以檔案管理信息化促進人力資源管理高效化研究

文/衡陽市雁峰區人力資源服務中心 周春蘭

互聯網技術快速發展，信息技術快速普及，信息技術的應用范圍越來越廣。檔案管理的信息化建設已經成為新時代發展的基礎。我國積極推進電子政務建設，人社是國家重要政務部門之一。人事數據是社會重要數據之一，各級人社管理部門都在積極推進檔案管理信息化建設，實現檔案信息化管理，提升檔案服務的信息化、標準化和便民化，提高人社部門的社會服務水平。本文對檔案管理信息化建設的重要性、建設原則、建設策略以及保障措施進行研究。

一、人力資源檔案管理信息化的重要性

電子政務時代，加強檔案管理信息化建設勢在必行，要推進人力檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率，使檔案便于保存、取用。當前，我國實行“人才強國”戰略，人才是國家重要競爭力，檔案信息化管理有效提升了檔案管理的效率。傳統紙質版檔案查詢和管理十分不便、人力資源管理效率較低，檔案管理的信息化能夠實現快速、高效地取用和管理人事檔案，將人們從簡單重復勞動中解放出來。檔案管理信息化建設能夠有效提升檔案服務水平，檔案信息化管理將傳統的紙質版檔案轉化為電子版的數據和信息，存儲在電腦中，工作人員能夠借助電腦等終端進行存儲、查詢等，有利于開展便民服務。檔案管理信息化是新時代人力戰略的基礎。當前，國家經濟快速發展，社會對人才的需求量提升，信息化技術極大地便利了人事檔案的存儲和調用，能夠綜合人才的背景、資質經歷以及業務能力等來選拔和任用人才。

二、檔案管理信息化的原則

檔案管理信息化建設有利于促進人力資源管理工作朝著規范化、高效化方向發展。當前，省際人力流動速率提升，人力檔案管理信息化建設中要堅持統一標準和統一原則，為之后全國聯網奠定基礎。

（一）統籌規劃，統一標準。檔案信息化建設是人力資源工作的重要一環，當前人力流動的速率提升，為此，省級政府應該發揮其引領作用，統一規劃，統籌推進。按照人力資源社會保障信息系統技術標準體系和相關工作要求，建設統一的檔案信息系統，確保信息系統的規范性、開放性、互融性。各級人力資源服務中心要結合省級統一標準和要求結合地區的人力資源特色，來梳理、細化檔案服務經辦流程，從而實現檔案服務同一事項同一流程，以此提升人力資源管理工作的質量和效率。

（二）業務協同，信息共享。電子政務時代，各級政府要加強共享，減少信息孤島，將人力資源信息和數據進行共享，優化檔案管理服務的流程。為此，人事檔案信息采集要統一采集項目、統一指標體系、統一代碼，開展檔案基礎信息采集工作。

（三）分類指導，安全有效。信息化時代，檔案信息化管理簡化了工作流程，提升了工作效率，但是信息的不安全性也進一步提升。為此，人事檔案信息化管理過程中，要結合各地信息水平和檔案管理工作水平，優化升級系統，確保系統的安全性和穩定性。另外，檔案信息管理過程中要加強對人事信息的分類管理，注重信息安全和個人隱私的保護。

三、檔案管理信息化建設策略

檔案管理信息化依托于系統和軟件，檔案管理信息化建設重點在于基礎信息資源庫的建設以及檔案管理服務運動平臺的建設，要加強軟件的設計和開放，優化功能，實現對人力檔案的二次開發和利用，為檔案信息化管理奠定基礎。

（一）加強人力資源與社會保障電子檔案管理系統的設計。電子檔案管理系統是檔案管理信息化的基礎。為此，各省人社部門要發揮其引領作用，在嚴格遵守國家檔案管理規范的基礎上，設計和開發電子檔案管理系統。人力資源與社會保障電子檔案管理系統從屬于社保服務平臺，系統設計時應該包含數據搜集、整理、管理、利用、監督等功能。當前我國政府實行便民服務，系統在設計和開發時應該提升民眾的體驗滿意度。一是電子數據的采集和整理，基于國家相關要求，通過服務總線模式對人社服務的業務數據進行電子化，結合統一標準和要求，實現電子檔案存檔、歸檔的規范化和標準化。二是人事檔案的結構管理，應建立科學有序的檔案目錄結構，方便于用戶檢索查詢電子檔案，并準確地定位紙質檔案的存儲位置。三是檔案業務關系管理，當前人事信息流動的比率上升，該系統應該集成掃描、打印等功能于一體，能夠自動收集工作產生的數據和信息，將其歸檔于系統中，對回收數據和信息進行利用和開發，開展專項特色人力資源服務，從而加強對人事工作的管理，以此提升人事工作的質量和效率。

