高校財務網上報銷系統的研究和實踐

鄭開元

（上海開放大學財務與資產管理部，上海 200433）

一、項目背景

隨著高校的發展，人員、科研項目規模的擴大，國家經費投入總量的增大，報銷業務量也隨之增大。高校信息化建設也從數字化校園發展到了智慧校園，高校資金來源的多樣性以及資金使用管理的精細化，使得日常報銷工作量劇增。加上財務制度的進一步細化和完善，財務報銷的流程也更加復雜，財務部門審核難度也大幅提高，為高校財務管理工作帶來了新的難題。網上報銷系統的建設和推行給這一難題帶來了解決的突破口，該系統在高校智慧校園的建設和財務信息化建設中起到了重要作用，它打破了以往當面審簽、柜臺報銷的固定模式，提供了隨時隨地的財務自助服務。該系統的建設和普及，不僅優化了財務部門的服務質量，同時通過創新報銷方式使得財務部門對經費項目可以做到實時監控，及時通過系統統計出各職能部門所屬項目的執行率，提高了高校財務管理工作的效率。

二、傳統財務報銷方式存在的問題

簡述傳統報銷方式的流程。第一，財務部門需要根據財政預算下達數分配好各個項目的具體金額，以經費本形式下達各預算執行部門。第二，需要報銷經費的部門通過各經辦人填寫相關的報銷憑證、暫借款憑證等紙質單據，并帶好相關原始票據及經費本到財務部審核報銷。第三，財務需要核實原始票據、報銷金額、經費編號，檢查報銷單據是否填寫規范、資金來源是否填寫正確。第四，出納根據已審核的報銷憑證進行付款，牽涉到勞務費發放的還要審核被發放人員的個人信息是否正確。第五，將完成付款的憑證錄入財務賬套，打印會計憑證，經審核后裝訂成冊存檔保存。

傳統報銷方式的整個過程需要各部門協同配合，投入大量的人力作為支撐。項目經費的執行進度查詢也要等到整個傳統報銷流程完成后才可以查詢，由于有工作時間差以及完全通過人工在經費本上記錄統計經費執行的情況，這樣一來可能會造成經費執行率統計的不及時和不準確。如果繼續采用傳統的報銷方式，無法將財務工作更好地融入智慧校園中，就無法真正提高財務管理的水平。

三、高校財務網上報銷系統建設實例——以K大學為例

在學校智慧校園建設的基礎上，K大學著重開始財務信息化的建設和推廣。在完成財務網上報銷系統建設前，已經完成建設相關的一些基礎數據系統，保障網上報銷系統的前期建設和后期正常投入使用。

首先，將財務系統和校園網系統進行整合。通過底層數據的實時交換，讓校園網系統為學校教職工提供統一的登錄體驗以及集成度更好的財務綜合服務。其次，進行財務預算管理系統的建設，通過預算項目庫的建設，實現學校“一上”和“二上”的預算申報工作。在財政預算批復下達之后，項目庫中公用經費、人員經費和項目經費的數據就可以同步到財務網上報銷系統中作為基礎數據，為后續財務部分配項目的金額和明細做好基礎保障。

K大學財務網上報銷系統具體工作流程如下：

（一）財務部根據資金來源（含財政收入、納入預算的政府性收入、學費返還和自籌經費）分配各項目的經費編號。根據上一年度各部門批復的預算明細將項目經費分別授權給各職能部門的負責人或各個項目的負責人。

（二）部門負責人通過選擇經費項目授權功能模塊，將可授權的經費項目授權給報銷經辦人。項目可以整體授權也可以部分經費授權，通過部分授權可以有效地控制經費使用的額度，防止經辦人未按照預算要求隨意報銷項目經費。

（三）經辦人通過創建報銷單功能模塊，可以選擇相應的業務類型進行報銷操作。逐條錄入報銷事由、發票金額、公務卡刷卡信息和時間、電子發票信息、國內差旅信息、暫借款信息等原始信息。信息錄入后經辦人保存并提交報銷憑證至財務部，隨后打印紙質憑證并附上原始單據依次由相關責任人進行流轉簽字后即可在財務大廳進行現場投遞。

（四）財務部定時開箱進行報銷憑證審核。通過掃碼直接獲取報銷憑證的電子信息進行審核，審核結果和流轉進度可隨時在網報系統上查詢。審核完成后系統會自動生成報銷憑證并推送至出納處進行后續付款。

四、網上報銷系統帶來的優勢

（一）加強預算管理，有效地推進預算執行

當經辦人開啟報銷業務時，網報系統會把經費項目的額度進行實時扣減，這樣能及時反映出該項目的實時余額和實時執行進度。與傳統方式做對比不存在時間差，可以隨時查到最新最準確的項目執行率，也不會出現由于人工操作或統計錯誤造成該項目的余額數據出現偏差。相關負責人可以通過該系統隨時查詢預算執行進度和經費支出情況，通過掌握的實時財務信息隨時調整和布置工作及時完成預算執行。

