疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的路徑思考

連剛強(qiáng)

(佛山市三水區(qū)疾病預(yù)防控制中心，廣東 佛山 528100)

0 引言

疾病預(yù)防控制中心是政府組建的公益事業(yè)單位。疾病預(yù)防控制中心的主要作用是保護(hù)人民健康、預(yù)防疾病傳播，其工作職能主要是對于傳染病的疾病進(jìn)行預(yù)防，并對突發(fā)衛(wèi)生事件進(jìn)行處理。在疾病預(yù)防控制中心運(yùn)作中，檔案資料是極其重要的參考依據(jù)，其中疫情數(shù)據(jù)更是珍貴的資料文件，對防控疾病研究有至關(guān)重要的意義。在開展疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作時，對數(shù)字化管理技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，能夠提高檔案資料的規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性，并且有利于提升檔案資料的綜合利用效率，能夠為促進(jìn)疾控事業(yè)的高效發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1 疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)意義

現(xiàn)階段，信息化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)了各行各業(yè)的進(jìn)步以及變革，在檔案管理過程中促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)對提高檔案管理水平具有重要的意義。主要表現(xiàn)在以下方面：第一，促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案資料是以紙質(zhì)文檔為主的，在對檔案資料進(jìn)行管理時，需要投入大量的人力、物力以及財力，并且消耗的時間也比較多。在管理過程中因為工作人員的失誤可能會出現(xiàn)資料錯誤的情況。特別是在對資料進(jìn)行二次查閱時，復(fù)雜程度比較高，這會在很大程度上影響檔案管理工作的整體效率，不利于充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價值。而利用信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠節(jié)省管理人員的投入精力以及工作時間，而且能夠降低在檔案管理過程中出現(xiàn)的錯誤情況，進(jìn)一步提高檔案資料的真實性以及完整性。特別是利用檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作能夠?qū)Ω鞣N管理軟件和管理技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，有利于開展二次查閱、調(diào)用以及復(fù)制檔案，可以提高檔案資料的開發(fā)利用效率。第二，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠優(yōu)化檔案管理環(huán)境。在開展傳統(tǒng)檔案管理時，紙質(zhì)文檔很容易受溫度、濕度以及空氣等外界環(huán)境的影響，并且在長期保存中會出現(xiàn)丟失、數(shù)據(jù)模糊以及破損等情況。建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以直接利用相關(guān)軟件開展檔案保護(hù)和管理工作，在極大程度上優(yōu)化了檔案管理環(huán)境。對一些比較陳舊模糊的文字檔案，可以將其轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存，方便后期開展檔案資料分析利用工作。在利用數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案查閱以及整理時，可以直接利用計算機(jī)完成各種需求，有利于提高紙質(zhì)檔案的使用頻率與檔案保存質(zhì)量[1]。

2 疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1 數(shù)字化管理制度不完善

在疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的最主要問題是數(shù)字化管理制度不完善、不科學(xué)，嚴(yán)重影響了檔案管理數(shù)字化及社會水平。當(dāng)前，信息化技術(shù)的快速發(fā)展提升了疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作效率，與質(zhì)量。但是在實際檔案管理過程中，因為傳統(tǒng)思想的影響，并沒有建立完善的信息化檔案管理體系，再加上沒有建立全面可行的檔案資料庫，導(dǎo)致檔案過于分散，不能對各個科室的資料進(jìn)行收集和整理，影響檔案資料的全面性，從而影響檔案的利用效率[2]。

2.2 數(shù)字化軟硬件設(shè)施投入不足

在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中加強(qiáng)數(shù)字化軟硬件設(shè)施投入工作是保證數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)。但是疾病預(yù)防控制中心在構(gòu)建信息平臺時，并不重視軟硬件設(shè)施的投入工作，導(dǎo)致在采購軟硬件設(shè)施時，資金投入不足，使用的軟硬件設(shè)施比較落后，這會使軟硬件設(shè)施投入使用后存在很多問題而影響檔案管理數(shù)字化建設(shè)效果。

2.3 缺乏復(fù)合型管理人才

檔案管理人員是確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠順利進(jìn)行的重要因素。在開展疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中缺乏復(fù)合型管理人才是影響數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的主要問題之一。現(xiàn)有的檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響相對較大，不能及時掌握數(shù)字化檔案管理的各種技能以及方法，并且對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，會在一定程度上影響檔案管理效率和質(zhì)量。還有一些檔案管理人員沒有積極的專業(yè)素養(yǎng)，不能擺正工作態(tài)度，在對檔案資料進(jìn)行處理時，會丟失部分信息而影響檔案管理工作的整體水平。

