從醫院檔案編研工作看檔案價值創新

文/德陽市第二人民醫院 郭欣儀

醫院在從事管理、醫療、科研等各項活動中形成的檔案是醫院的重要信息資源，也是醫院開展各項工作的基礎依據和重要參考。伴隨著我國醫療衛生改革的不斷深入，醫院的競爭已不僅僅是技術和設備的競爭，還包括醫院的人文環境和服務理念的競爭。檔案編研作為開發醫院檔案信息資源的重要形式，代表著一個醫院的形象與精神，在醫院管理及醫療服務中發揮著潛移默化的作用。例如最近在應對新冠肺炎疫情的診療工作中，若能將醫院在2003年應對“非典”疫情時留存的有價值的檔案資料加以利用，必將對當前的工作發揮重要作用。如何在對庫存檔案科學整理、篩選的基礎上進行有效的提煉和升華，將靜態的檔案資源轉化為便于傳播和共享的編研成果，為管理者及社會公眾提供科學系統、優質全面的檔案信息服務，顯得十分必要。由于醫院的各類檔案具有明顯的行業特征，醫院檔案編研工作的開展也有其特殊性，筆者通過梳理目前我國醫院檔案編研工作的現狀及難點，分析其原因并提出切實可行的改善措施，以期為今后醫院的檔案編研工作提供有益的參考，共同提高編研成果的質量，為醫院發展及社會公眾服務。

一、醫院檔案編研工作現狀

筆者統計，刊載于“檔案學”核心期刊上有關醫院檔案編研工作的論文僅有6篇，總體數量極低且幾乎未涉及醫療事業與檔案發展的熱點領域。其中：韓靜在《關于加強醫院檔案編研工作的思考》一文中，首先強調了加強醫院檔案編研工作的重要性，然后從“更新觀念、培養人才、豐富室藏”三個方面闡述加強醫院檔案編研工作的途徑。謝瑩的《從檔案編研成果透視醫院文化》一文，指出結合醫院優秀文化的醫院檔案編研成果，能展示出現代醫學由傳統模式向“生物-心理-社會醫學模式”轉變的過程，也是醫患文化溝通的新元素。張紅的《醫院檔案編研工作之我見》首先闡明了醫院檔案編研工作的意義，然后從“了解各方需求、圍繞中心工作、力求內容準確”三個方面說明了醫院檔案編研工作的步驟，最后對醫院檔案編研工作提出了一些改進措施。陸蓉《對做好當前醫院檔案編研工作的思考》一文，作者首先闡明了目前醫院檔案工作普遍存在“重視不夠、水平不高、不能滿足醫院發展要求”的狀況，指出要結合檔案編研工作“目標環節、實施環節、利用環節”的要求，加強理論探索、拓寬領域和形式、注重質量地開展檔案編研工作。毛方芳在《醫院檔案編研工作的實踐與認識》中，首先介紹了醫院開展檔案編研工作的基本程序和編研體裁，其次表達了自己從事檔案編研工作的幾點認識，力求讓編研工作為醫院改革、建設、發展服務。朱小燕在《中醫醫院檔案編研工作初探》一文，通過介紹中醫醫院檔案編研工作的特殊性和工作范圍，闡明中醫醫院檔案編研工作的重要作用及意義。

縱觀目前有關醫院檔案編研工作方面的學術研究成果，大部分文獻對醫院檔案工作目前存在的問題做了闡述，如：領導重視程度不夠；檔案人才不足、人員素質有待提高；檔案編研的領域狹窄、針對性不強；檔案研究成果少、推廣途徑缺乏等等，但對于如何解決這些問題，卻缺乏切實可行的措施。誠然，以上問題在每家醫院都或多或少存在，但是，檔案編研作為開發利用檔案信息資源的一項創造性工作，不僅是為醫院加強業務水平和提升科研能力提供服務的重要手段，還是醫院文化建設的生動教材和珍貴資料，檔案編研成果自身也是醫院文化建設和內涵建設的一部分，檔案編研人員只有充分發揮主觀能動性，才能使檔案工作做出成績、擺脫平淡、逐步參與到醫院的中心工作中去。如何既突出醫院特色，又遵循檔案編研的特點，做出實實在在的成果，梳理醫院發展脈絡，弘揚醫院優良傳統，推廣先進醫療技術，褒獎醫院先進人物，外塑醫院形象、內促人心凝聚，充分調動職工愛崗敬業的積極性，充分發揮檔案服務的主動性，讓醫院和社會切實提高對醫院檔案編研成果的認知度、認可度，是讓醫院的檔案工作走入良性循環的重要議題。

