普通高中的檔案如何實現有效管理探究

文/山東省濟寧市育才中學 陸衛歌

普通高中的檔案是反映某一時間段學校教育與管理等工作的真實材料，涉及諸多方面，其中比較典型的便是黨務工作、制度建設以及行政管理等，為指明普通高中前進方向的主要材料。另外，普通高中的檔案管理工作還是一項服務性工作，其可以分析與見證教學資源的分配情況，能夠給學校和教師之后的管理和教學提供參考，在工作中總結經驗，為學校更好地教學與發展夯實基礎。在普通高中的管理工作中檔案管理是核心組成部分，不但和學校管理工作效率有關，還和教育教學質量有莫大聯系。因此，相關人員要給予檔案管理工作高度重視，通過采用行之有效的管理策略，將其存在的有效性充分發揮，為普通高中長足發展做鋪墊。以下主要內容為普通高中的檔案管理與如何實現有效管理的方法。

一、普通高中的檔案管理現狀

（一）對檔案管理工作缺少重視。普通高中的檔案室存儲了財會、文書、教學、影像、人事等多種檔案，內容牽涉到學校的各個方面，而學生自身檔案涵蓋了學生在高中時期的全部信息，可以全面反映出學生的道德素養和學習情況，并且能夠通過檔案了解學生的社會關系和家庭現狀，這些信息通過整合研究可以對學生的情況形成系統認識，對學校充分掌握學生實際情況具有積極作用。但如今諸多普通高中并未意識到檔案管理工作的重要性，和預期的有所差異，很多普通高中的檔案管理也欠缺行之有效的管理措施，這在某種程度上導致普通高中的教學管理工作意義漸漸下滑，諸多普通高中不管是人力還是資金都十分匱乏，缺少相關支持，導致普通高中檔案管理工作處在劣勢位置。

（二）沒有形成完善的制度體系。現如今，諸多普通高中還沒有形成系統的檔案管理制度，或者盡管構建了管理制度，但是沒有明確要求，工作中分工混亂且權責不明，致使工作質量低下，失誤增加，普通高中的檔案管理有效性一直無法最大化，諸多普通高中的檔案管理者工作態度不端正，秉持著想做就做的想法，檔案管理工作十分混亂。

（三）信息技術未得到普及運用。在信息時代背景下，信息技術在教育領域中得到了廣泛的應用，但是在教育管理工作中，信息技術和網絡媒體技術并沒有得到廣泛的應用。目前，高中檔案管理工作始終還停留在操作方面，檔案管理人員工作量較大，而且還易失誤，另外工作水平也停滯不前，導致普通高中的檔案管理工作深入發展受到影響。

二、實現有效管理的幾點措施

實現有效管理的措施有很多，我們需要結合學校實際情況，通過科學合理的手段，加強檔案管理力度，詳細內容如下：

（一）增強對檔案管理工作重視程度。對于檔案工作而言，檔案意識是其存在與發展的基本條件，其不但影響檔案事業未來發展，還與檔案資源的開發與應用有密切聯系。普通高中的主要任務是給國家培養優秀人才，其涵蓋了很多方面，比如管理、教學以及科研等，構成了一個系統的管理網絡。另外隨著普通高中各項職能活動與工作的開展，也產生了諸多檔案資料。而準確、真實且完整的檔案為學校領導決策研究提供了參考條件，進而讓各級領導反思過去、分析現在、拓展未來，從中找出學校發展的基本路徑，制定行之有效的決策，推動學校長足發展，促進學校工作的開展。

（二）創建完善的管理制度體系。想要有效提升檔案管理質量，需要具備完善的管理制度體系。因此，在實際工作中，我們需要注重對管理制度體系的建設。第一，應創建具有較強可行性的檔案管理制度，如檔案整理制度、檔案收集制度、檔案交接制度、檔案閱覽制度等，指派專人負責檔案收集與整理工作，并且貫徹落實責任制度，實現責任到人，進而有效提升檔案管理質量。第二，根據學校實施情況，對檔案資源加大開發力度，充分發揮檔案室功能，對檔案資料進行科學合理的利用，使其可以更好地服務教育教學。第三，結合學校建設需求與改革需求，把短期規劃與核心工作作為基礎，對檔案資料進行深入研究，注重匯編工作，便于工作人員查閱，為學校教學和管理提供更好服務。

