商業貿易企業內部控制常見問題及對策

謝靜

（龍巖交發睿通商貿有限公司，福建 龍巖 364000）

一、商貿企業內部控制管理常見問題分析

（一）內控環境弱化

商貿企業內控環境弱化主要體現在組織架構、內控意識等方面。其中，組織架構方面，層級劃分不合理，權責分配不明確，沒有遵循不相容崗位相互分離的原則進行崗位授權，崗位之間沒有形成相互協調，相互監督的制衡機制；同時，崗位設置不合理，職責不明確，導致職能混淆或交叉，一些重要崗位缺乏有效控制，容易出現控制失效風險。內控意識方面，主要表現在商貿企業基層員工對內控制度了解不足，企業缺乏對內控建設的宣傳和引導，沒有將內控目標與員工崗位目標相聯系，員工參與度不高。

（二）風險管控滯后

商貿企業對于風險管控相對滯后，往往是事后處理多于事前防范。風險管控機制不完善是造成企業風險管控滯后的主要原因，商貿企業未建立獨立的風險評估部門，各部門對于風險控制的參與度、配合度、重視度不高；企業缺乏完善的風險評估體系，即沒有建立風險識別分析模型，對企業的風險點識別不準確，導致不能及時針對風險制定相應的防范策略。另外，當前部分商貿企業雖然建立了風險評估小組，但是僅將重點放在供應商的價格優勢及經銷商的資信評估方面，沒有全面、系統的對所有業財活動進行風險評估，如對業務流程、資產安全、財務報告等風險評估不足，導致風險管控效果不佳。

（三）內控活動不規范

在采購方面，部分商貿企業缺乏完善的預算體系，采購前未結合經銷商需求等要素編制全面、準確的采購預算，導致采購資金無法合理最優化配置，或資金不足無法完成采購業務或資金過剩造成浪費。缺乏完善的授權審批流程，尤其是采購及銷售業務，由于缺乏規范的審批程序，審批權限界定不明，導致常常出現越權審批的情況，無法發揮內控的監督約束作用。采購驗收缺位，由于商貿企業的特性，其本身不參與生產環節，也不設倉庫，是一個直接批發貨物的過程，這使得采購驗收缺位，不僅無法對供應商提供貨物的規格、質量、價格等進行考核，同時也無法知悉貨物是否遵循合同要求，一旦采購貨物質量存在問題，不僅會造成巨大經濟損失，還會影響商貿企業聲譽。此外，在激烈的競爭環境下，部分企業為了快速擴大市場規模，增加利潤，選擇通過信用賒銷的方式來開展銷售業務，在增加銷售量的同時也增加了企業的應收賬款規模，由于缺乏對經銷商的綜合全面評估，導致企業大量應收賬款無法及時收回，不僅給企業帶來壞賬風險，還易導致企業出現資金鏈斷裂。

二、提升商貿企業內部控制的有效對策

（一）營造良好的內控環境

首先，商貿企業要明確戰略定位，在分析和預測企業經營現狀和未來發展方向的基礎上，制定戰略目標，戰略目標是企業內部控制執行的方向。其次，明確權責，細化崗位分工，對不相容崗位進行分離，有效的內控機制必須以完善的崗位約束機制為基礎；應進一步明確總經理、業務副總、財務副總的職權，如總經理負責制定和調整企業發展戰略、審批年度工作計劃、經營預算、業務合同等；業務副總負責組織經銷商資信調查、開拓市場、購銷談判、制定信用等級評價制度、審核購銷合同等；行政副總審批信用等級評價制度，審核產品報價、賒銷額度、預算額度等。明確細化管理層權限，可以實現職能間既相互協調又相互監督[1]。最后，在具體崗位設置方面，要實現采購崗和銷售崗的分離，同時要定期輪崗；對于采購業務應由兩名以上業務人員負責，實現采購預算、詢比價與請購審批、供應商選擇、合同簽署等職責的分離。此外，商貿企業應重視提升全員內控意識，定期針對關鍵崗位組織培訓學習活動，使員工認識到實施內部控制的必要性和重要性，明確內控目標的實現與自身利益目標息息相關，以此調動員工積極配合內控工作的開展。

（二）健全風險評估體系

風險控制是商貿企業加強內部控制必須重視的問題，面對復雜多樣的市場環境，商貿企業重視風險評估，可以有效回規避風險。第一，風險識別，商貿企業可以通過建立共性風險目錄，召開風險評估會議等方式定位企業的風險點，明確風險類型，主要有以下四種：1．財務風險，企業缺乏預算管理體系導致資金使用盲目及資源浪費；資金周轉不暢；財務信息失真；經銷商資信評估不準確，導致應收賬款無法及時回收，引發壞賬損失；2．運營風險，采購計劃制定時對市場價格和需求評估不準確導致采購成本增加；采購驗收不規范造成資產損失；3．市場風險，市場競爭加劇，壓縮企業市場份額；行業發展趨勢變化，行業壁壘等；4．法律風險，匯率變化對進出口業務產生影響；合同漏洞、不合理引發糾紛；經營糾紛、財務糾紛。第二，風險分析，商貿企業在明確風險點和風險類型后，可以通過建立風險分析模型評估各類風險發生的概率，并根據風險危害情況劃分風險等級，在此基礎上通過矩陣表羅列出各風險點發生概率、危害程度及風險概率，對于風險發生概率高、危害值高的風險重點關注，并提前做好防范措施。另外，可以結合矩陣表分析企業內部控制的薄弱環節，并針對性地制定調整方案。