（二）建立人事檔案基礎信息資源庫。檔案基礎信息資源庫是檔案信息化管理的基礎，各級人力服務中心應該基于現有檔案類型，整合各類人力檔案信息資源，建立專門的人事檔案基礎信息資源庫，省級中心應該統一標準和要求。各級中心在省級中心標準和基礎上能夠通過自定義模式，靈活設置檔案類目，提升檔案管理工作的效率。

（三）開發檔案管理服務運行平臺。電子政務時代背景下，信息傳遞的速度提升，信息傳遞方式發生改變，檔案信息化管理需要開發檔案管理服務運行平臺，平臺開發過程中需要注意以下幾點問題：一是檔案信息的保密性，人事檔案信息關乎國家、集體和個人的合法權益，檔案信息化管理過程中必須平衡檔案開發利用和保密之間的關系。二是檔案管理服務平臺的適用性和拓展性，當前人事檔案數量激增，隨著人才流動增速，人才跨省流動常態化，省際檔案調動越來越頻繁，檔案管理服務運動平臺必須具備適用性強以及拓展空間大等優點，全國流動人員檔案管理聯網勢在必行。為此，各級人力資源服務中心在進行平臺開發時，應該確保平臺的易操作性、可拓展空間大等要求，為之后的全國聯網打下堅實基礎。三是網絡平臺的運行安全，信息化時代必須加強安全信息管理，人事檔案管理過程中要制定相關制度體系，規范平臺的管理制度，確保檔案管理工作的規范化，從而確保檔案管理的安全性。

四、檔案管理信息化建設保障措施

（一）強化技術支持，規范安全管理。檔案信息化管理在一定程度上增加了人事信息資源的不安全性，檔案信息化管理的安全涉及電腦的硬件、軟件、人員以及人文環境等多種因素，為此，需要對各個方面加強管理和控制，以此來實現對檔案的安全管理。一是檔案信息具有保密性特征，開放性是互聯網的特性，互聯網的開放性與檔案管理的保密性嚴重相悖，為此，檔案管理人員要加強檔案的內部管理，從而確保檔案信息安全和民眾隱私安全。二是關注信息技術的發展，計算機技術和計算機病毒都處于高速發展狀態，檔案管理人員要密切關注信息技術的變化和計算機病毒的新變化，制定針對性的措施，加強對檔案的管理。各級人力資源社會保障部門要加強技術支持，積極探索“互聯網+”模式，不斷優化檔案信息化管理的平臺和系統，加快基礎設施建設，以提升檔案信息化管理的安全性和規范性。三是加強網絡訪問權限管理，檔案管理人員需要依據檔案的機密程度以及人員的級別設定多個不同層次訪問者的取用權限，基于國家信息安全等級保護制度要求，加強制度建設，進行業務專網和信息儲蓄的安全隔離，嚴防人事檔案信息泄露和偷盜，確保檔案的安全性。

（二）加強組織領導，提供有效保障。當前各級人社部門加快推進檔案管理信息化建設，在信息化檔案管理建設過程中，省級人社部門要為地方各級人社部門檔案管理信息化建設提供組織支持，包括資金支持和人力支持等。首先，應加強資金保障，為檔案管理信息化建設提供充足的經費，包括系統建設經費和維護經費等。其次，要加強檔案管理信息化的人員支持，加強對信息技術人員和業務人員的培訓和管理，推進檔案管理信息化建設。為加快推進人社部門檔案管理信息化建設，人社部門應該創新人才引入制度，以高素質的專業人才確保檔案管理信息化建設效率，人力管理工作質量等，從而更好地為廣大群眾服務。

（三）強化督促檢查，指導工作到位。信息化時代，海量數據成為時代特征，同時信息的不安全性上升，增加了檔案管理的難度。在檔案管理信息化建設過程中，要強化督促檢測，確保檔案管理信息化建設工作具體到位。要加強對管理系統的監測和檢查，著重對系統的安全性和功能進行檢查，檔案管理系統必須具備綜合管理功能，人事檔案涉及面較廣、數量較多，信息系統必須以完備的功能來提升人力資源管理工作的效率，系統必須具備原始性保證、界面友好便捷、查詢高效快速等特點，要結合地區人力資源管理特點，對系統進行優化和完善，簡化工作人員的工作流程，促進人力資源管理的高效化，系統功能應該包括信息收集、統計、編研，檔案業務管理、立檔歸檔、統計、庫房管理等，滿足人力資源管理工作的需求，切實提升人力工作的效率。

五、總結

電子政務為人事檔案管理信息化提供了機遇，各級人力資源服務中心應緊抓機遇，推動檔案管理信息化建設。檔案管理信息化建設中，要加強系統、數據庫以及運行平臺建設，提升人事檔案管理的標準化和規范化，制定完備的檔案信息化管理規章制度，發揮檔案信息化管理的優勢，確保人事檔案信息的完整性，從而提升人力資源管理工作效率，更好地開展便民服務。