教學檔案以“件”為單位整理歸檔的建議

文/昌吉學院綜合檔案室 楊紅

一、以“件”為單位的檔案管理概述

檔案管理工作對于國家發展、社會進步都有著非常重要的作用，國家也在持續更新檔案管理的辦法、規則等。2000年12月6日，國家檔案局為了進一步促進我國檔案管理水平的提升，頒布了《歸檔文件整理規則》。根據此規則，各企事業單位不必再按照以卷歸檔的方法來開展文書檔案管理工作，而是應當采用以件為單位的檔案整理和保存方式來開展檔案管理工作，從此正式開啟了檔案管理中的“以件代卷”時代。所謂“以件代卷”，就是在整理各種文書以及教學檔案等的過程中，以“件”作為具體保管單位，而不再是以“卷”為單位進行檔案整理和保管。以件為單位進行檔案整理和保存，一件即一卷，檔案管理人員不再需要對相關檔案進行整合分類，只要根據檔案資料的性質將其分為永久檔案、定期（30年、10年）長期檔案、短期檔案即可，同時賦予每個檔案相應的流水號，有檔案使用需求時，只要在電腦中輸入其名稱或其他相關信息，就可以快速地找到檔案所在，這種檔案整理和保存方式更加簡單快速，與當前現代化辦公的相關需求相適應。

二、教學檔案以“卷”為單位的缺點

以“卷”為單位進行教學檔案的整理和保管具有一定的缺點，具體主要體現在以下幾個方面。

（一）檔案整理工作煩瑣。以“卷”為單位進行教學檔案的整理，整理工作非常煩瑣。檔案管理人員需要一本一本使用硬紙殼進行立卷，一本就是一卷，在立卷過程中檔案管理人員還需要將非常多的零散材料通過分類合并的方式進行組卷整理，同時還需要編寫大量案卷題名、案卷目錄、卷類目錄，不僅工作繁瑣且工作量大，在進行資料查找時也完全依靠手工，非常不方便。另外，以卷為單位進行檔案整理時，在插卷方面也存在著一定的困難。

（二）檔案利用不方便。以卷為單位的檔案管理方式，在檔案利用時只能整卷進行利用，而在實際工作當中，使用者通常只需整卷檔案中的某一份文件，但是檔案提供者卻無法將其單獨提供給使用者，因此檔案利用非常不方便。另外，數字化掃描背景下建檔號相對復雜，由于一卷中通常有多個文件組成，而且每個文件的標題都不同，頁數是流水號，軟件掃描程序不執行排序，給檔案管理人員造成困難，比如一卷的在建檔號時可以分為五層：全宗、目錄號、卷號、件號、頁號，（第一件：0000-0004-0012-0001-000-0001）,而掃描程序只按順序排號，每一份文件又要給檔號（如第二件：0000-0004-0012-0002-0001），因此卷中的每一份文件的頁號要延續上一個文件的頁號時就要檔案管理人員手工改頁號順序，非常耗費時間和精力。

（三）檔案內容保密性差且組卷困難。以卷為單位的檔案整理和保管方式，通常需要將很多具有相關性的文件集中到一起組成一卷，當使用者有需求時，檔案管理人員無法拆卷，只能將整卷文件都提供給使用者，這就導致使用者可看到整卷內容，因此容易發生相應的泄密事件。而在進行教學檔案組卷時，一般是根據年度、組織機構、保管期限這三項因素進行分類的，但是教學檔案通常會涉及很多不同部門，這就導致在檔案組卷時，可能存在部分保管期限的案卷非常薄的情況，給立卷裝訂工作帶來困難。

三、教學檔案以“件”為單位歸檔的優點

將教學檔案以件為單位進行歸檔具有一定的優點，具體主要表現在以下幾個方面：

（一）有利于檔案內容保密。以件為單位進行教學檔案的整理和保管，每份文件都成為一個基礎的立檔單位，在進行檔案分類時只要按照年度和檔案保管期限這兩個要素來整理裝盒即可。在這一基礎上，當使用者有檔案使用需求時，管理人員只要為其提供單獨的一份文件即可，使用者不會看到其他檔案，從而增強了檔案內容的保密性，有效預防檔案泄密問題的發生。

（二）檔案整理更加方便。以件為單位進行教學檔案的整理和保管，無須再考慮機構部門這一分類要素，只要依據年度和檔案保管期限這兩個要素進行檔案的分類整理即可，因此檔案整理工作變得更加簡單，檔案整理工作的效率能夠獲得有效提升。簡化程序，簡化勞動強度，提高了工作效率和質量。傳統方式立卷，手工立卷工作強度大，重復性勞動多。教學檔案以件為單位保管，減少了煩瑣復雜組卷、擬寫標題，案卷目錄、全引目錄、裝訂等過程。