（二）規范報銷流程，及時傳遞財務信息

網報系統通過信息化的手段嚴格控制了報銷流程，對所有需要填寫的信息以及附件進行了嚴格地把控，通過統一的格式流程標準嚴格要求各經辦人按照財務規章制度和財務工作流程進行操作，保障了資金使用的安全和規范。通過網報系統對比電子發票管理信息庫，有效地避免使用同一張電子發票進行重復報銷的情況，在規范報銷流程的同時加強了內控管理。財務部門在管理上、報銷部門在使用上，較以往傳統的報銷方式更加清晰、明確和及時的傳遞財務信息。

（三）有效提高了支付環節的工作效率

網上報銷系統突破了傳統報銷方式對于時間和地域的要求，財務部可以根據提交的電子文檔完成預審，待收到紙質單據核實無誤后可以立即進入支付階段，這個過程避免了經辦人在現場長時間等待的情況，節省了辦理報銷業務過程的周期。在支付環節，出納可從系統中批量導出相關的支付信息，核對數據確認無誤后可以批量導入財政專網進行支付工作，有效地提高了支付工作的效率。

（四）對接校園網系統，安全性較高

通過對接校園網系統不僅僅實現了網上報銷系統的單點登錄，而且降低了網絡安全隱患，避免了黑客直接攻擊獲取信息數據的風險。從規范財務操作流程上，帶來了更好的平穩性和安全性。

五、K大學網上報銷系統實踐中出現的主要問題

（一）此次K大學網上報銷系統的上線使用，實現了學校網上報銷、暫借款申請等標準流程，但是暫時未與學校的辦公流程大廳進行對接，無法通過電子簽名形式進行網上流轉審核，后續的領導簽字環節還是需要報銷人員來回跑動。

（二）由于網報系統不是重新開賬套時就使用的，在系統上線前使用傳統報銷模式期間產生的憑證無法反饋至該系統，各部門無法看到之前經費使用的完整數據。

（三）目前網上報銷系統在前期系統設計上主要是為了解決報銷過程中的通用問題。系統上線后發現可能存在某些業務會有特殊情況的產生，如果還是使用固定模板流程辦理業務的話可能會更加麻煩，會影響到部分報銷業務的順利開展。網上報銷系統設計的科學性和實用性有待進一步改善。

六、下一步的優化和改進

（一）新增電子簽章管理，開通網上流轉功能。結合智慧校園的規劃，將網報系統中的審批流程和辦公流程大廳進行對接，通過辦公系統流轉每一步報銷過程，采取電子簽名的方式替代傳統紙質簽名的方式簡化報銷的簽字環節，減少了經辦人來回跑的次數、等待簽字的周期等，進一步優化財務報銷的流程，讓用戶有更好的使用體驗感。

（二）升級網上報銷系統AI智能模塊。系統板塊主要是升級AI發票識別與稽核平臺，通過該平臺內置的多個通用稽核點（涵蓋市面上包含增值稅發票、定額、飛機火車汽車等通用票種），全面提高學校財務部門的審核質量，輸出稽核結果供財務審核業務負責人作為審批參考或者直接作為審核結果。硬件板塊升級自助智能報賬終端，通過增加智能掃描終端設備的點位，報銷人不用跑到財務大廳現場遞交材料，可以在就近點位投遞已通過AI智能云審核的材料。

（三）結合財務業務工作定期優化網報系統。隨著學校事業的發展，財務工作的進步、信息化建設的逐漸完善，學校網上報銷系統也要與時俱進，及時根據業務的調整進行相關優化工作。網上報銷系統的宗旨就是不斷簡化流程、方便財務報銷和審核工作，盡量縮短報銷過程的整個周期。財務部門也要及時根據系統流程的調整召集相關人員進行培訓或定期推出實務操作手冊，提高報銷人對財務網上報銷業務的了解，以及鞏固實務操作的能力。定期回訪了解系統的使用情況，通過收集的用戶反饋意見可以作為下一階段系統改進的參照。

（四）加強財務專用網絡建設。財務工作由于牽涉到大量資金數據和個人收入信息。為了確保資金安全、防止敏感信息外漏以及登錄財務系統人員的權限把控，建議采用安全性較高的鋪設財務專網的方式布置，或者通過學校信息辦規劃財務專用VLAN建立財務專用局域網。使用專網、專管、專用的模式，增強財務系統網絡的安全性，從而有效地降低泄露機密信息的可能性，保障了財務資金的安全。

七、結論和建議

通過智能化高校財務網上報銷系統的推行，適應了智慧城市建設和智慧校園建設的潮流。隨著社會的發展、高校業務的拓展，學校財務業務的工作量會不斷地增多，網上報銷的普及和不斷的優化，既可以提升財務服務質量、又可以提高財務工作效率，同時通過信息化的手段保障了資金使用的清晰度，方便監管部門做好監督工作。在下一階段工作中，需要不斷的升級相關硬件設備作為基礎保障，同時根據實際業務過程中出現的新需求進行歸納和總結，進一步優化和完善系統，從而提升財務管理的現代化水平。