二、醫院檔案編研工作對策

醫院的檔案包括醫院各科室及職能部門在日常醫療及管理活動中形成的文書、科研、醫療、教學、設備、基建、會計等紙質載體檔案和榮譽獎牌、獎杯、照片等實物檔案以及音像制品、電子檔案等。我們應當利用檔案的歷史文化載體優勢，充分發掘館藏檔案的潛在價值，從檔案編研工作的視角，打造新時期醫院檔案編研文化精品，使檔案文化成果更貼切于社會大眾。下面，筆者就醫院檔案編研工作的流程、方法及選題為大家提供一些建議。

（一）醫院檔案編研工作流程。檔案編研是以館(室)藏檔案為主要物質對象,以主動提供檔案信息為主要目的，在深入研究的基礎上，圍繞一定的主題或題目范圍，收集篩選檔案信息，進行不同性質、不同程度的科學加工，使之轉化為相關的出版物，供社會和有關方面利用的工作。根據以上定義，檔案編研一般分為五個步驟：擬定計劃、確定主題、選擇素材、編排加工、審核批準。首先，任何工作都要有規劃地進行，檔案工作在每年年初就應確定當年檔案編研的主題，并制定開展工作的計劃，總領全年的檔案編研工作，有的放矢、重點突出地對醫院檔案信息進行開發；確定主題是編研工作開展的重要依據，主題可以本醫院工作需要為出發點，也可以患者及社會的需求為出發點，具體的選題參考方向在下一小節著重介紹；選擇素材則要站在廣泛收集醫院檔案的基礎上，選擇內容可靠、問題典型、素材適用、形式多樣的有價值的檔案材料，以確保檔案編研成果的真實全面、準確實用；對于選擇的素材，要按照確定好的成果體裁和恰當的表達方式進行必要的加工編輯，確保編研成果的可讀性和系統性。最后，在對初步成型的編研作品進行校對、審核后，報請醫院批準印發。

醫院檔案編研人員要以高度的責任感，按照規范的工作程序，準確把握檔案信息的真實性及編研成果的實用性，力求結構完整、語言精練、數據準確、重點突出、可讀性強，使檔案編研真正服務于醫院發展和社會需要。

（二）醫院檔案編研工作方法。1.匯編為主，層層遞進。檔案編研依據加工程度主要分為三個層次：即文件匯編、綜合參考、專門著述，它們是層層遞進的關系。由于檔案部門在大型綜合性醫院中并非核心部門，有時甚至由兼職人員承擔檔案工作，而各類檔案資料也不一定都是集中保管，且檔案介質多樣。因此，編研人員可以手邊的資料為基礎，編輯文件匯編，再根據資料的搜集程度，結合醫院發展歷史、專科特色、人才優勢等，選擇性地編研專題參考資料，有條件的，再就某一選題編輯專門著述。檔案的編研工作并不是檔案材料的簡單羅列，而是根據選題對檔案信息進行“去粗取精、去偽存真、去劣存優”的分析、研究和加工的過程，即“編中有研，研中有編，編研結合”。“編”是對檔案材料進行整理加工與匯集，“研”是對檔案內容的研究與考證。只有編研結合，才能創造出高質量、高層次、對醫院業務活動和社會公眾有利用價值的編研成果。2.結合實際，選好專題。醫院檔案編研選題需緊密圍繞醫院年度計劃和中心工作，創新思維，尋找可為本部門、本醫院、本系統乃至本地區服務的選題。要在平時的工作中增強檔案意識，建立和完善歸檔制度，特別注意收集第一手材料，在重點工作的關鍵環節盡力保留有價值的檔案，如公文、通知、規劃、大型手術錄像、獎勵、媒體報道等，做到真實、客觀、完整地反映事件原委。同時，還應主動了解醫院當前動態、新技術、新項目的進展情況及重大活動日程、重要會議等，做檔案的“有心人”，從小處著眼，從身邊入手，利用編研成果充分展示醫院的業務水平、科研實力、服務理念等，如果編研成果脫離醫院和社會的需求，就失去了檔案編研的意義。3.多方協作，聯合編研。當醫院面臨重大醫療衛生事件或特殊疫情或疾病時，所涉及的業務科室眾多，甚至還會接受當地衛健委以及政府部門的指令。因此，在編研一些特殊性或專業性較強的選題時，檔案部門要突破自身局限，積極與醫院內部甚至外部的專業人士合作，共同篩選素材，聯合編研，這樣不僅拓寬了檔案編研的范圍，也使編研成果的利用范圍更廣泛，有助于擴大檔案工作的影響力，得到領導的重視和社會的認可。同時，對檔案工作人員自身而言，聯合編研也能促進自身涉獵多方面知識，不斷提高業務水平，增強工作的參與感、獲得感。4.載體豐富，成果多樣。一直以來，編研成果基本都是紙質化、館藏化，較少展示在普通職工或公眾面前。而現在網絡傳播及新興媒體的大力發展，促使檔案人員也應結合時代特征，改變檔案的利用及宣傳方式：對內可采用OA系統、醫院宣傳欄等形式，不僅可方便廣大職工隨時瀏覽編研成果，且由于一些編研成果如醫院《組織沿革》《大事記》等，其素材本就來自于職工之中，與職工的工作崗位息息相關，也是增強醫院向心力的一種途徑，而《科研項目成果匯編》等編研成果還能為醫院員工提供可參考的學術資料，從而增進職工與檔案工作的密切程度。對外，可結合微博、微信以及攝影展板、畫冊發放、錄像播放等更加活潑的形式，通過檔案編研成果展示醫院的醫療技術、醫德醫風、文化理念、學術成果等，提高醫院的知名度和信任度。

