體育事業(yè)單位檔案管理問題分析

文/威海市體育局 仇麗華

伴隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進步，各個領(lǐng)域都得到了迅速的發(fā)展。針對我國體育事業(yè)單位的發(fā)展來說，檔案管理工作具有非常重要的作用。為此，我國的體育事業(yè)單位需要高度關(guān)注檔案管理工作，提高自身的管理水平，建立健全檔案管理機制，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及檔案管理的工作效率以及質(zhì)量。通過這種方式促使事業(yè)單位檔案管理工作得到良好發(fā)展。

一、體育事業(yè)單位加強檔案管理工作的重大作用

伴隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及社會的不斷進步，國家體育事業(yè)單位檔案資料在不斷增多，檔案管理工作在單位中的重大作用逐漸凸顯出來。我們國家社會主義建設(shè)的重要基礎(chǔ)是事業(yè)單位，單位的檔案管理工作也屬于政府公共服務(wù)的一種，因此需要建立健全事業(yè)單位的檔案管理工作。進一步加強體育事業(yè)單位的檔案管理工作、使用先進化的技術(shù)對其進行完善，可以使檔案管理工作更加便捷，這是檔案管理人員關(guān)注的焦點。

二、體育事業(yè)單位檔案管理問題原因的分析

國家體育事業(yè)單位需要整理很多檔案資料，在體育事業(yè)單位當(dāng)中，不同的部門往往存在著不同的問題。在體育事業(yè)單位進行檔案整理工作中，需要根據(jù)不同部門的實際情況進行檔案的篩選以及分類整理，制成檔案管理冊。體育事業(yè)單位檔案管理部門還需要建立信息數(shù)據(jù)庫，按照時間以及類型進行科學(xué)化整理，方便人們進行檔案查找。因為檔案所涉及的體育比賽非常多，在不同的比賽中，檔案容易出現(xiàn)缺少成績的情況。這種情況會直接影響運動員退役以及薪資，同時也直接限制了體育事業(yè)單位的長久發(fā)展。所以，針對體育事業(yè)來說，就需要高度關(guān)注檔案的管理問題。

當(dāng)前階段，國家體育事業(yè)單位的檔案管理工作宗旨是積累相關(guān)資料，從中獲取相關(guān)工作經(jīng)驗，及時對工作進行總結(jié)，從而進一步提高自身的工作能力以及水平。作為體育事業(yè)，需要優(yōu)化利用自身單位的資源，通過這種方式將不同材料進行歸類整理。體育部門檔案的管理需要與事業(yè)單位的具體情況相結(jié)合。通過這種方式，可以在最大程度上發(fā)揮出檔案資源的最大作用，推動體育工作的全面展開。

隨著國家檔案資源不斷豐富以及建設(shè)進程不斷加快，一些檔案信息資料逐漸向社會公開，并且產(chǎn)生了非常好的社會效益。檔案管理人員要具有一定的服務(wù)意識，對龐大的檔案信息資料進行篩選以及信息整理，實現(xiàn)自身的價值。檔案管理人員要掌握一定的專業(yè)知識，具有良好的工作態(tài)度，通過各種方式提高效率，更好地開展檔案服務(wù)工作。

在一般情況下，檔案檢索的方式主要有計算機和人工兩種，并且檔案檢索的工作效率和所使用的設(shè)備有著非常大的關(guān)系。計算機檔案信息檢索的途徑主要依靠相應(yīng)的軟件實施，伴隨著國家科學(xué)技術(shù)的不斷進步，目前計算機檔案檢索已經(jīng)成為主要方式。但是在小部分體育事業(yè)單位當(dāng)中，仍然運用傳統(tǒng)的人工方式進行檔案檢索，此項方式不僅降低了工作效率，還影響了檢索質(zhì)量。為此，需要大力普及計算機檔案檢索，通過這種方式提高工作效率，有助于提高檢索的準(zhǔn)確性。

此外，事業(yè)單位檔案不注重細節(jié)的管理，例如：社會體育指導(dǎo)員的質(zhì)量、數(shù)量的查詢，各種健身站點的人數(shù)、項目、級別的查詢，地方各種協(xié)會、俱樂部數(shù)量、項目的查詢等。國家已經(jīng)很重視此類工作并與大數(shù)據(jù)工程對接。因此，在當(dāng)前階段，事業(yè)單位更應(yīng)該加強對這些細節(jié)性問題的管理。

三、體育事業(yè)單位加強檔案管理的具體方法

（一）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理。體育事業(yè)單位在進行檔案管理的過程當(dāng)中，需要加大物質(zhì)投入，根據(jù)體育事業(yè)單位自身的情況，對原有的設(shè)備進行更新，對原有的體制進一步完善，為體育事業(yè)單位檔案管理工作提供支持。體育事業(yè)單位需要依據(jù)相關(guān)規(guī)范，在單位中配置硬件設(shè)備以及軟件設(shè)施，及時更換硬件設(shè)施。同時還需要進一步加強設(shè)備的管理工作，通過這種方式在最大程度上保證體育事業(yè)單位全面開展檔案管理工作。另外，體育事業(yè)單位自身的管理工作也要與時代接軌，要建立健全檔案管理系統(tǒng)，使用先進的科學(xué)技術(shù)建立檔案。同時也需要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代化的數(shù)字類檔案。由于傳統(tǒng)的紙制檔案存在很多的問題，現(xiàn)代化的數(shù)字檔案更加便于儲存，并且安全系數(shù)非常高，在信息存儲備份中也相對便捷，符合當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展要求。因此，在當(dāng)前階段，需要進一步加強檔案的管理工作，及時轉(zhuǎn)變原有的檔案管理方式，建立統(tǒng)一的規(guī)范，對于電子檔案進行定期殺毒，同時還需要加強軟件設(shè)施的保護，只有這樣才可以保證體育事業(yè)單位所存儲的檔案信息安全，保證檔案的自身價值。

