試論企業檔案保管工作的基本原則

文/大同市云岡區同煤集團檔案處 張潔琳

一、企業檔案保管工作的意義

在企業的實際經營生產活動中，企業的檔案有著非常重要的作用，能夠有效地為企業的各項經營決策提供準確的數據保障。所以，相關的檔案管理部門應該提高對檔案管理工作的重視。

一般情況下，在對企業檔案保管的過程中，需要結合實際情況和檔案管理的環境使用科學合理的技術、設備等對檔案進行管理，這樣一來，不僅能夠有效保證檔案保管工作的效率，還能避免人為損壞檔案的問題。所以，在檔案各項工作活動中，檔案保管工作有著非常重要的作用。但是在實際的保管過程中由于受各種因素的影響，如存放環境等，檔案可能會不斷地老化甚至逐漸消失。所以，只有有效地對檔案保管工作進行強化，才能夠最大限度地提高檔案的完整性和安全性，從而有效地促進企業各項經營活動的開展。

二、企業檔案損壞的原因

在企業實際的發展過程中，檔案是一種存在的實體物質，能夠有效地對企業的實際狀況進行記錄。而隨著社會的不斷發展和進步，檔案的種類在不斷增加，數量也越來越多，但是由于各種因素的影響，檔案在實際的保管過程中會受到各種各樣的損害。

（一）自然因素導致檔案的損毀。一般情況下，企業中大多數是紙質檔案，但是在實際的存放過程中，由于受溫度或者光線等因素的影響，紙質的化學性質很容易發生變化，檔案也會受到不同程度的損壞。所以，相關的檔案管理人員在實際的管理過程中，應該結合檔案本身的特點，使用合理有效的措施，最大限度地延長檔案的保管時間。除此之外，在印刷紙質檔案的過程中一般會將墨水作為主要的印刷材料，但如果在印刷的過程中使用的是劣質的印刷材料，那么隨著時間的增長，檔案中的文字可能會存在退化或者模糊的現象，大大降低檔案保管工作的效率。第二，檔案庫房保管環境也是檔案發生損壞的原因之一。如果檔案存放環境溫度變化劇烈，或者有較多的灰塵以及強烈的光線輻射等，也有可能會破壞檔案的完整性。除此之外，如果檔案庫房沒有適宜的保管溫度或者環境過于潮濕，也可能會對文件紙張造成嚴重的損壞，從而對紙質檔案的耐久度產生嚴重的負面影響。所以，當前我國已經制定了有關檔案管理庫房的溫度和濕度。企業在保管檔案的過程中只有嚴格遵守國家規定的濕度和溫度，才能夠有效地提高檔案管理工作的效率，并有效地降低微生物和害蟲的數量。除此之外，檔案庫房中的有害氣體也會對紙質文檔產生嚴重的損壞，甚至還有可能會發生腐爛現象。

（二）人為因素的損壞。在管理檔案的過程中，有可能發生庫房搬運的活動。在此過程中，如果相關的工作人員沒有多加注意，就有可能出現檔案磨損的現象，從而損壞檔案。除此之外，在實際的管理過程中，也有可能因為相關工作人員工作疏忽或者其他因素，在一定程度上給檔案造成不可逆的損壞。

三、企業檔案保管工作的基本原則

（一）根據專業種類對檔案進行保管。在企業進行檔案管理工作的過程中，相關的檔案部門應該結合實際情況按照檔案的專業或者工程項目種類的不同對檔案進行分類保管，這樣不僅能夠加強檔案之間的聯系，并且還能夠系統化、條理化地對檔案進行存放和保管，在找尋檔案資料的過程中也能夠節省時間。例如，對于接收進館的地質檔案或者是基建檔案以及相關科研檔案等，相關的工作人員應該將這些檔案分配給不同的檔案庫房，然后存放工作人員根據檔案標注的序號依次進行排放，這樣就能夠按照類目對檔案進行分類保管，再根據檔案的序號以及實際的需求編制相關的《檔案存放引導》，相關工作人員在尋找檔案的過程中能夠根據引導直接找尋到檔案的實際存放地點，減少尋找過程中浪費的時間，并進而提高使用效率。除此之外，在對檔案進行保管的過程中，通過對檔案進行分類有序的保管，相關人員在歸還檔案時也能夠準確地將檔案歸還到原有的位置，不僅方便了使用者，也在一定程度上減輕了管理者的工作量。除此之外，對于沒有接收進館的設計預案基建檔案和維簡資金產生的項目檔案，在對其進行分類的過程中首先應該參考本單位的分類大綱，例如：按照綜合、礦建、工建以及機電設備安裝和工程項目監理、管網布局等進行科學合理的分類，再結合檔案實際的標注序號對檔案進行存放。除此之外，為了進一步對檔案進行更加有序的保管，還應該在檔案存放的書架上設置相關的文字指引，對檔案進行系統化的歸類和排列，從而有效地減少調檔工作的時間，進一步提高檔案的利用效率。