（三）應用現代化管理模式。在新時期背景下，檔案管理工作是普通高中教學管理工作的重點內容，為了跟緊時代發展的腳步，滿足教學工作的多元化需求，需要從多元化視角看待自身發展。摒棄以往不滿足現代教學發展的工作方式，積極引入前沿的信息化管理方法，應用新型的軟硬件設施，構建學校和學校間、學校和老師間、學校和學生間、師生間的高效交流制度，從傳統檔案管理和信息技術的相同點切入，形成紙質和電子檔案并存的良好局面，推動普通高中的檔案管理工作良性發展。

（四）加強檔案管理人員的綜合素養。1.增強知識修養。現代檔案管理者務必要具備較強的專業知識，能夠自覺充實和豐富自己，積極拓展知識面，及時學習新技能與新技術，擴大視野，增加才能，給單位提供具有較強應用價值的資料信息，努力形成高水平、高價值的檔案。2.增強檔案技能培訓。檔案工作具有較強專業性，從一開始就有規范性較強理論體系做支撐。因此，檔案人員應增強自身學習，掌握現代技術方法，讓自己能夠熟練運用多元化的現代信息工具，給更高效的開發檔案資料奠定良好基礎。另外，還要具備信息收集能力與處理能力，給檔案的應用者提供良好服務。3.增強職業修養。普通高中檔案人員主要負責檔案收集與整理等工作，因此，需要其具備較強的業務素質和責任意識。同時還要有端正的工作態度，負責的檔案工作要做到清晰明了且真實完整，手續均符合相關要求，保證檔案的系統性，最后還要保證檔案資料信息安全，防止出現泄漏的情況。4.增強政治素質。檔案管理工作為一項系統且繁雜的工作，不能粗心大意，否則會發生違背事情發展原本路線的情況，要確保一開始就依據檔案規定進行辦理，如此才能保證檔案滿足檔案規范的具體要求，詳細記錄寶貴的文字信息。若想保證檔案管理工作的有效性，檔案管理者一定要熱愛自己的工作，不因名利做事，本著對單位和自身負責的態度，做好本職工作。

（五）提升檔案管理質量。1.保證滿足檔案管理標準。檔案管理人員要切實依據歸檔文件整理操作規范展開工作，嚴格依據相關規范設計案卷目錄，統計臺賬，結合合理的歸檔原則與方法收集、整理、存儲、檢索以及統計等檔案。立足于學校實際情況，構建行之有效的工作原則，應用切實可行的手段，提升檔案管理工作的規范性。2.增強業務培訓工作。檔案管理者一定要定期參加培訓活動，積極學習各種理論知識，參與各種業務培訓，并和兄弟單位的檔案管理者展開業務交流活動，實現相互學習取長補短的目的，不定期對兼職人員展開業務指導，傾聽他們的意見和想法，及時解答他們的疑惑，調動他們工作的主觀能動性。通過共同努力，提升學校檔案管理工作的有效性。檔案管理人員在實際工作中，需要將重點完全凸顯出來，提升檔案行文與移交管理手段的規范性。并在檔案規范行文和檔案移交時嚴把制度關。切實結合相關規定做好檔案檢查工作，如果有檔案不滿足行文要求，及時進行處理，等到其滿足相關標準之后再入庫。3.加強安全管理、依據檔案管理的具體要求加強歸檔管理工作，仔細查閱檔案記錄，嚴格保守檔案信息，保證檔案室的溫濕度適中，增強防火防蛀等安全管理工作，保障檔案資料萬無一失，給檔案科學運用提供基礎保證。

（六）加大檔案開發與應用力度。1.真實記錄檔案信息。檔案人員要腳踏實地做好本職工作，時刻努力創新，將檔案工作的真實含義充分展示到社會各界人士與各級領導面前，將學校全體職工一同奮斗的發展歷程記錄在冊。2.合理應用檔案資源。首先，應用檔案現有信息向上級部門提供活動信息，給學校管理者決策和制定校規等提供真實的檔案資料。其次，應用現有的檔案資料，給學校制定教學評價和科研等提供有用資料。努力配合學科確立、教師評選等工作完成。

三、結束語

綜上分析，當前，普通高中的檔案管理還存在幾點問題，其中比較常見的是對檔案管理工作缺少重視、沒有形成完善的制度體系、信息技術未得到普及運用。為了提升普通高中的檔案管理水平，詳細分析上述問題十分重要，只有找出問題的具體原因，才能將其優化。相關部門可以通過增強對檔案管理工作重視程度、構建完善的管理制度體系、應用現代化管理模式、加強檔案管理人員的綜合素養、提升檔案管理質量、加大檔案開發與應用力度，來實現既定目標，保證檔案管理工作的實效性。