（三）檔案保管和利用更加簡單。教學檔案以卷為單位進行教學檔案的保管時，需要對整卷檔案進行裝訂，而裝訂工作不僅會使得檔案資料受到一定的破壞，而且裝訂之后的檔案資料不僅復印和掃描困難，還會嚴重影響復印和掃描的效果。尤其是教學檔案學籍類利用率特高，如：補人事檔案學歷材料、補辦畢業證書、學信網上注冊等都需要大量復印學籍成績和錄取底冊等支撐材料，長時間的復印拍照對檔案的損害嚴重。而以件為單位進行檔案資料的保管，檔案不會由于裝訂而受到破壞，因此能夠維持原狀，在檔案利用時也非常方便，只要取出需要的檔案即可，而且檔案資料的復印和掃描工作也不會受到影響。

（四）有利于檔案資源的開發利用。以件為單位的檔案整理方式，有利于文件掃描工作的快速開展，從而使得相關檔案資料可以被轉化為電子化的方式被保存和利用。需要復印的文件可從數字化掃描件中直接打印，保護了檔案反復被曝光的損害。另外，教學檔案以件為單位的檔案管理方式，使得檔案信息變得更加詳細，這樣在利用數字化的方式進行檔案信息查詢時，將會非常快捷和準確。

四、教學檔案以“件”為單位的整理保管建議

（一）工作人員要更新觀念。在教學檔案整理和保存的過程中，想要現實以件代卷，要求檔案管理工作人員必須更新自身的檔案管理觀念，并且充分認識到以件為單位進行教學檔案整理和保管的優點，這樣才能積極主動利用以件為單位的檔案管理方式來開展教學檔案的整理和保管工作。在信息時代背景下，辦公自動化已經成為一種必然趨勢，樹立以件為單位進行教學檔案管理的觀念，在此基礎上才能推動學校教學檔案管理的信息化和自動化發展。

（二）提升工作人員專業素質。以件為單位進行檔案資料的整理和保管，使得過去傳統的純手工檔案管理手段能夠被現在更加先進的信息化檔案管理手段所替代。而這就對檔案管理人員的專業素質有了新的要求，他們不僅應當掌握以件為單位的檔案分類、排列等整理方法以及相應的檔案資料保管和使用方法等，同時還必須掌握相應的計算機、掃描儀、刻錄機等現代化辦公設備的應用技能，這樣才能保證其能夠順利應用以件為單位的檔案管理方法來開展檔案管理工作。這就要求工作人員通過自主學習、參加培訓等方式來努力提升自己的專業素質，這樣才能適應當前檔案工作的發展形勢。

（三）加強基礎設施建設。以件為單位的檔案管理方法的實施，其中非常重要的一個目的就是滿足當前現代化的檔案管理需求，使得檔案整理和保管工作能夠與先進的信息技術聯系到一起，從而最大限度地推動檔案信息化建設工作的開展。另外，以件為單位的檔案整理和保存方式，也需要相應的現代化信息技術的支持才能事半功倍。因此，學校應當進一步加強相應的信息化基礎設施建設，為以件為單位的檔案管理方法的順利應用提供支持，同時也能進一步推動學校檔案管理信息化建設工作的開展。

（四）加強檔案信息開發利用。以件為單位的檔案整理和保管工作雖然使得檔案整理變得更加簡便，并且將檔案管理人員從煩瑣的檔案整理工作中解放出來，但是同時也對檔案信息的開發利用方面提出了更多的要求。這就要求檔案管理人員應當進一步加強檔案信息的開發利用，不斷深化當前的檔案信息檢索體系，并且創新檔案信息檢索方法，提升檔案利用和服務水平，這樣才能持續提升學校教學檔案管理工作的水平，并且使得教學檔案在學校教育工作中發揮更多的作用。

（五）加強電子文件整理工作。當前，檔案管理過程不僅涉及紙質文件，同時也涉及一些電子文件，而以件為單位的檔案整理和保存方法對于電子文件也同樣適用。檔案管理人員在做好紙質文件管理的同時，也應當對電子文件的管理方法、方式等進行規范，從而加強對電子文件的管理，使其能夠與紙質文件之間形成優勢互補，進一步推動檔案工作向現代化發展。

（六）利用教學檔案推動教學工作的開展。首先，電子化教學檔案能夠以網絡為載體成為教學共享資源，這就使得相關人員可以利用教學檔案對以往教學成功和失敗的經驗予以分析總結，從而為教學工作的開展提供經驗借鑒，以此推動教學質量的提升。其次，豐富的電子化教學檔案能夠為教學手段和方法的改革提供一定的素材，從而促進學校教學手段和方法的改進和創新，進一步推動學校教學水平的提升。最后，利用教學檔案為學校教學管理和評估工作的開展提供有效的參考依據，從而確保教學評估結果的公平合理準確，將教學評估與教師的績效工資聯系起來，可以對教師形成一種激勵，增強其對教學工作的重視，從而積極主動地對當前的教學工作方法、手段等進行改進，進而促進學校教學質量的提升。

五、結束語

綜上所述，教學檔案以件為單位進行整理和保管具有一定的優勢，為了進一步促進以件為單位的教學檔案整理和保管工作的開展，筆者對此提出了相關的建議。學校應當注意幫助工作人員創新觀念、提升工作人員專業素質、加強基礎設施建設等，相信通過這些方式能夠進一步推動以件為單位的教學檔案管理工作的順利開展，促進學校教學檔案現代化建設。