（二）以防為主。在企業進行檔案保管工作的過程中還應該堅持“以防為主，防治相互結合”的工作原則，從“防”和“治”兩大方面入手。在此過程中，“防”是其中重要的工作內容。檔案管理人員應該對檔案損壞的原因以及規律進行全面深入的了解，再結合實際情況使用科學合理的技術和措施，從而最大限度地降低檔案在實際應用中的損壞率，并將人為損壞檔案現象的發生率降到最低。這就是“防”的主要工作內容。但是對于已經發生損壞的企業檔案，則需要使用“治”。在進行有關檔案保管工作的過程中，不僅需要充足的物質條件，還需要結合實際情況對相關的技術設備進行完善。當前很多企業都已經提高了對檔案保管工作的重視，并且也在實際的發展過程中給予了檔案部門足夠的支持，加大了資金的投入力度，便于檔案部門購買更好的設備和工具。在實際的檔案保管工作中，第一，為了能夠最大限度地減少陽光、潮濕空氣以及風化等因素對檔案的影響，企業可以在檔案庫房的周圍建立外跨走廊，最大限度地改善檔案庫房存放環境，從而有效加強對企業檔案保管工作的力度。第二，每年的春季是害蟲生長、盛行的季節，相關的管理工作人員可以在檔案庫房放置一定數量的樟腦丸或者其他消滅害蟲的裝備，從而有效遏制害蟲的生長，避免害蟲對檔案進行啃食等，進一步加強對檔案的保管力度。第三，檔案管理人員可以在檔案庫房放置溫度設備和濕度控制設備，結合實際情況對檔案庫房實際的溫度和濕度進行智能化、自動化的控制，最大限度地避免紙質檔案發生潮濕發霉或者變脆等現象，保證檔案能夠在適宜的環境下進行保管，從而提高檔案保管工作的效率。第四，在最近幾年，有些企業購買了大量的成套縮微設備，結合實際情況縮微各類不同的圖書文檔，并制定相關的檢索工具，有效地加強對原檔案的保管力度，并最大限度地減少對檔案的損壞。第五，還可以使用掃描設備對紙質檔案進行掃描，并將其與專業的軟件進行連接，在設置訪問權限之后，共享相關的數據資源，加強對檔案原件的保護力度。

（三）突出檔案保管工作重點。在企業檔案保管工作進行過程中，不同類檔案的重要程度也有一定區別，而且不同檔案之間的保管時間也各不相同。在實際的檔案保管工作中，應該突出重點，但是也需要兼顧一般，對不同檔案進行合理的區別對待。對于企業發展過程中一些比較重要的、珍貴的檔案，應該在檔案庫房進行保管，還需要確保相關保護裝備的齊全，加強對重要檔案的保管力度。而對于一般的檔案，也應該適當兼顧，結合實際情況和企業發展需求，制定合適的保管措施。但如果在檔案保管過程中發生突發事件，必須要首先搶救重要的檔案。

（四）做好檔案保密工作。在企業管理檔案的過程中，管理人員還應該遵循保密原則。在對檔案進行管理的過程中，需要保證檔案的完整性和安全性，不僅要保證實體的安全性，還應該提高檔案內容的安全性。在集中保管的過程中，不散是主要的工作重點，避免檔案分散保管而導致檔案出現丟失的現象。而不亂則是對檔案進行有序的管理。

當前我國也已經制定了有關檔案管理的法律，保守機密是每一個管理人員應盡的工作義務和工作職責。在企業日常的管理工作中，檔案管理人員應該提高對檔案保密的重視度，對檔案的實際使用范圍進行明確的界定，對檔案保密等級進行劃分。在實際的工作中，還需要結合不同的保密等級對檔案制定不同的管理制度和措施，最大限度地提高檔案保管工作的效率。

四、總結

從文中分析可以了解到，在我國企業經營生產中，要想有效強化檔案保管工作，就必須要遵守檔案保管工作的原則，結合實際情況使用合理的技術和措施，對檔案保管工作的環境進行改善，解決檔案保管中存在的不利因素，并利用先進的技術水平提高檔案的修復技術，從而進一步提高檔案的完整性，為企業的發展提供保障。