溫度達標。與此相反，數字化檔案管理模式可以直接在互聯網環境下對檔案資源進行管理和利用，突破傳統紙質檔案管理模式在時空上的局限性，實現長期保存的目標。一方面，檔案資源以數據化的格式表現出來，可以更好地保存在計算機、硬盤、云終端以及其他線上終端，保存效率更高；另一方面，互聯網環境下只需要側重于檔案安全網絡建設，無須考慮檔案害蟲、檔案室溫度以及檔案室內部的環境?？偠灾?，依托于“互聯網+”環境對檔案資源進行管理，優化相應的工作方法，改進檔案管理模式，能夠有效避免重復操作、重復勞動，節省檔案各個環節的管護成本。

二、醫院檔案數字化建設中存在的不足

（一）制度不完善，難以確保數字化建設的規范度。伴隨醫院各項工作深入推進，醫院檔案資源所涵蓋的信息面不斷拓寬，檔案數量隨之增加。然而，當前部分醫院尚未立足于“互聯網+”時代檔案事業發展的特點來制定相應的規章制度，無法最大限度地確保醫院檔案數字化建設的質量。一是分工不明確，檔案管理部門與業務部門脫節，難以統籌資源。部分醫院檔案資源沒有經過業務部門相關專責進行處理，直接送交檔案管理部門后錄入檔案管理系統，導致檔案資源中的內容過于泛化，無法實現精細化的目標。二是歸檔范圍仍然有待細化，無法做到應收盡收，難以確保檔案資源的完整性。同時，部分醫院歸檔時限不明確，業務部門與檔案管理部門在信息資料交接、信息資料領域的配合度不高，導致立卷歸檔銜接度、溝通度低下。一旦立卷歸檔層面出現問題，容易使得信息資料在堆積過程中丟失。三是部分醫院尚未明確圖片類、聲像類、影像類、文書類等不同類別的信息資料應當采用何種數據格式，后期存在二次加工的問題，影響數據庫建設。

（二）醫院檔案管理數字化程度低，難以最大限度地提升管理效率?，F階段，部分醫院尚未全面鋪開檔案管理數字化工作，難以釋放檔案管理活力。一是紙質檔案數字化轉化進程緩慢，許多歷史存留的紙質檔案資源尚未進行數字化處理，進而無法將其錄入檔案管理系統。一方面，部分醫院人力資源不足，檔案管理人員難以在處理增量的同時對歷史存留的檔案資源進行處理；另一方面，部分醫院尚未配備高速掃描儀、微縮相機、文件格式轉化器等軟硬件設施，無法快速對紙質檔案進行數字化分類、編號以及著錄。二是檔案數據庫建設步伐滯后，尚未建設相應的檔案資源專題，難以最大限度地發揮檔案資源的價值。

（三）檔案安全建設滯后，存在一定的安全隱患。從辯證的視角來看，互聯網技術雖然能夠革新檔案管理模式，但也帶來了新型挑戰。例如，典型的檔案安全管理問題。當前，部分醫院尚未充分利用新型的信息技術對檔案資源進行安全管理。一是對數字水印技術、數字加密技術的應用度不高，檔案資源存在被篡改的隱患。二是對于數字密鑰技術的應用度不高，難以防范WaaCry、Petya、BadRait等勒索病毒，存在被非法加密、非法勒索的隱患。三是檔案安全保密意識不強，安全保密制度缺失。部分檔案管理人員對于安全保密技術的應用能力不強，在傳輸檔案資源過程中容易出現紕漏。

（四）檔案人才培養內容與檔案數字化建設不匹配。當下，部分醫院雖然開展了大量的培訓工作，但沒有突出培訓核心和培訓要點。一是醫院尚未圍繞“檔案數字化建設”這一專題開展相關的培訓工作，檔案人員對數字環境下檔案管理模式的認識程度不高，難以綜合利用多種信息技術。二是醫院與檔案館等專業機構的聯系度不高，無法借鑒相關的管理模式。

