行政事業單位內部控制建設問題探討

徐朝暉

一、引言

二、區級行政事業單位內部控制建設存在的問題

（一）內部控制制度不健全

全區會計質量監督檢查發現，很多單位內部控制制度不健全。

第一，因為有些預算單位的內部控制制度未及時更新，其內控手冊或內部控制制度均于2016—2018年制定。只有少數預算單位及時更新了財務管理制度，其他單位的內部控制制度沿用之前的規定，未進行更新。

第二，因為很多單位未根據本單位的實際情況，制定相關的預算管理、收支管理、資產管理、項目管理、合同管理、政府采購管理制度和相應的審批制度，沒有明確的審批支付流程。

這主要表現為以下幾點：一是印鑒管理崗位設置不合理，比如有的財務章與法人私章均由出納人員保管；二是“三重一大”決策程序欠落實，預算編制及預算分解下達未按照“三重一大”決策制度進行集體決策，而對大額資金支付卻實行集體決議制度；三是未嚴格執行定期輪崗制度，單位內部出納人員任職時間長，而且沒有建立輪崗制度，也沒有進行相應的內部審計和監督；四是會計基礎工作有待加強，很多單位會計核算信息不可靠、不全面，并且提供的財務報賬單據原始憑證不規范。

（二）業務內控流程不規范

1.收支業務控制情況

收支業務控制情況主要有三個問題：一是往來款長期掛賬不進行清理；二是支出審批流程不完善，無事前審批；三是支出附件不規范。

2.資產業務控制情況

一是未按規定執行固定資產定期清查盤點制度。某些單位將固定資產盤點工作完全交由第三方中介機構完成，盤點表僅有固定資產明細，無盤點痕跡及簽字，有的盤點甚至未形成紙質盤點記錄及結論。二是固定資產賬面數與國有資產管理系統數據不一致。三是超現金結算起點使用現金。四是國庫集中支付單位還存在實有資金賬戶，未對專戶資金進行年度清理，未形成專項資金清理報告。五是非稅票據的管理不完善。一方面是單位沒有健全非稅票據的領取和結余管理制度；另一方面是某些單位未設置完整的票據申購和使用登記簿，只登記已使用非稅票據的臺賬。

3.項目管理業務控制情況

八角楓[Alangium（Lour.）Harms.]又名白龍須、八角金盤等，收載于《貴州省中藥材、民族藥材質量標準》（2003年版），為貴州地區苗族特色藥[1]。八角楓廣泛分布于貴州各地，以野生為主，四季皆可采挖，具有祛風通絡、散瘀鎮痛等作用，是當地少數民族治療風濕疼痛、關節麻木、癱瘓、勞損腰痛、跌打損傷等疾病的常用藥物[1]。

第一，項目臺賬缺失。部分單位未對工程項目的招投標、中標單位、決算金額、中標金額、工程實際支付等情況建立單獨的臺賬管理，未對專項資金的收入、使用、撥付、結余等情況建立臺賬管理。

第二，項目業務流程欠規范。很多單位資金存在撥付流程不完善、核查記錄不完整、驗收記錄不實等問題。比如在抽查“社區提質改造”專項時，筆者發現有些單位在撥付專項資金前，業務科室僅對改造（新建）社區進行了實地查看，而未形成紙質驗收材料，并且在付款資料中只提供了社區改造（新建）前后對比圖。支付項目進度款時，有的合同缺少驗收資料，未附工程驗收單；還有的單位沒有編制資金撥付審批表，而是由相關人員直接在發票上簽字審核，支付進度審核流程混亂［1］。

三、區級行政事業單位內部控制建設的主要途徑

（一）健全內部控制制度，增強執行效力

各區級單位應根據《行政事業單位內部控制規范》的要求，建立健全內部控制制度，每年根據單位的實際情況對內部控制制度進行修訂和完善。制定專項資金管理辦法，規范管理，確保資金的安全，防范各類專項資金支出風險。