（三）醫院檔案編研工作選題建議。檔案編研工作的根本目的就是通過有效開發館藏檔案信息資源，把一系列原始的、零散的檔案信息經過提煉、加工，使之形成條理化、系統化的編研成果，達到信息資源共享，方便社會各界利用的作用,從而增強檔案部門與單位內部及社會各界的溝通、聯系與相互了解，為醫院發展提供智力支持。根據以上方法，還需有好的選題思路，才能最大限度地發揮檔案資源的作用，體現檔案人員的價值。同時，也讓更多人認識到檔案編研、檔案管理在醫院發展中所起的作用，從而更理解、更支持檔案工作。筆者結合實例，就醫院檔案編研工作的選題提出幾點建議，供各位同仁參考：1.圍繞醫院綜合管理及利用率高的檔案資料，體現編研成果的規范性、科學性。醫院的各項管理活動都需要健全的制度體系作為理論決策的依據，如醫院章程、人事制度、績效分配制度等，這些規章制度和技術規范一般以醫院發文的形式碎片化地在院內運行，檔案部門可根據這些檔案的使用頻率及范圍，編寫相應的規章、制度、職責匯編，如《醫院行政崗位職責匯編》《醫院重要文件匯編》等，為領導決策提供全面、便捷的支持；而國家、省、市的一些醫療衛生相關政策、法律法規、發展規劃等，也能夠啟發領導思維，從而準確分析和判斷醫院未來的發展方向，及時制訂重要決策或調整資金投入。因此，還可編寫如《醫院收費制度匯編》《大型醫療機構巡察制度匯編》等，指導醫院綜合管理活動；對于一些科室常用的管理規范，可編寫如《醫院辦公區域6S操作規范》《大型醫療設備操作規范》等，方便各科室員工隨時查詢參考。2.圍繞醫院中心工作或重大活動，體現編研成果的系統性、專題性。近年來，國家衛健委在全國各級醫療機構中相繼開展“以病人為中心”的醫院管理年活動、以構建和諧醫患關系為目的的創建“平安醫院”活動、提倡服務好、質量好、醫德好、人民群眾滿意的“三好一滿意”活動、為“助力分級診療、引導人民群眾有序就醫”的專科醫聯體建設活動等等，這一系列重大課題即是醫院某一階段的中心工作，可據此編研如《創建平安醫院文件匯編》《專科醫聯體義診圖文薈萃》等系統性材料。汕大醫學院第二附屬醫院另辟蹊徑，從媒體報道的角度編寫了12萬字的《我們的心靈比白云高潔——1990年-2001年汕大醫學院第二附屬醫院醫德醫風媒體報道集萃》，對醫院的醫德醫風建設工作進行了系統梳理，起到了較好的宣傳效果。此外，對于醫院的重大活動、重要會議，檔案部門一定要注意檔案材料的收集、歸檔工作，如職代會會議材料、醫院辦公地點遷移、院領導任免等內容，不僅對全院職工熟悉醫院歷史、增強凝聚力、加強醫院文化建設有重要意義，同時也是醫院或地區編纂大事記、年鑒、院史、院志、組織沿革等不可或缺的素材。例如，可將歷屆職代會的提案做分類、統計和分析，充分了解醫院管理與職工訴求之間的動態變化，明確醫院所推行的改革措施是否有效，打牢醫院管理的群眾基礎等。在建院幾十周年或一些重大時間節點，可根據醫院實際情況編寫專題性材料，作為醫院的獻禮。其中，大事記又分為反映醫院全局性工作的綜合大事記和反映某一方面工作如基建、科研等的專題大事記，一般都以時間順序闡明事件的發展脈絡，為醫院的總結、迎檢、統計、報表等提供參考；院史、院志則是綜合反映醫院歷史與現狀的百科全書，選材需真實、全面、準確；組織沿革則是系統記載醫院的組織機構、人員編制、體制變革情況的資料，尤其是發展改革過程中的重大事件和重要節點，不僅包含了醫院成立、籌建、運營等各個重要階段，還包括歷屆領導班子、長期發展規劃、重要榮譽、大型項目及醫療設備、新項目新技術等重大事件材料，對醫院運營發展、業務開拓、未來規劃具有重要的決策導航作用。