網絡發展給高校人事檔案帶來的改變

文/渭南師范學院 許秀

如今已經步入了網絡時代，網絡覆蓋范圍越來越廣泛，人們的日常生活已經離不開網絡，各行各業的發展都與網絡有著密不可分的關聯。網絡技術在高校人事檔案管理工作中的有效運用給人事檔案管理工作帶來了更好的發展，讓人事檔案管理工作更加智能化、科學化。但是在網絡給高校人事檔案管理帶來諸多好處的同時，我們也不得不防范網絡技術的應用給高校人事檔案管理工作帶來的風險，合理利用網絡才能讓高校人事檔案管理工作在網絡環境下更好地發展。

一、傳統高校人事檔案管理工作存在的不足

傳統的高校人事檔案管理以人工操作為主，檔案的建檔、整理、收集、存放等各個環節都需要完全依靠人工來完成。面對工作量大、工作煩瑣的人事檔案管理工作，完全依靠人工難免會出現一些疏忽。下面對傳統高校人事檔案管理工作中容易出現的不足進行分析。

（一）檔案資料規格不能完全統一。在傳統的檔案管理工作中，人事檔案都是由工作人員手工書寫和整理的，即使對檔案管理工作做出規范化的要求，但是在實踐工作當中，不同人和不同的高校所整理出來的人事檔案還是會存在規格不統一的問題，在人事檔案的內容、書寫格式等多個方面都有可能存在很大差異。沒有使用統一的標準規范管理人事檔案，對以后的檔案整理、交接和查閱等工作都造成了阻礙。

（二）檔案的保存比較困難。通常情況下，檔案資料需要長期的保存，尤其是人事檔案資料都是非常重要的資料，人事檔案需要跟隨人的一生。時間一長，需要存放的人事檔案資料也就越來越多，傳統的人事檔案資料完全都是紙質版的，需要有充分的空間來保存這些檔案。而且在保存過程中，還需要安排專人進行看管，因為紙質材料很容易被突發情況所損壞，如果保管不當很容易出現丟失、破損等問題，這大大增加了檔案管理工作的開展難度。

（三）查閱難度比較高。整理人事檔案資料的一個最重要的目的就是在需要的時候能夠查閱資料中的有用信息，讓人事檔案資料發揮其應有的價值。在傳統的檔案管理方式下，對人事檔案資料的查閱難度比較高，因為傳統的人事檔案資料通常都是以紙質的形式存在某一處，當我們需要查閱的時候只能按照存放的規律去翻找資料。如果在整理人事檔案的時候出現失誤，讓本來有序存放的檔案資料順序被打亂了，那找出需要的檔案資料無異于大海撈針。

（四）工作交接不容易實現。工作崗位的變動在單位里是非常常見的，但是高校的人事檔案管理工作是一個長期存在的工作，而且其具有連續性，不可能因為從事檔案管理工作的人員出現變動就重新開始檔案管理工作。在人員變動的過程中，一定會涉及工作的交接，在傳統的高校，人事檔案管理工作交接實現起來并不容易。面對文件柜中大量的檔案資料，在交接工作的時候很難列出清單并且核實清楚，在交接之后新人也難以很快適應檔案管理工作。

二、網絡發展對高校人事檔案管理工作帶來的挑戰

（一）人事檔案信息的保密性面臨挑戰。高校人事檔案中的很多資料都涉及個人隱私，其內容也不對外公開，在傳統的檔案管理模式下，想要對人事檔案資料進行保密存儲比較容易實現。但是在網絡時代，信息安全問題一直都是社會熱點話題，因為想要在網絡環境中保證信息資料的絕對安全非常難。網絡時代信息帶來的一個問題就是隱私被侵犯，在高校人事檔案管理信息化的道路上，同樣面臨著需要保密的人事檔案資料被泄露的風險。如果高校的人事檔案資料被網上別有用心的人竊取，不僅僅會侵犯到資料主人的個人隱私，還有可能對高校造成負面影響，這是高校人事檔案信息化過程中需要面臨的挑戰。

（二）人事檔案管理信息化操作面臨挑戰。在大部分高校中，人事檔案管理工作人員已經適應傳統的檔案管理方式，對信息化人事檔案管理的操作流程等不夠熟悉。一些從事高校人事檔案管理的工作人員并不是計算機專業出身，他們對人事管理系統的使用和管理工作難以盡快適應。再加上高校人事檔案管理工作量比較大，每一年都有新報到的高校學生、畢業生，他們的人事檔案需要錄入到系統當中，還有一些教職工人員也會經常發生變動。這些都是導致人事檔案管理工作量大的重要因素，從事人事檔案管理工作人員每年都需要對發生變化的人事檔案資料進行整理、歸檔。如果從事人事檔案工作管理的人員對計算機操作不夠熟練，就會降低檔案管理工作的效率，讓人事檔案工作的有序開展面臨挑戰。

