面向“互聯網+”時代的高校檔案管理工作研究

文/楊丹，武漢城市職業學院

1 引言

服務創新是檔案館工作永恒的主題，是檔案館工作的出發點和落腳點，也是檔案館核心價值觀的體現，只有服務工作做好了，檔案館才會有發展。高校檔案館要借助國家“互聯網+”行動，助力“互聯網+檔案”服務，逐漸達到高校檔案服務個性化、人性化、網絡化、智能化。我們面對新的形勢、新的問題和新的機制，應該充分認識當下檔案工作存在的問題，與時俱進，開拓創新，思想上高度重視，行動上主動探索，實踐上積極創新，努力提升我國高校檔案工作的服務創新水平，更好地為我國高校的辦學及發展，甚至整個經濟社會的發展服務。

2 “互聯網+”的含義

近幾年，國家相關部門發布了相關指導意見，表明“互聯網+”成為新的帶動我國經濟發展形態，“互聯網+”對我國經濟發展起著指導性作用。“互聯網+”的含義就是“互聯網+各行各業”，其并不是單純的疊加在一起，是利用現代化技術，融合到實體經濟中去，創新成新型行業動力，逐步形成以互聯網為基礎的新型經濟模式。

3 “互聯網+”背景下高校檔案管理的現狀

3.1 缺乏對檔案管理的正確認識

由于當前部分高校領導受傳統管理觀念的影響甚深，片面認為檔案管理并非學校管理的主要工作，認為強化學習檔案管理并不會直接創造經濟收益，認為學校各方面檔案資源做到有人保管、不丟失、不泄密即可。正是基于學校領導的片面認知，嚴重制約了高校檔案管理工作的發展。

3.2 檔案館經費投入和軟硬件建設落后

因高校本身可運用的經費極為有限，加之與檔案館的經費投入相比，校領導往往更加看重學校的教學與教研，故絕大多數經費運用到了學校的教學與教研之上，進而使得學校的檔案館經投入已逐漸跟不上時代的發展步伐。這也進一步限制了高校檔案管理工作的有效發展。

4 “互聯網+”背景下高校檔案管理工作實現途徑

4.1 利用“互聯網+檔案”模式，推進高校檔案服務創新

“互聯網+”時代高校檔案工作的服務創新不是喊口號，而是服務創新的實績，這也正是服務創新的根本目的。隨著社會對檔案信息的需求越來越高，檔案工作人員應采用靈活多樣的服務方式，變被動服務為主動服務，變一般化檔案查閱為多樣化、特色化服務，變粗淺的單層次服務為多層次的全方位服務。檔案館應根據學校給予的人力、財力和物力情況，找準檔案工作服務創新的突破口。開展諸如“公開檔案網上發布”“學校大事要事紀錄”“學生成績單中英文對照一覽”“畢業生檔案查詢”“檔案實體信息庫”等服務項目的研究與開發，不斷擴大高校檔案管理工作為教學科研、師生員工以及整個社會的服務范圍。

4.2 樹立“互聯網＋”新思維。

“互聯網+”時代的到來要求各行各業樹立互聯網思維，以互聯網為平臺，將互聯網技術和信息技術融入其中。面對機遇與挑戰，高校檔案館也應該樹立“互聯網+”思維、數字化思維、數據化思維、用戶化思維，將檔案館和互聯網緊密結合起來，轉變思想觀念，轉變檔案館的發展形態，開拓檔案服務創新模式和手段。

4.3 利用“互聯網+”技術，建立高校檔案信息數據庫

對于高校而言，其中涉及的檔案資料實在是很多。這些檔案資料中，不僅有馬上需要歸檔的檔案資料，還有往年需要整合梳理的檔案資料。因此，單憑人力不知道要整理到何時。而通過“互聯網+”技術的應用，可以將所有的檔案資料進行掃描，掃描入庫之后，再根據相應的歸類編程，由程序進行歸類。還可以將相關允許外界觀看的檔案資料上傳到網絡資源平臺中，從而形成簡便的檔案資源調閱。對相應的紙質資源的管理，也可以通過已經規劃的電子版進行歸庫，從而使得整體效率變得更加快速。

