多媒體技術在檔案信息化建設中的應用

李麗

（德州職業技術學院 山東省德州市 253000）

可以說隨著信息化時代的到來，無論是國民的日常生活還是企業的經營管理，對于信息技術、多媒體技術的依賴程度也在不斷加深。尤其是在檔案管理工作當中，充分利用多媒體技術不僅可以有效提高檔案管理的工作效率，同時也可以保障相關工作的精確性，還能夠優化檔案信息資源的開發利用。而如何運用多媒體技術，如何開發相關檔案信息管理軟件，如何輸入和整理相關信息，如何將多媒體技術的應用和檔案管理工作進行深度融合，也成為了檔案管理人員最為重要的工作重點。

1 多媒體技術在檔案信息化建設中應用的作用

1.1 改變傳統檔案管理模式

首先，多媒體技術在檔案信息化建設過程當中的應用作用可以簡化傳統檔案信息管理建設的工作流程。在傳統檔案建設過程當中需要由人工完成相應的檔案整理和存放，不僅需要消耗大量的人工，還需要花費很長的時間建立索引目錄。同時由于大量的人工操作，還會存在各種遺漏和操作失誤。這些行為不僅會導致后期在檔案調取和使用過程當中浪費時間，甚至還會發生檔案信息遺失的嚴重問題。而多媒體技術的應用，不僅可以極高的提高檔案建設工作效率，同時也能簡化相應檔案管理的工作流程。另外由于是使用計算機和掃描儀進行檔案信息錄入管理，能夠最大程度上減少人為操作的占比，避免人為操作的失誤，讓整個檔案資源從收集整理到調取使用流程變得更加簡潔、科學、高效。

1.2 存儲介質的改變

其次，應用多媒體技術最明顯的變化是將傳統的紙質檔案變成了數字化檔案，這種檔案的數字化信息化建設能夠便于信息的讀取和傳輸。在傳統檔案調取和使用的過程中不僅會受到時間和空間的限制，同時整個檔案內容的調取流程還需要進行篩選、甄別、復印、打印和郵寄。不僅調取時間較長，同時紙質檔案的遠距離郵寄還有可能遇到丟失破損等情況。而傳統的檔案一旦丟失，就很難進行補辦或回復。但是數字化檔案則不會再受到相應問題的困擾，通過互聯網絡和高清掃描可以實現及時遠程傳輸共享，既避免了人工查找浪費時間的問題也不會再出現檔案遺失或破損等情況。即便數字檔案出現傳輸失誤也可以調取備份再次進行操作，這種及時共享，及時傳輸的功能可以極大的提高檔案信息和相關資源開發利用的效率。

1.3 優化工作模式

另外，在現代化檔案信息建設工作當中多媒體技術的應用打破了傳統檔案管理的固定模式。使檔案的形式和用途變得更加多樣化，經過高清掃描建檔之后，通過相應軟件的操作能夠對相關檔案信息按照不同的類目進行儲存和歸檔。在使用過程當中只需要輸入相關信息，就可以在檔案資料庫當中及時調取。這種模式不僅讓檔案的調取功能變得更加簡約，同時也可以嫁接到現代化的檔案信息處理軟件當中，對全部的檔案信息進行數據化統計，按照不同的功能和需求，將每一個檔案中所包含的時間日期，姓名，地點，內容以及相關事件進行系統梳理，對全部檔案信息內容資源的開發有著極大的提升。

1.4 存儲和檢索方式的改變

最后，多媒體技術在檔案信息化建設過程中對信息儲存方式和內容檢索方式也有了直觀的優化。根據相關軟件設置不同功能，可以讓檔案信息從收集，保存，儲存，歸檔，整理等各個環節進行有機串聯。讓工作人員在檢索相應信息過程當中只需要通過1～2 個關鍵詞，就能夠將全部檔案進行調取和排序。無論是在政府相關職能部門還是在企業日常運營活動當中都可以讓信息資源的開發利用變得更加簡潔高效，可以說多媒體技術的應用對于檔案信息化建設工作而言解決了傳統模式下信息收集較為復雜，加工整理難度大，耗時耗力等核心問題。也對信息安全，信息整理，信息檢索，信息傳輸等內容進行了針對性優化時期，能夠滿足不同需求不同環境。