北京協和醫院網站專門設有“院史館”，四川大學（含原華西醫科大學）網站也在館藏資源專欄全面反映了其110年發展歷史，可見國內綜合實力名列前茅的大醫院都對其歷史及檔案資源的開發利用非常重視。3.圍繞醫院發展特色、醫院教學科研活動等，體現編研成果的指導性、實用性。醫院的科技檔案包括科研檔案、基建檔案、設備檔案等，重視科技檔案信息的開發，是加快科研成果轉化，使之產生社會效益和經濟效益的重要途徑。體現醫院發展成果的主題一般包括：學術論文、專利發明、醫療和護理技術創新、新技術、新項目及科研課題研究、科研成果運用推廣、醫院重點學科建設成果、醫院自制藥劑、醫院基本建設升級、醫院大型醫療設備配備等。可以通過介紹科室業務、承擔國家、省市級科研項目、主創人員、發表論文情況、醫院學術委員會、醫院醫學實驗室、大型醫療設備技術指標等，編寫《醫院高水平論文集》《醫院科研成果匯編》《醫院學術活動剪影》等，打造醫院發展特色，促進科研成果的技術轉化。以科研課題為例，可將課題從立項到完成、從結題鑒定到成果申報全過程中的設計規劃、實施方案、數據資料、應用推廣、工作總結等加以分析、加工、提煉，編寫成概括性強的綜合成果材料，供醫院領導和有關人員參閱，可讓后來者加快研究速度，少走彎路，節約人力和財力。例如，早在20年前，廣州醫學院附屬市二人民醫院的科研課題編研成果《廣東省體外受精胚胎移植妊娠足月分娩成功》，不僅填補了廣東省試管嬰兒研究方面的空白，而且為該領域的后續研究提供了有價值的參考。對于教學醫院，還可借助臨床實訓或進修基地的建設，編寫《醫院人才培養情況綜述》《中醫師承教育規劃》等，以圖文并茂的形式，多角度展現醫院的發展歷程和建設成果。4.圍繞醫院醫療技術水平、臨床服務能力、醫療質量與安全等基礎數據，體現編研成果的專業性、服務性。現代醫院管理圍繞醫院科室發展、資源利用、醫療護理質量、人員工作效率和醫院經營情況等會形成大量的基礎數據，如何將分散的數據資料按照一定的有機聯系進行篩選、分類、分析、統計，使編研成果更具針對性，為臨床一線及醫院管理層提供更專業、更直觀服務，是檔案部門的重要任務。醫院基礎數據一般來源于以下三個方面：一是日常的醫療工作原始記錄，如病案、各項檢查原始登記等。二是基礎數字報表，如門診、住院人次數日報、月報、平均住院日、手術前后診斷符合率等。三是專題調查數據，如某診療方法療效調查、死亡原因調查等。它們全面反映了醫院內部的機構設置、人員配備、病床管理等情況、醫院業務開展、業務量變化、外部醫療市場環境情況以及醫院醫療護理質量、醫院經濟運行情況等，可以編寫如《醫技科室工作量及其內部構成比》《醫院固定資產匯編》《醫院財務分析報表匯編》《臨床路徑實施前后患者單次住院費用對比》等，從表象數據探究深層原因，在評價當前工作的基礎上預測未來發展趨勢，以便及時調整決策方向。