（二）不斷提高檔案管理工作人員自身的素質(zhì)。事業(yè)單位的檔案管理工作需要關(guān)注檔案管理人員自身素質(zhì)，重視不同科室之間的配合工作。基層事業(yè)單位需要高度關(guān)注各個不同單位的檔案管理工作，讓不同單位進行有效配合，從而使檔案管理工作更好地服務(wù)于工作本身，服務(wù)于社會。體育事業(yè)單位如果想要使用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理工作，就需要針對傳統(tǒng)的管理方式以及形式進行改革創(chuàng)新。因此，檔案管理工作人需要與時俱進，從不同方面提高自身的創(chuàng)新能力。另外，還需要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，在最大程度上提高自身的技術(shù)運用能力，滿足當(dāng)前檔案管理工作的實際要求。為此，體育事業(yè)單位需要運用不同的方法，對于檔案管理人員進行知識培訓(xùn)。同時，還需要進一步加強專業(yè)知識的培訓(xùn)工作。為此，管理員也需要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度以及規(guī)范，依照相關(guān)的流程進行工作，規(guī)范自身的工作行為。通過這種方式才可以不斷提高自身的綜合素質(zhì)，也可以認真地做好檔案管理工作。

（三）不斷地提高管理人員對于自身工作的認知。檔案管理工作人員要不斷提高對于檔案管理工作的認知，同時還需要充分認識到檔案管理工作的重要性。對于管理人員來說，需要高度重視檔案管理工作，并且認識到自身在體育事業(yè)單位當(dāng)中所發(fā)揮的重要作用，在此基礎(chǔ)上，才可以提升自身的管理意識，提高檔案管理水平。因此，需要進一步強化現(xiàn)代化的檔案管理工作，使用先進的技術(shù)進行管理。另外，檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變原有的工作理念以及工作方法，使用自身的創(chuàng)新思維進行檔案管理工作。進一步完善原有的管理制度以及規(guī)范，進一步加強資金的投入，建立專門的管理部門，同時認真做好檔案的管理以及存儲和查閱工作，配備相應(yīng)的消防設(shè)施，通過這些措施，可以保證檔案安全。

（四）需要提高檔案管理的安全可靠性。由于國家體育事業(yè)單位的檔案資料具有一定保密性，檔案管理工作需要建立嚴(yán)格的檔案保密制度，由專業(yè)人員進行檔案保存工作。為此，對于檔案的查閱以及使用，需要嚴(yán)格地做好登記。另外，針對一些比較重要的檔案信息，還需要專門進行特殊保管，檔案管理人員要及時做好檔案的備份，預(yù)防資料丟失或者檔案破壞，避免對體育事業(yè)單位造成損失。

（五）進一步強化體育事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)。如果想要切實做好體育事業(yè)單位的檔案管理工作，就需要與時代發(fā)展相結(jié)合，并且引進先進的信息技術(shù)開展檔案管理工作，創(chuàng)新原有的管理手段，在一定程度上提高工作效率以及檢索質(zhì)量。檔案管理工作人員要及時更新原有的檔案資料，在最大程度上確保資料的準(zhǔn)確性。除此之外，還可以使用現(xiàn)代化的設(shè)備來提高檔案管理質(zhì)量，加大資金投入，在不同方面優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理方式。

（六）處理好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代信息技術(shù)的關(guān)系。信息化的普及使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件變?yōu)殡娮游臋n，隨著管理技術(shù)的先進化和管理內(nèi)容的多樣化，許多檔案中的內(nèi)容，比如聲像信息不能以紙質(zhì)檔案作為載體，在現(xiàn)代化技術(shù)支持之下，數(shù)字檔案有效提升了信息的儲存效率和查閱效率。但是，許多事業(yè)單位的現(xiàn)代化改造還在進行過程中，現(xiàn)代化電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，管理人員進行信息整理和查閱過程中需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案同時管理，只有保證兩類檔案管理質(zhì)量才能全面提升單位各項工作的效率。針對紙質(zhì)檔案，在整理過程中需要對已歸檔的文件進行整理和分類，對未能歸檔的文件進行另外記錄，保證記錄文件的保存完整、電子檔案的整理更為簡便。電子檔案的存在對傳統(tǒng)檔案管理和查閱方式進行了優(yōu)化和創(chuàng)新，管理人員可以根據(jù)需求對文件整合管理，進而提升管理質(zhì)量。

四、體育事業(yè)單位檔案資料的整理以及篩選

體育事業(yè)單位檔案的管理工作是一項繁雜的工作，所以在檔案管理工作過程當(dāng)中，管理人員要依照一定的原則進行管理。體育事業(yè)單位需要收集的檔案資料內(nèi)容面廣、類型多樣、信息量龐大，同時，還需要依據(jù)各個不同單位的情況對于檔案進行分類管理，整理成集冊，依照不同的年份進行編排，按照不同的材料進行劃分。在正式建立檔案之后，也需要進一步強化檔案材料的管理，并且需要建立檔案柜，根據(jù)不同分類放置到不同的位置，同時還要及時地記錄相應(yīng)的檔案信息，將檔案及時歸檔，方便日后查詢。

五、結(jié)語

綜上所述，本文對體育事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問題進行了詳細研究，在此基礎(chǔ)上提出了解決措施。要不斷增加資金投入，建立完善的制度以及使用信息化的方式進行檔案工作管理。體育事業(yè)單位要結(jié)合實際情況以及時代背景開展日常的檔案管理工作，不斷提高體育事業(yè)單位檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，更好地展現(xiàn)體育事業(yè)的風(fēng)采。