2 多媒體技術在檔案信息化建設中應用的有效策略

2.1 重視軟件和硬件的基礎建設

首先，想要優化多媒體技術在檔案信息化建設中的實際應用效果，就需要針對不同環境和不同功能設計完善的多媒體硬件和相關的軟件系統。對于多媒體技術科軟件的開發工作是檔案管理信息化建設的重要核心，擁有更加流暢的操作，具備更多便捷的信息處理功能，形成更加快速的信息檢索和信息傳輸端口，是整個多媒體技術檔案信息化建設工作的要點。尤其是在面對越來越復雜的市場和用戶需求過程中，如何滿足不同職能部門或不同企業針對市場、客戶、銷售以及售后等環節的實際需求。從建立檔案庫輸入相應資料，到后續的調取數據分析和數據傳輸都需要完善的前中后三個階段的架構搭建。對于多媒體技術檔案信息化建設的前期工作而言，既要保障相應硬件設備的采購使用維護和更新，使其能夠完整的存儲和快速的調取相應檔案信息，同時還需要根據檔案信息庫的實際容量對硬件服務器或云端存儲環境進行更新，擴容和優化。而在具體的檔案信息化建設過程中，為了能夠方便使用還需要有針對性的打造專業化的檔案信息管理軟件平臺，根據實際用途豐富相應軟件功能。可以說軟件是實現單信息化建設和后續使用的重要基礎，其功能應該包括檔案信息收集，整理，匯總，分析和歸檔等幾個環節，在此過程當中對于不同的政府部門和企業而言，想要使檔案信息變得更加清晰、透明、合理、有利用價值，還需要在信息調取和檢索過程當中匹配數據分析功能，而這也是和傳統檔案管理工作區別最大的一點。為了讓檔案信息化建設流程和相應資料內容得到有效利用，就需要在軟件系統建設過程當中針對所需要檢索的檔案和相關部門的工作性質進行高度匹配，在不斷調試過程中逐步完善軟件的各種功能。目前我國有很多專門開發相關軟件的公司已然具備較為完整的軟件設計實力和水平，同時在云計算、區塊鏈等新興技術的支持下，檔案信息化的功能和使用體驗也變得更加優質，對于我國絕大多數部門和企業而言，都能夠滿足檔案信息建設的實際需求。

2.2 數字化處理系統的建設

其次，由于檔案信息化建設所需要處理的信息量較大，因此在運用多媒體技術的過程中還需要重點做好數字化處理系統的建設，在多種類檔案以及相關資料和信息錄入整理的過程中，很多資料是由傳統檔案或其他介質檔案轉來的，為了能夠更好的適應對已有檔案內容加工和利用就需要完善多媒體技術的前期端口，通過數字化處理系統將包括傳統紙質檔案在內的多種檔案類別進行有效切換。具體說明：對于很多傳統紙質檔案的存儲和調取工作，想要完成檔案信息化建設就需要將相關內容進行數字化處理，如果按照現有多媒體技術進行操作就需要有人工將傳統檔案逐一輸入為信息化檔案。這種工作不僅費時費力，也可能出現各種操作失誤。為此多媒體技術的應用過程中，還產生了一種傳統檔案信息數字化加工技術，通過高清掃描儀和數字化媒體轉換器，將相關的檔案信息進行圖像掃描以及內容識別。這種內容的識別是基于掃描儀對文字、數字、圖片云辨析云計算功能而完成的，雖然無法保證100%準確率，但是卻可以在相應檔案的儲存和調取過程中保留高清圖片。如果在使用相關答案信息內容的過程中遇到了無法甄別或存在明顯錯誤的情況，還可以結合數字化檔案對比高清掃描圖片進行人工識別。這種雙保險的數字化處理機制可以針對海量的老舊紙質檔案進行二次加工和運用，既提高了工作效率，也保障了數字化信息處理的準確性。另外使用數字化處理系統來建設檔案信息庫，還能夠有效的避免信息孤島效應的出現，確保全部答案在經過數字處理系統的加工之后，能夠有統一的使用方式和出口。對不同的檔案、目錄、數據庫形成不同主題，進行科學的分類和管理，優化數字化檔案的管理效率。