（三）優化設計內控活動

1．供應商管理

在供應商管控過程中，應以國家相關部門聯合發布的《內部控制配套指引》為依據，可以結合企業實際情況針對供應商制定規范的評估標準，選擇出合格的供應商，編制供應商清單，優先與資信狀況良好、供貨及時、質量合格的廠家建立長期合作關系。商貿企業應完善OA系統，在系統中增加供應商數據庫模塊，對各個供應商單獨建檔，通過多種渠道完善供應商檔案信息，具體要包括供應商名稱、類型、地址、聯系方式、產品質量、經營狀況、行業信譽、生產能力、供貨能力、工藝水平等相關信息，可以借助大數據分析技術對市場產品價格進行實時監控，及時更新價格庫[2]。在評定供應商是否具備準入資格時，應由業財部門共同制定評定標準和規則，為了供應商考評的客觀、公正，可以由編程人員設計一套完整的評定程序，由系統根據相關信息自動劃分供應商等級，具體如下：業務人員通過網絡、電話等方式了解產品市場，并獲取產品報價，在發現新的產品供應商后提出考察申請，分別由業務副總、財務經理、總經理審批通過后，由業務員實地考察供應商，并將獲取的供應商信息錄入OA系統數據庫，由系統結合相關信息自動完成劃級評分，經再次審批通過后形成供應商清單，在采購時綜合評級信息和經銷商需求選擇最佳供應商，對供應市場和供應商履約情況進行實時關注，并及時更新相關信息，在每年末對供應商進行綜合評估，及時淘汰不合理供應商。

2．質量驗收管理

產品質量直接影響企業商業信譽，對于企業的長期發展至關重要，因此商貿企業應重視強化質量驗收管控，把好產品質量關。商貿企業具有一定特殊性，屬于貿易中介，內部未設立驗收入庫程序，因此應通過銷售合同對貨物驗收工作明確約定，即在經銷商接收貨物后，將驗收報告和大幅收據及時遞回商貿企業，由商貿企業行政部門根據單據進行核查，如果發現與采購貨物的數據、質量、規格等不符，則應及時指派專員進行實地查驗，如檢驗后確定存在產品問題，可以由業務部門與供應商協調通過換貨或者補貨的方式處理，如供應商拒絕配合，則商貿企業應由業務部門及時啟動緊急采購計劃，通過二次采購為經銷商補發存在問題的產品。

3．應收賬款管理

針對信用賒銷下產生的應收賬款，企業應對經銷商的經營狀況、企業規模、資信狀況等進行評估，重視應收賬款的管理[3]。商貿企業應合理授信，可以制定規范的信用管理標準，對經銷商信用進行考評，以明確信用限額，如可以由業務員對經銷商資信情況進行全面考察，將經銷商經營實力、資金狀況、行業信譽等信息納入OA系統經銷商信用檔案庫，由系統依據信用管理標準自動對經銷商進行信用評級，并生成賒銷額度及時限，經審批通過后，業務人員可以在授信額度范圍內向經銷商銷售產品，若賒銷額度超過系統限定，仍需繼續賒銷，則必須由業務員再次申請，并簽訂清收責任書。對于超限賒銷經銷商，業務員在開展銷售業務過程中應作為重點關注對象，具體關注經銷商資信、賬齡、結算方式、退貨頻次等內容，以免影響支付，同時對于OA系統中的經銷商信息也要同步更新。商貿企業應以年度為周期，開展對經銷商的綜合評估，以確保銷售質量。此外，商業貿易企業多利用票據貼現的方式來保障資金流，但是由于票據貼現的不規范性，常常誘發風險，給企業帶來損失，因此在辦理票據貼現時要注意防范風險，企業應對貿易的真實性進行審查，可以到實地對申請經銷商進行調查，查驗貼現企業提供的購銷合同、增值稅發票的原件，并在上面加蓋“已與原件核對一致章”，信貸人員不能因為長期經銷商，忽視對經銷商購銷合同及增值稅發票原件的核對，只要求經銷商提供復印件。

三、結束語

內部控制水平是衡量企業管理水平的重要指標，對于商貿企業建立現代化管理體系至關重要。就商貿企業發展現狀來看，由于今年突發狀況的影響，對于我國商貿企業，尤其是進出口業務產生了較大影響，出現明顯下滑，據相關數據顯示，2019年我國貨物貿易進出口總值為21.54萬億元，而2020年1-2月，貨物貿易進出口總值只有4.12萬億元，同比下降9.6%，商貿企業發展面臨較大挑戰。作為商貿企業，要提升經營效率，應重視發揮管理先導作用，以管理驅動效益，通過完善的內控機制強化對業財活動的約束、控制，保障資產資源的科學配置，實現效益最大化目標。