三、醫院檔案數字化建設的有效對策

（一）完善制度，提升數字化建設的規范度?！盎ヂ摼W+”時代，醫院要做好檔案數字化，必須要完善各項規章制度，為檔案管理人員提供明確指引。一是要細化檔案數字化建設分工，落實各部門的責任。一方面，對于簡單的檔案資料，可以由業務部門直接登入檔案管理系統錄入數據，并將紙質文件送交檔案管理部門留存備份；另一方面，對于復雜的檔案資料，則可以由業務部門相關專責進行處理，將有價值的信息資料送交檔案管理部門立卷歸檔。二是要細化歸檔范圍，最大限度地保障檔案資料的真實性、準確性以及完整性。通常而言，醫院可以按照人事檔案、技術檔案、行政檔案、黨務檔案、文書檔案、科研檔案等分類方式對檔案的歸檔范圍進行明確，為檔案管理人員提供指引。同時，醫院可以將歸檔責任細化到業務部門與檔案管理部門，提升歸檔時限在績效考核中所占的比重，避免信息資料長時間堆積，充分保障檔案的連貫性、一體性和全面性。三是要明確不同類型檔案的歸檔格式、歸檔標準，避免后期二次加工、二次處理情況的發生。醫院可以出臺《檔案數字化建設標準》等相關的規章制度，明確不同類型檔案資源的份數、頁數、格式、種類，確保檔案資料齊全完整。

（二）推進醫院檔案管理數字化，夯實管理基礎。“互聯網+”時代，醫院只有深入推進醫院檔案數字化建設工作，才能更好地利用信息技術和檔案管理系統對檔案資源進行全方位管理。一是要加快紙質檔案數字化轉化進程，在處理增量的同時，解決存量問題。一方面，人力資源不足的醫院可以探索將該項業務予以外包。醫院可以通過與外包企業簽署相關的保密協議和外包協議，集中對紙質檔案資源進行數字化處理，減少本院檔案管理人員的工作壓力；另一方面，醫院要進一步結合“互聯網+”時代檔案事業的發展趨勢，引進并更新高速掃描儀、微縮相機、文件格式轉化器等軟硬件設備設施，優化檔案管理環境，便于檔案管理人員及時對檔案進行數字化分類、編號以及著錄。二是要推動檔案數據庫建設。醫院可以結合本醫院業務特點以及檔案服務要求，圍繞文書類、業務類、政策類、病案類以及其他類別的信息資料建設數據庫，滿足不同主體查閱、檢索需求，為后期檔案專題建設提供條件。同時，要發揮檔案數據庫在醫院決策咨詢、決策參考、政策研究、學術研究等領域的價值。

（三）強化檔案安全建設，有效防范病毒風險。互聯網環境下，醫院要重點關注檔案安全，避免檔案失真問題出現。一是要進一步深化對數字水印技術、數字加密技術的應用，為檔案資源自動加上可供識別的水印，對文檔進行加密處理，確保檔案資源的真實性。二是要對數字密鑰技術進行應用，充分對檔案管理系統和云終端進行加密，營造安全的管理環境。同時，醫院可以利用云儲存技術對檔案資源進行備份，從事后防控的角度來提升檔案安全管理水平。三是要做好檔案管理人員的安全保密培訓，建立安全保密制度。醫院要進一步理順檔案查閱權限，減少檔案管理過程中的漏洞。

（四）強化人才建設，實現可持續化。一方面，醫院要圍繞“檔案數字化建設”這一專題開展培訓，講解相關的案例和應用模式，深化檔案管理人員對數字化檔案管理模式的認識度，更好地提升檔案管理人員綜合素質；另一方面，醫院可以加強與檔案館等專業機構的聯系，通過交流探討等方式借鑒先進的管理經驗，進一步提升數字化建設的水平。

四、結語

傳統紙質檔案管理模式對檔案管理環境要求高，且后期管護成本也較高，難以適應信息資料“井噴”式發展的時代環境。為此，有必要將數字化信息技術應用至醫院檔案管理的各個環節，實現“一次輸入，多次使用”的目標，推動檔案高效管理與高效利用。通過本研究可以發現，醫院有必要加快資源統籌，進一步立足于“互聯網+”時代的特點開展醫院檔案數字化建設工作。一是要完善制度，提升數字化建設的規范度。二是要推進醫院檔案管理數字化，夯實管理基礎。三是要強化檔案安全建設，有效防范病毒風險。四是要強化人才建設，實現可持續化。