2.3 安全機制的設定

另外，檔案信息化建設過程當中，最為重要的環節是如何保障檔案信息安全，在互聯網環境下，任何一個信息都不是絕對安全的，就連全世界范圍內各國最重要的安全信息中心都有可能被黑客攻破，更不用說是普通的民間檔案信息數據管理系統。但是即便是面對互聯網的不可預知性以及潛在安全威脅，仍然需要構建完善的檔案信息化系統安全防護功能。其目的可以分為三個維度，第1 個維度是要保障檔案自身的安全性完整性，避免出現檔案的丟失或破壞。因此需要在加強檔案信息化保密工作的基礎上設置相應備份，并且在檔案管理部門進行備注，讓每一個檔案信息庫既保持相對的獨立性又要加強系統安全的優化，對軟件硬件進行持續更新，使整個系統安全屬性一體化。第2 個維度是要防止黑客或木馬病毒的外部攻擊，導致有價值的信息被惡意泄露或者惡意篡改，針對上述情況，需要設置相應的防火墻。運用現在的加密防竊取，防篡改技術來抵擋外部攻擊，這一技術是檔案信息化建設的最后一道關口，同樣也需要有專業團隊或專職人員完成相應工作。第3 個維度是在面對檔案信息遇到安全問題時，如何進行應對和處理。在保護在信息安全的過程中，一旦遇到外部威脅或系統錯誤就需要相關負責人員結合多層次、多角度的技術安全保障措施進行及時處理，基礎的措施是更改訪問權限，提高信息保密程度，加強信息的內部管理和控制權限。同時還需要做好防止病毒和外部黑客入侵的準備，只有完善的檔案信息安全管理系統才能夠為檔案信息化建設提供安全保障，使多媒體技術能夠在其中發揮自身的有效作用。而如果缺少了安全保障，那么檔案信息化建設就如同空中樓閣，雖然看似美好，但是卻危機重重。

2.4 預留新技術端口

最后，多媒體在檔案信息化建設中的應用方式，在硬件軟件基礎設施，數字化處理系統和信息安全系統的基礎上，還需要有目的的規劃新技術對接端口該端口的架設。目的是為了匹配更加多樣化的全新硬件和軟件模塊，具體說明：為了能夠有效提高信息安全屬性，區塊鏈技術也會在信息化檔案建設工作中發揮其重要作用。區塊鏈技術的核心概念在于去中心化，是指通過信息流通過程在互聯網各個節點以及移動電子終端當中留下自身痕跡，這種以加密數據包的形式在網上流通的相關檔案信息，以數據的方式從檔案信息庫發出到指定目標節點后，會形成一次結算。這種結算不僅是一次信息的傳輸，同時也是一次信息的加密和獨立信息的保存。針對不同信息傳輸和調取，檔案信息庫具備相應權限，一旦相關檔案出現安全問題或被黑客攻擊篡改，則會根據相應節點產生的時效性來判定相關數據報的安全等級。對于留存時間較早，安全等級更高的數據可以覆蓋或取締被篡改或攻擊后的數據包，從而完成一次信息的加密。簡單點來說就是通過多次節點儲存的模式，來提高相應檔案信息的安全性，即便檔案數據庫被攻破或數據被篡改，網絡上同時也會保存多份原始文件。除非黑客或病毒同時攻擊篡改所有的原始文件，才能夠導致相關檔案信息的失效。而這種情況在理論上來講是不可能成功的，這種技術應用勢必會融合到檔案信息化建設體系中來，因此要為全新的硬件軟件和相關技術預留端口。

3 結束語

綜上所述，將多媒體技術應用到檔案信息化建設中來，既可以完美的解決傳統紙質檔案信息管理存在的各種問題，提高檔案管理的安全性，優化檔案管理的工作效率，加快對各類信息的開發和利用，為相關部門和企業提供更有性價比的檔案管理模式。為了能夠實現這一目標，就需要加強多媒體軟件基礎建設，做好數字化處理系統的搭建，保障單信息安全等級，對接下來可能會遇到的各類技術變革預留端口，只有這樣才能保障大安信息化建設的持續、高效、穩定、可循環。