大數(shù)據(jù)背景下城建檔案行業(yè)檔案信息化建設(shè)探討

王 勝

（青島市城市建設(shè)檔案館，山東 青島 266000）

1 城建檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 符合時代發(fā)展需求

推進(jìn)城建檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)創(chuàng)新改革和現(xiàn)代社會不斷向前發(fā)展的客觀要求。城市建設(shè)檔案材料數(shù)量龐大，類型繁多，如果實施過去那種人工收集管理的工作模式，必然會降低檔案管理工作效率，而紙質(zhì)檔案材料也不利于長期保存，在查詢利用時存在一定的難度。信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，城建檔案管理工作依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助，結(jié)合了數(shù)字化技術(shù)，也讓傳統(tǒng)檔案管理工作模式有所創(chuàng)新，真正做到了從紙質(zhì)檔案管理朝著數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變。現(xiàn)階段，城建檔案信息化管理步伐日益加快，能夠利用的現(xiàn)代技術(shù)更為豐富，如通過建設(shè)數(shù)字檔案信息管理平臺、城建檔案動態(tài)化管理系統(tǒng)、在線實時查詢下載平臺、城建檔案信息數(shù)據(jù)庫等，在很大程度上可促進(jìn)城建檔案信息化管理水平的提升，為城市建設(shè)發(fā)展作出有力的貢獻(xiàn)。

1.2 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化

推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)，能夠有效保證城建檔案管理工作朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展，也彰顯出信息技術(shù)的價值與功能。比如，可借助信息化管理模式，從城市建設(shè)項目報建到驗收整個流程實現(xiàn)動態(tài)化、可視化管理，確保城建檔案資料收集管理的所有環(huán)節(jié)都能夠做到規(guī)范準(zhǔn)確。而城建檔案信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建實現(xiàn)了城建檔案的信息化統(tǒng)一管理，其和城市空間管理系統(tǒng)相結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案的集成化、可視化管理。又如，借助信息技術(shù)打造城建信息數(shù)字服務(wù)基站，其能夠與城建檔案信息服務(wù)平臺進(jìn)行對接，從而非常方便查詢和調(diào)取相應(yīng)的城建檔案材料，有效發(fā)揮數(shù)字檔案材料的開發(fā)利用價值。

2 大數(shù)據(jù)背景下城建檔案行業(yè)檔案信息化建設(shè)措施

2.1 加強(qiáng)檔案信息資源管理

檔案管理人員必須要盡快轉(zhuǎn)變過去那種陳舊的思想理念，要真正做到與時俱進(jìn)，緊跟時代發(fā)展步伐，樹立符合新時代發(fā)展的工作思維，將檔案管理重心逐漸轉(zhuǎn)移到信息管理方面，唯有如此才可以確保城建檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的最終實現(xiàn)。在工作實踐過程中，還需要強(qiáng)調(diào)電子檔案材料收集整理的規(guī)范性，保證電子檔案材料的真實完整。同時，因為城建檔案常常源于各個部門與機(jī)構(gòu)，因此還需要制定完善相應(yīng)的管理制度，規(guī)定檔案管理人員在接收檔案文件后，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行收集歸檔。唯有在獲得城建檔案材料之后進(jìn)行深入全面地研究分析，才可以確保檔案管理活動的準(zhǔn)確性與高效性。

2.2 構(gòu)建信息化管理制度

大數(shù)據(jù)背景下，為了加強(qiáng)城建檔案管理工作，首先需要解決的就是混亂的管理制度，為此就應(yīng)建立健全相關(guān)制度，構(gòu)建起一個基本的城建檔案管理規(guī)范，以對各項主體責(zé)任與要求進(jìn)行明確。除此之外，在實際工作中，檔案管理人員還需將城建檔案的規(guī)章制度落到實處，以規(guī)范整個工作流程，且在整個管理工作中必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案管理工作所記錄的信息是真實有效的，且也讓其更加安全。

2.3 完善城建檔案信息安全

對城建檔案管理來說，大數(shù)據(jù)時代帶來的不僅是機(jī)遇，更有挑戰(zhàn)，同新的思維方向和管理方式一并而來的是一系列的問題，而其中最不能忽視的就是信息安全。為了保證信息安全，既要進(jìn)一步完善其具體的基礎(chǔ)設(shè)施和安全情況，也可同時利用電子信息與紙質(zhì)管理的方式對其進(jìn)行完善。首先，在對具體設(shè)施與安全情況進(jìn)行完善的過程中，一定要確保其整體的環(huán)境情況，注意相關(guān)電腦設(shè)備的存放環(huán)境，必須保持干燥，同時還必須保持電力與網(wǎng)絡(luò)的暢通，配備備用電源。另外，為了防止黑客入侵，還必須將安全防護(hù)功能做好，利用電子技術(shù)的作用建設(shè)完整的安防體系。其次，同時采用電子信息和紙質(zhì)管理。針對在電子信息中出現(xiàn)頻率較高的信息丟失問題，通常很難甚至幾乎不會出現(xiàn)在現(xiàn)實的紙質(zhì)管理中，不管是意外的停電事故，還是電腦自身的故障漏洞，均不會影響到紙質(zhì)管理，導(dǎo)致檔案丟失。

2.4 進(jìn)一步加大投入力度

一方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大對城建檔案信息化建設(shè)工作的人力、物力、財力投入。把城建檔案信息化建設(shè)資金納入到地方財政預(yù)算，選擇逐年投入的模式來處理好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和運行維護(hù)的相關(guān)問題。可通過自主解決、外包服務(wù)或者開放合作等不同方式，推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)發(fā)展，從不同的途徑來獲取更多建設(shè)發(fā)展經(jīng)費。另一方面，應(yīng)當(dāng)確保城建檔案信息化建設(shè)所涉及到的各類軟硬件設(shè)施完整齊全，堅持從實際出發(fā)和嚴(yán)控成本的基本原則，確保檔案管理部門能夠擁有齊全的信息化管理設(shè)備設(shè)施，例如計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、移動存儲設(shè)備、UPS電源、激光刻錄機(jī)等。此外，還需建立更加安全系統(tǒng)的局域網(wǎng)絡(luò)，保證城建檔案信息化建設(shè)管理工作的有序推進(jìn)。

3 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，隨著我國城市建設(shè)的步伐不斷加快，檔案資料也會越來越多，各種電子檔案更是不斷增加，這也對城建檔案管理工作提出了更高的要求。為了可以更好地適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展，城建檔案管理部門需要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好城建檔案管理工作，不斷提高檔案管理質(zhì)量，為城鎮(zhèn)化建設(shè)提供服務(wù)。