在增強執行效力方面，各區級單位應當從以下六個方面開展制度落地工作。一是各區級單位須加強對印鑒章的登記管理，不同的印鑒章分人保管；二是區級單位要加大“三重一大”決策事項執行力度，對納入“三重一大”決策范圍的事項實行集體決策，做到不漏項、不缺項，對經“三重一大”決策的事項需附會議紀要作為支付依據；三是單位要梳理各崗位職責，調整現在的職責分工，單一業務鏈條應保證授權批準職責、執行業務職責、監督審核職責和會計記錄職責相互分離，并將崗位職責制作成標牌懸掛于顯眼位置，充分發揮其警示、提示及教育的作用；四是重視財務人員輪崗制度，結合本單位財務人員的業務水平和任職年限，制定切合實際的財務人員輪崗計劃，定期實行財務人員輪崗；五是定期對財務人員進行業務知識的指導和培訓，提高財務人員的業務水平和職業素養；六是各單位應統一規范費用報銷單，按照單位的費用審批流程分別設置經辦人、證明人、審核人、審批人等關鍵環節，清晰、明了、完整地反映事項的審批權限和審批流程［2］。

（二）優化內控流程，提高內控執行效率

1.收支業務控制流程優化

一是加強員工借支管理，規范員工借支行為，督促員工及時還款，借款不得跨年；二是對加班用餐費、差旅費，需統一實行加班用餐審批制度、出差申請審批制度，大額采購要提供大額采購申請單，做到事前審批、事前控制。

2.資產業務控制流程優化

一是單位應對固定資產管理予以重視，避免出現“重資產、輕管理”的理念，每年至少組織資產管理部門、財務部門等相關部門對固定資產進行一次全面盤點，并且形成紙質版盤點表，盤點表經盤點人、監盤人、財務負責人簽字確認后存檔備查。二是日常工作中加強固定資產賬面數與國有資產管理系統數（臺賬數）的定期核對工作，做到賬實相符，臺賬數與賬面數相符。三是費用報銷及各項獎勵金的發放均采用銀行轉賬結算，在職在編人員費用報銷轉賬至公務卡，臨聘或勞務派遣人員由報銷人或者獎勵金發放對象提供銀行賬號。財稅人員根據所提供的賬號或卡號轉賬，讓資金使用更加合規，避免現金結算，降低財務風險。四是完善自有資金賬戶監管制度，單位對自有資金賬戶進行全面清理。對已銷戶的賬戶及時進行財務處理，確保財務報表余額與銀行賬戶余額一致。同時單位每月要定期進行對賬，對已有的自有資金賬戶實行備案管理，每月將賬戶信息定期報送財政局。五是有非稅票據的單位需建立規范的非稅票據臺賬，非稅票據的領用、使用記錄均需錄入臺賬，完整地反映非稅票據的申購、使用記錄；且需將外設窗口的票據領用、使用和結存情況統一納入單位的票據管理范圍，每月核對外設窗口非稅票據的領用、使用和結存情況，做到日清月結，堵塞管理漏洞。

3.工程業務控制流程優化

一是臺賬的記錄與檔案的管理工作是單位資料管理一項重要的基礎工作，工程項目應由黨政辦或相關部門建立單獨的臺賬，做到凡事可追溯，有據可查。并將項目資料匯總裝訂成冊，一并交由紀檢監察室或檔案室留存備查。需要時，能及時地、有針對性地提供完整有效的資料，服務于單位的管理［3］。二是規范專項資金撥付流程，制定資金撥付審批表。業務科室需對不同項目、不同合同主體單獨填寫資金撥付審批表，并交由相關領導審批。財務室將項目臺賬中的付款進度與業務科室提交的資金撥付審批表、財務系統中累計付款信息進行復核比較，確認三者一致后方可支付款項。三是對項目需進行階段性的驗收工作，應形成完整的紙質驗收資料并得出結論，作為支付項目進度款的必備原始資料之一。

（三）推進內控信息化建設

區級行政事業單位要緊跟時代發展，提高信息化應用水平，打破信息孤島，實現部門之間的信息共享。因此，要完善OA（辦公自動化）管理系統，將各項內控機制嵌入OA系統；利用數據庫、模型庫支持會計信息、會計憑證、財務分析的自動化和智能化采集、傳輸、存儲、生成、處理，為各預算單位的財務管理提供可靠的數據依據。

三、結語

目前各區級行政事業單位存在的內部控制建設問題，應當根據新法律政策規定，通過及時更新內部控制制度、完善內部控制體系、優化內部控制流程等途徑著手解決。