3 疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，樹立數(shù)字化檔案管理理念，才能夠為檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)本身就是從思想上開始的，要樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，才能打破傳統(tǒng)的檔案管理格局，突破封閉管理過程中存在的限制，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理朝著數(shù)字化檔案管理的方向轉(zhuǎn)變。疾病預(yù)防控制中心領(lǐng)導(dǎo)人員以及管理人員需要正確認(rèn)識檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義，要了解數(shù)字化建設(shè)的緊迫性以及必要性。要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的宣傳工作，提高工作人員對數(shù)字化建設(shè)的理解與認(rèn)同。與此同時，疾病預(yù)防控制中心需要創(chuàng)新檔案管理理念，要對傳統(tǒng)的靜態(tài)管理模式進(jìn)行改變，使其成為動態(tài)管理模式。并根據(jù)疾病預(yù)防控制中心的具體情況確立正確的數(shù)字化檔案管理觀念。除此之外，在開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)時，要將該項工作納入到疾病預(yù)防控制中心的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，要在實踐中對檔案管理數(shù)字化建設(shè)中問題進(jìn)行準(zhǔn)確分析和把握。同時要查找產(chǎn)生問題的原因，盡快提出有針對性的解決措施。這樣才能夠提升疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平[3]。

3.2 建立全面準(zhǔn)確的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫

為了提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平，需要建立數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)庫。因為疾病預(yù)防控制中心涉及到的檔案資料比較多，為了保證數(shù)字化建設(shè)工作能夠順利進(jìn)行，需啊喲對龐大的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行有效處理，使傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向數(shù)字化檔案管理方向轉(zhuǎn)變。因此，數(shù)據(jù)庫建立具有至關(guān)重要的意義，同時是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化管理數(shù)據(jù)庫建立過程中，必須以疾病預(yù)防控制中心的具體情況為基礎(chǔ)，確保數(shù)據(jù)系統(tǒng)的合理性與全面性，同時要與內(nèi)部工作人員達(dá)成共識，才能夠使工作人員在最短時間內(nèi)掌握數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用規(guī)范和方法，提高檔案管理效率。除此之外，在開展數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫建立工作的過程中，疾病預(yù)防控制中心工作人員需要根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫的具體情況，建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)以及規(guī)章制度，要在促進(jìn)資源共享的同時，保證檔案管理數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)性。這樣能夠確保在檔案管理數(shù)字化建設(shè)時，與我國的相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度相適應(yīng)，提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)的合法性與規(guī)范性。

3.3 加大數(shù)字化軟硬件設(shè)施的投入

軟硬件設(shè)施是疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的必需品，是決定檔案管理數(shù)字化建設(shè)效果的關(guān)鍵因素。因此，疾病預(yù)防控制中心要重視軟硬件設(shè)施投入工作，要對軟硬件設(shè)施進(jìn)行充分有效應(yīng)用，才能夠確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效性。疾病預(yù)防控制中心在對軟件以及硬件設(shè)施進(jìn)行投入時，要根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)水平采購合理的軟件和硬件設(shè)施。同時要確保軟硬件設(shè)施與檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需求相適應(yīng)。在對軟硬件設(shè)施進(jìn)行選擇時，要堅持從優(yōu)選擇的原則選擇與檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展最適合的設(shè)施設(shè)備，這樣才能夠確保數(shù)字化建設(shè)能順利發(fā)展與實施[4]。

3.4 重視對數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)

為了加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，要培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才，提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)效率。復(fù)合型檔案管理人才是檔案管理數(shù)字化建設(shè)中必不可少的重要因素，疾病預(yù)防控制中心需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行數(shù)字化技能培訓(xùn)，使管理人員能夠適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)各種需求。除此之外，疾病預(yù)防控制中心需要積極引進(jìn)具有較高水平的檔案管理人才，要盡可能提高復(fù)合型檔案人才的薪酬以及待遇，提高對人才的吸引力，充分利用人才，確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。在人才培養(yǎng)時，除了要對管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)外，更重要的是要加強(qiáng)對人才綜合素質(zhì)的發(fā)展與培養(yǎng)。這樣才能夠提高復(fù)合型檔案人才培養(yǎng)水平，保證數(shù)字化建設(shè)順利發(fā)展。

5 結(jié)語

綜上所述，在疾病預(yù)防控制中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的必要性，同時要了解在數(shù)字化建設(shè)中存在的各種問題。在此基礎(chǔ)上，從轉(zhuǎn)變檔案管理理念，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，加大軟硬件設(shè)施投入，重視人才培養(yǎng)等方面出發(fā)，提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)效率，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，提升數(shù)字化建設(shè)水平。這對提升我國疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作效率與質(zhì)量有積極意義。