如南寧市第三人民醫院根據住院病人檔案信息編撰的《前十位疾病順位統計基礎數字匯編》，不但為臨床流行病學調查、分析發病規律提供了第一手資料，還幫助管理層掌握周邊市場需求，對醫院專科定位、主攻方向、新技術引進、大型設備投入的決策作出科學合理的預測，指導醫院制定以“大專科小綜合”的運營模式服務社會的定位，為醫院特殊時期的發展起到了不可替代的作用。5.圍繞患者及社會公眾關心的話題，體現編研成果的公眾性、廣泛性。在新醫改推動醫療衛生服務體系重構的今天，醫院的競爭力除了體現在醫療技術水平上，還集中體現在能否為患者提供優質便捷的醫療服務上。要讓患者了解醫院、信任醫院，讓醫院更好地為社會服務，就要把醫院的特色優勢、知名專家、重要設備、就醫常識等介紹給患者，為社會公眾提供可靠的信息來源，樹立醫院的良好形象。如可編制包含醫院布局、科室介紹、設備專家、就醫須知等內容的《就醫指南》；反映本院中醫專業特色、介紹自制中成藥、三伏貼、名老中醫等的《中醫工作室及專家名錄》；宣傳具有特色診療方案及卓越診療效果的《國家、省市級重點專科介紹畫冊》；為促進醫患交流、和諧醫患關系的《患者故事》《醫療保險科普知識》《常見醫療糾紛解決方案》等，利用宣傳冊、畫報、紀念冊、視頻宣傳片等方式，將醫院文化滲透到檔案編研產品中，使其以關注民生的形式，成為社會了解醫療行業及醫患溝通的平臺，真正服務于醫院、服務于社會。如廣西南寧市第三人民醫院編纂的印刷精美、風格活潑的《愛心100救心行動》，用大量的文字資料和108幅照片介紹了醫院的辦院宗旨、經營理念、惠民政策、專科技術、專家風采和加入“廣西紅十字博愛救心行動”救治先天性心臟病患兒的內容，不僅突出了醫院特色，對于促進醫患間全方位信息交流、建立共識也起到了良好的效果。6.其他。醫院的檔案編研還可從內部合作的角度出發，如與黨委部門合作開展黨建專題編研、與信息部門合作開展疾病統計分析、與人事部門聯合挖掘醫院先進人物典型事跡等。伊犁州友誼醫院在全面整理庫藏案卷的基礎上，創新編研了專題片《〈醫療在發展，人才是根本〉——援疆干部陳良玉同志先進事跡》《〈生命衛士急救先鋒〉——急救中心優質服務專題報道》等，創造性地發展了檔案編研工作。總之，將融合了醫院文化理念、體現著醫院高水平醫療技術的檔案編研成果，以不同選題、多種方式、有針對性地進行公開展示，不僅可彌補醫院專業性強、讓人敬而遠之的形象，還可與醫院的發展相輔相成，并將醫院發展過程中新的優秀成果反哺于檔案工作，為醫院的改革創新提供可持續的活力源泉。

三、結語

優秀的醫院檔案編研成果不僅能為社會公眾提供多樣化的民生服務、文化體驗，還能讓其感受醫院歷史追溯、名人精神熏陶，提升大眾的文化審美和鑒賞能力。同時，通過對檔案信息的深入開發，還能有效提升醫院的知名度和品牌影響力，營造全社會關注、參與、支持大健康產業的濃厚氛圍，在弘揚時代精神、宣傳先進文化，構建“健康中國”等方面也大有作為。醫院的檔案編研工作更是要從方法和內容上發揮醫院檔案的專業性、實用性特點，將醫院檔案史料反映出來的醫院傳統、精神與醫院當前工作相結合，力爭從館藏的檔案中提煉出符合醫院中心工作目標的檔案編研產品，提煉出有深厚群眾基礎、反映醫院特色且深受醫院職工擁護、又符合患者利益需求的檔案編研產品，讓廣大職工以及社會公眾了解醫院，從而認同醫院、信任醫院，進而選擇醫院，推動醫院向前發展，為區域醫療衛生事業及建設“健康中國”貢獻力量。