數字化背景下干部人事檔案管理思考與探析

文/國網國際發展有限公司 肖理婷 鄭斯予

干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據，記錄了干部個人經歷、家庭情況、工作業績、能力素養、思想政治等多項內容，能夠系統直觀地體現干部“德能勤績廉”的具體情況，為干部使用、干部選拔等工作提供有力支撐。自2006年開始，中央多次提出要加大干部檔案信息化建設的力度，建好用好干部人事檔案管理系統和干部信息系統，加快建設數字檔案，利用現代化技術改造傳統的檔案管理模式，切實提高干部人事檔案工作質量和效率。2018年11月《干部人事檔案工作條例》的出臺，更加強調要發揮干部人事檔案在干部選育用管過程中的重要作用，增加了干部人事數字檔案的要求，提出數字檔案管理需要遵循的基本環節，明確數字檔案在利用、轉遞和保密等方面按照紙質檔案相關要求管理。可見，以數字化為基礎的干部人事檔案管理模式，對干部人事檔案走向科學化管理具有重要作用。

一、干部人事檔案數字化建設的重要性和必要性

干部人事檔案數字化建設，運用信息化管理手段推動干部人事檔案工作轉型升級、提質增效，能夠為干部人事管理工作提供更加及時、準確的信息，實現新時代檔案管理模式的改革創新。干部人事檔案數字化通過建立安全、高質量的干部檔案信息庫，完成對檔案材料的收集、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理。實現干部人事檔案由紙質檔案變為數字檔案，檔案查借閱由線下審批變為線上審批，管理方式由傳統管檔變為現代化管檔的轉型升級。

干部人事檔案數字化，能夠通過計算機實現干部人事檔案的有效采集、材料收集歸檔、接收轉遞、日常查詢等工作，從而提高了干部檔案管理工作的質量和效率，進一步提升了檔案信息的共享價值；干部人事檔案數字化，可以減少紙質檔案查閱的次數甚至不用查借閱紙質檔案，進而實現對干部人事檔案的保護。同時，干部人事檔案數字化，有效地解決紙質檔案查借閱過程中存在的耗時耗力等問題，能夠提升效率并提升精準度，有助于干部考察和干部選拔任用工作；通過干部人事檔案數字化，逐步建立數字檔案信息庫，對檔案信息進行深入分析、綜合利用和深度挖掘，不斷改進和創新利用檔案的方式和使用效能，更好地發揮人事檔案服務干部工作的信息資源庫作用，實現人事檔案工作從簡單管理型服務向研究開發型服務的轉變。

二、現階段干部人事檔案數字化管理問題

（一）信息化支撐保障不足。干部人事檔案數字化管理以信息技術的應用為核心，雖然“檔案信息化”的理念已經提出多年，但是信息技術的應用廣度和支持力度卻與實際需求存在一定距離。不少單位干部人事檔案管理數字化建設仍處于試水階段，整體管理成效不夠理想。一些單位普遍缺乏有效的信息化手段支撐，信息化建設方面基礎性工作配置不到位，硬件設施老化、軟件更新換代滯后。此外，人員信息基礎數據采集不完善，檔案數字化制作環境簡陋等因素，都會降低檔案數字化管理效率。

（二）制度體系建設不足。檔案管理，制度先行。目前，干部人事檔案數字化管理的制度規范不夠健全，未建立系統、完善、健全、周密的數字化管理制度體系，對檔案管理人員的約束力和指導性不夠，尚不能對管理工作形成有力支撐。

（三）信息網絡風險管控不足。由于干部人事檔案涉密性較強，隨著信息技術的飛速發展，最為突出的便是網絡信息安全問題。在開放的網絡環境下，干部人事檔案數字化管理可能受到網絡安全威脅，信息被人為篡改、泄密、刪除或增加等風險，嚴重影響到檔案信息化管理的安全性。

（四）人才隊伍專業化不足。在數字化背景下，干部人事檔案管理隊伍需要具有更加專業化、專門化、精細化的人才隊伍支持。根據《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T 33870-2017）的要求，規定了干部人事檔案數字化人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等各項基礎環節的技術規范，每一項環節都需要具有專業化知識與高水平信息化技術能力的全面型人才勝任。但是從當前檔案人才隊伍的配置情況來看，很多單位的檔案管理人員仍局限于手工操作為主的傳統方式，未參加過檔案管理專業的信息化技術培訓。此外，人員流動性較大，檔案專業化人員較少，既懂得專業知識又具備扎實信息素養的全面型人才更為稀缺。

三、干部人事檔案數字化管理的優化措施

（一）提升對干部人事檔案數字化管理的重視程度。干部人事檔案數字化管理實現了對干部人事信息的永久保存，減少了傳統紙質檔案管理中人力物力投入，以高科技手段實現檔案的高效管理。因此，注重對干部人事檔案數字化管理的宣傳引導，加大宣傳力度，能夠促使檔案管理單位進一步認識到數字化建設的重要性和必要性，從而提高對檔案數字化管理的專業能力。