三、網絡發展對高校人事檔案管理工作帶來的機遇

（一）人事檔案管理工作更加智能化。傳統的人事檔案管理工作需要依靠大量的人工來完成，從事檔案管理的工作人員不僅需要有足夠的耐心、細心和責任心來整理和保管高校大量的人事檔案資料，對其自身素質的要求還比較高，他們需要依靠記憶力來查找資料，這種管理方式不夠智能，對工作人員要求高。但是在網絡背景下，很多傳統人事檔案管理工作中需要依靠人力完成的工作都能通過網絡技術來實現。比如，在大量的人事檔案數據庫中快速查找一個人的檔案，可以直接搜索，比之前查找紙質材料節省時間與人力。除此之外，人事檔案的信息化管理所帶來的便利還有很多，減輕了工作人員的工作量，讓人事檔案管理工作變得智能化。

（二）提高了人事檔案信息的利用價值。在傳統的人事檔案管理工作中，人事檔案都是以紙張的方式存儲，無法實現對其中有用信息的檢索、分析、處理等，人事檔案信息的利用率和利用價值比較低。但是在網絡環境下，高校人事檔案信息的利用價值就大大提高。比如，當高校想要對在職教師的綜合教學素養進行分析的時候，可以把人事檔案庫中有用的各項指標單獨列出來進行分析，教師的長短項通過分析一目了然。網絡背景之下，大數據技術、云計算、數字化管理、數據挖掘等先進的技術都應運而生，這些現代化的技術讓高校人事檔案信息的利用率和價值都得到了充分發揮，能夠有效促進高校人事檔案管理工作的開展。

四、網絡背景下做好高校人事檔案管理工作的措施

（一）盡快轉變人事檔案管理理念。為了促進人事檔案管理工作的信息化發展，高校的全體教職工都需要盡快轉變管理理念，不再把傳統的紙質化檔案管理方式當作高校人事檔案管理工作的主流。高校校領導和從事人事檔案管理的工作人員以及其他教職工都需要認識到人事檔案管理工作是構成高校管理體系的重要組成部分，人事檔案管理工作的開展直接影響到高校的發展建設。為此，高校全體工作人員都需要支持人事檔案管理工作改革發展，積極配合人事檔案管理人員的工作。為了推進高校人事檔案管理工作的信息化進程，高校可以積極宣傳和推廣現代化的管理理念和管理手段，讓從事人事檔案管理的工作人員充分重視網絡技術，在平時的工作中多學習和關注一些其他高校和其他單位運用網絡開展檔案管理的案例。讓全校的工作人員都意識到網絡的發展可以促進人事檔案管理工作，進而推進人事檔案管理理念的轉變。

（二）提高工作人員素質。從事人事檔案管理工作的人員需要具備基本的網絡信息技術素養和專業的檔案管理業務知識，這樣才能做好人事檔案信息化管理工作。為此，高校需要重視對管理人才的培養，尤其是在職的工作人員，需要通過不斷培訓和學習提升他們的業務水平與工作能力。為了建設一支工作素養高的人事檔案管理隊伍，高校可以從在職員工和新招聘員工兩個方向著手。第一，對于在職員工，學校需要了解他們的現有能力和水平，可以通過業務水平測試的方式了解他們是否有計算機操作基礎。根據在職員工的能力水平設計培訓課程，通過理論和實踐課加強他們的計算機素養和檔案管理工作方面的業務知識，讓他們保持學習和進步，這樣才能適應時代的變化，勝任自己從事的工作。第二，對于新招聘的員工，一定要做好入職培訓與考核。新招聘的員工可以有試用期，在新員工培訓的時候篩查學習能力強、自身素質高的工作人員進行崗位試用，通過了試用期表現良好的工作人員再轉為正式職工，這樣可以保證新入職的員工素質符合崗位需求。

（三）完善人事檔案管理制度與規范。完善的制度規范是給工作人員提供的工作指南，讓工作人員工作的時候有法可循。尤其是在網絡環境下，傳統的高校人事檔案管理工作規范已經不能完全適用于現在的人事檔案管理工作，在實踐操作過程中會出現很多問題。在網絡環境下高校人事檔案信息出現泄露的一個主要因素就是部分高校的人事檔案管理制度和規范還不健全，工作人員在開展檔案管理操作過程中沒有做到安全操作。為了規范高校人事檔案管理工作，更有效地防范人事檔案信息的泄露，讓從事高校人事檔案管理工作者能夠嚴格按照操作要求開展工作，高校需要完善人事檔案管理制度規范，對工作過程中的違規行為進行明確，并且嚴格規定違規操作的責任。在制度規范當中，還要對工作人員需要完成的檔案整理、查閱、分析等工作內容進行規定，讓工作人員能夠按照制度要求開展人事管理工作。

五、總結

綜上所述，網絡技術的發展給高校人事檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰，為了讓人事檔案管理工作與時俱進，高校教職工需要轉變傳統的管理理念，積極探索運用網絡技術推進人事檔案管理工作發展的措施。為了享受網絡發展給人事檔案管理工作帶來的便利，高校需要培養一批懂網絡的管理人才，用專業人才來推動人事檔案管理工作的開展，用完善的制度和規范防范網絡發展給人事檔案管理工作帶來的風險，讓高校的人事檔案管理工作良性發展。