4.4 加強安全保障

互聯網技術的發展，帶給人們便利的同時也會帶來隱患，是具有雙面性的。我們要認清這些弊端，信息時代最大的弊端就是安全問題。尤其是高校的檔案信息安全更加重要。之前網絡上爭議不斷的“徐玉玉案件”，就是因為徐玉玉的個人信息被泄露，不法分子所利用，才使她接到詐騙電話，被騙走湊來的學費，導致突發疾病，奪走了一個花季少女的生命。網絡詐騙事件數不勝數，所以安全信息化建設特別重要。當檔案管理與互聯網相結合時，更要注重信息的安全保障，不要讓那些圖謀不軌的人有可乘之機，后果十分危險。只有注重信息管理的安全，對數據安全有所保證，才能為高校學子更好的服務。所以保障檔案信息安全，在技術上進行嚴格控制防范，保障信息的安全性。

4.5 樹立正確的觀念。

傳統的檔案管理方式是檔案管理人員整理紙質版的檔案，工作量不僅繁重，而且整理過程也十分復雜，容易出錯，工作效率不高。在“互聯網+”的時代中，檔案管理人員可以利用計算機系統進行檔案管理，用電子表格的方法進行檔案的整理，這種方式工作量相對較少，工作效率較高，使檔案管理人員有更多的時間投入到其他的工作和學習中去。現在檔案管理與“互聯網+”的模式并沒有完全融合，高校如果想真正落實信息化檔案管理，就應該一步一個腳印，杜絕揠苗助長，這樣才能真正實現檔案的信息化管理。高校應該結合自身實際特點，制定相應的方案，循序漸進的落實檔案管理信息化建設，有序的開展工作。此外，有關部門應該加大對高校的關注，確保高校的信息化建設在國家政策的扶持下得到有效地進行。

4.6 提高檔案管理工作人員的素質能力

第一，通過培訓教育，使檔案管理人員掌握與互聯網和檔案管理系統運行原理的相關理論知識。為了給檔案管理工作人員提供系統實際操作的規范參考，在培訓教育工作的開展過程中，可以針對檔案管理系統的操作流程進行梳理和總結，并通過印制操作流程手冊的方式，形成一套統一的操作規范，隨時供管理人員閱讀和學習。

第二，利用網絡平臺的信息公開性特點，將針對檔案管理工作人員的考核工作也依托網絡信息系統完成，分別從管理人員自評、管理人員互評和校方監督管理人員評價三個維度為檔案管理工作人員的管理成效進行評分。一方面，可以幫助校方的監督管理人員了解檔案管理工作人員的能力水平；另一方面，對工作人員自身形成一種監督和激勵效應，促進其從主觀上重視檔案管理工作，積極提升個人的工作能力和綜合素質。

4.7 積極開發個性化的信息化檔案管理模式

不斷地創新和發展，才能適應更新和變化。在熟悉并全面掌握了網絡信息技術與高校檔案管理融合的方法和路徑后，管理人員應當結合本校的實際需求，以創新開發的理念和思想為基礎，嘗試挖掘出適合于本校檔案管理需求的檔案管理服務功能，以便拓展網絡信息技術在高校檔案管理工作中的應用價值和空間，使得檔案管理工作的服務品質得到更進一步的提升。

4.8 加強檔案標準化建設

為了提高高校檔案管理的標準化程度，則需要做好增量電子化和存量數字化工作，加強營造出良好的信息傳播環境，加強相關管理設備和技術的更新優化，注重對高素質管理人員的培養，在檔案傳遞、分發和借閱的過程中實現一站式管理，保證其規范性和有序性。同時還需要加強制定管理標準，保證所有管理步驟能夠有章可循，全面實現網絡化管理。

5 結束語

互聯網+時代的發展，正在不斷影響并改變人們的生產、生活和思維方式，使創新發展成為新常態。互聯網+賦予了檔案工作新的內涵，互聯網技術的應用推動了高校檔案工作信息管理的不斷創新、檔案工作服務功能的不斷深化。因此，探索一條符合新時期高校檔案工作的新途徑、新方法、新思想，優化檔案工作職能，延伸檔案工作的服務功能，對于我們在新形勢下搶抓互聯網+發展機遇，不斷改進工作方法，充分挖掘和發揮檔案工作的價值，適應我國高校發展策略，建立高校檔案工作新局面，具有重要意義。