（二）完善規章制度體系建設。建立和健全各種規章制度，是干部人事檔案工作依法依規管理的基礎。制定統一的兼具全面性和科學性的干部人事檔案數字化管理工作規章制度，充分考慮到人事檔案工作的特點及數字化管理的需要，結合實踐經驗，制定檔案數字化流程規范說明，編制業務指導手冊，進一步明確職責分工，規范工作規程與操作流程。多措并舉，優化管理流程，維持工作秩序，確保工作有章可循、有質可查、有據可依，進一步推進干部人事檔案數字化管理逐步走向成熟化、精細化、智能化，促使檔案數字化更好地發揮積極作用。

（三）加強硬件基礎設施建設。完善的硬件設施作為干部人事檔案數字化管理工作開展的基礎，是數字檔案安全保管的重要保障。不少單位基礎設施配備不足，除經濟條件因素影響以外，主要原因是對人事檔案管理意識不強，重視度不夠，沒有意識到一旦發生干部人事檔案損毀的意外事件，將造成不可逆轉的嚴重損失。因此，為提高干部人事檔案數字化管理的規范性，保障數字檔案的安全，檔案管理單位須加強硬件基礎設施建設。

（四）完善健全檔案管理風控機制。檔案管理單位應組建專門的網絡信息安全保障團隊，提高數字化系統的安全運行能力。首先，從權限控制方面實現“三員分離”，即系統管理員、安全保密管理員、安全審計管理員為分離角色，系統管理員主要用于創建、刪除用戶。安全保密管理員主要分配權限。安全審計管理員用于查看日志。同時，要保障干部人事檔案信息數據庫安全，根據具體管理需要選擇相匹配的軟件，提高數據庫建設的有效性。在軟件選擇中要注重安全性和規范性，采取標準化軟件，強化網絡安全，選擇升級保障能力較好的軟件系統。在此前提之下，進一步嚴格管控數據錄入、傳輸、存儲、訪問等關鍵節點，可采用特定MAC地址綁定，實現用戶只可用固定設備訪問系統，文件特定加密傳輸，圖像文件加密技術，防截屏拍照等措施確保相關工作的安全性。其次，檔案管理單位還要做好電子副本備份工作，在提高數字化信息安全性的同時，更加注意信息的一致性，避免檔案被調閱的過程中出現篡改、撤換、增刪等問題，這就需要工作人員做好檔案調閱記錄，嚴格監管檔案流向，從借閱時間、借閱人員、借閱時限、歸還日期上嚴格把控，檔案歸還后要和副本進行對照，保證信息準確無誤后重新歸檔，這樣的形式能夠最大限度增加檔案資源的安全性，簡化管理流程和調閱手續，提高檔案信息的流動效率。最后，由于檔案的特殊秘密性與重要性，可以考慮采用多冗余機制確保數據不會丟失，在操作過程中通過技術手段實現系統級多份拷貝，甚至可以搭建災難備份體系，采用雙中心或多中心模式確保數據的安全。在一致性方面，系統內可以大膽嘗試區塊鏈等新技術應用于數字化檔案管理，統一標準、修改留痕，通過技術手段從根本上解決篡改隱患。

（五）加強人才隊伍建設，提升檔案服務意識。檔案管理人員是實施干部人事檔案數字化管理的主力軍，其責任意識和業務能力決定了檔案數字化管理水平及資源開發利用情況，因此要加強檔案管理人員的服務理念，提升其檔案資源開發利用能力，提供更優質高效的檔案管理工作。專業人才是做好工作的關鍵，不論是過去的傳統紙質干部人事檔案管理，還是檔案數字化管理工作，都離不開業務能力強、整體素質高的管理人員。為促使檔案管理人員在這個關鍵的工作崗位上發揮作用，檔案管理單位要培養選拔具備嚴格的組織紀律性、良好職業道德的人才，并通過培訓不斷提升其自身政治素養和綜合素質，不斷適應檔案數字化管理發展的需要。同時，檔案管理者還要積極適應信息化發展趨勢，熟練掌握運用干部人事檔案管理信息系統軟件，積極參加專業培訓，學習高效且科學的作業技能，積極適應新形式、新技術、新模式的要求，為干部人事檔案數字化發展提供有力的人才保障。

四、結語

隨著社會的發展、科學技術的進步和管理理念的革新，干部人事檔案工作也在不斷創新發展。綜上所述，干部人事檔案數字化管理充分運用數字技術、網絡技術等信息化手段，構建現代化的管理模式，對推進干部人事管理工作改革創新具有積極的促進作用。檔案管理者應深刻認識干部人事檔案數字化管理的意義和價值，不斷強化責任意識、學習專業技能、樹立服務理念，提高適應新時代、實現新目標、落實新部署的能力素質，加強檔案管理的規范性和安全性，依托數字化優勢，進一步提升干部人事檔案的管理水平。