信息化背景下加強(qiáng)高職院校財務(wù)檔案管理構(gòu)想

吳晉華

（四川城市職業(yè)學(xué)院，四川 成都 610000）

在高職院校財務(wù)管理中，絕不可忽視檔案管理，因其是日常經(jīng)濟(jì)往來事項的基礎(chǔ)資料和證據(jù)，是核對財務(wù)往來數(shù)據(jù)的重要依據(jù)。當(dāng)前，隨著我國職業(yè)教育的不斷推進(jìn)，高職生源不斷擴(kuò)充，高職院校財務(wù)業(yè)務(wù)暴增，使得高職院校財務(wù)檔案數(shù)量迅速增多，這一現(xiàn)象的出現(xiàn)增加了財務(wù)檔案管理的難度，使得財務(wù)檔案管理工作變得更加復(fù)雜。信息技術(shù)的成熟與發(fā)展為高職院校的財務(wù)檔案管理工作帶來了契機(jī)，高職院校可積極建設(shè)信息化檔案，即利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)，合理劃分檔案資料，依托于信息系統(tǒng)科學(xué)管理財務(wù)檔案，實現(xiàn)全面信息化。這一舉措，很大程度上能提高財務(wù)檔案的利用率，且更好地儲存檔案資料，減少資料不全、丟失、毀損等問題發(fā)生。另外，財務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)，能夠節(jié)省人力。

一、財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中存在的問題

（一）財務(wù)檔案管理理念滯后

一些高職院校對財務(wù)檔案管理認(rèn)識不足，管理理念較落后、保守，關(guān)注度不夠。有以下表現(xiàn)：第一，安于現(xiàn)狀。一些工作人員未跟隨時代發(fā)展腳步，一直應(yīng)用固化方式進(jìn)行工作，在工作中不靈活變通，不主動更新創(chuàng)新，未充分運用信息技術(shù)，導(dǎo)致工作效率得不到提升；第二，認(rèn)識不透徹。部分管理員僅認(rèn)為購買財務(wù)檔案管理軟件即可，未在實質(zhì)管理上下功夫，阻礙了檔案信息化建設(shè)功效的發(fā)揮；第三，工作重視度不夠。把財務(wù)檔案管理工作歸結(jié)為簡單的資料收集、整理，忽視了財務(wù)檔案管理的重要性。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

部分高職院校因缺乏納入編制的財務(wù)人員，在會計核算工作量大的情況下，一般會聘請兼職人員分擔(dān)部分工作，因其對相關(guān)業(yè)務(wù)不太熟悉了解，可能在財務(wù)檔案的收集、整理過程中出現(xiàn)錯誤。另外，財務(wù)檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，大多數(shù)高職院校的檔案管理人員未進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)驗有所欠缺，不夠熟悉檔案操作流程，更不用說應(yīng)用信息技術(shù)來對財務(wù)檔案資料進(jìn)行管理。

（三）信息管理體系不夠完善

電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是財務(wù)檔案管理當(dāng)中一個重要的環(huán)節(jié)，搭建財務(wù)檔案信息系統(tǒng)，利用信息技術(shù)對財務(wù)檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)ω攧?wù)檔案進(jìn)行更好的歸類與存儲，且能夠方便管理人員查閱和管理。但是，目前很多高職院校并沒有建立完善的信息化管理系統(tǒng)。即使有，也未根據(jù)自身需求進(jìn)行專門的系統(tǒng)設(shè)計。導(dǎo)致財務(wù)檔案管理十分混亂，影響著了檔案管理工作的有效性。

（四）財務(wù)檔案分類不科學(xué)

檔案的屬性決定著檔案的保管方式及期限，因此，在進(jìn)行檔案管理時，要進(jìn)行嚴(yán)格科學(xué)的分類。目前，部分高職院校未建立專門用于保管財務(wù)檔案資料的檔案室，未單獨分類各種資料，把所有的資料混合在一起，導(dǎo)致資料提取、利用不便。即使部分高職院校有把檔案裝訂成冊，但是資料分類不合理，給財務(wù)檔案的查找?guī)砹酥T多不便。

二、加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作的構(gòu)想

（一）建設(shè)信息化平臺推行線上財務(wù)檔案管理

高職院校可建設(shè)信息化平臺推行在線管理，把信息技術(shù)的優(yōu)勢發(fā)出來，革新財務(wù)檔案管理模式，以優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，以便發(fā)揮出財務(wù)檔案的作用，使財務(wù)檔案為高職院校相關(guān)工作的開展提供參考依據(jù)，以推動各項工作的開展。高職院校可在信息化平臺上建立專門的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，把財務(wù)檔案按照類別錄入到系統(tǒng)之中，以便日后查詢、調(diào)取檔案。財務(wù)檔案信息平臺的構(gòu)建，遠(yuǎn)比紙質(zhì)化管理的效率要高，高職院校應(yīng)積極推行線上財務(wù)檔案管理，以提升檔案管理工作水平。

（二）明確財務(wù)檔案信息化管理要求

為推動財務(wù)檔案信息化管理，高職院校需要明確財務(wù)檔案信息化管理要求，以要求為基準(zhǔn)，有針對性地實施管理，以滿足時代發(fā)展所需，使信息化管理的作用充分發(fā)揮出來。可在崗位職責(zé)中加入數(shù)字化要求，要求工作人員運用信息技術(shù)展開工作，以優(yōu)化工作模式。

（三）加強(qiáng)管理制度的建設(shè)工作

為了更好地促進(jìn)財務(wù)檔案電子化的發(fā)展，需完善檔案管理制度，更好指導(dǎo)電子財務(wù)檔案的管理工作。第一，建立完善的檔案管理制度，明確信息化背景下財務(wù)檔案管理的目標(biāo)、手段以及方法。第二，明確劃分崗位職責(zé)，結(jié)合財務(wù)明細(xì)劃分賬務(wù)目錄，嚴(yán)格按照劃分依據(jù)錄入檔案資料，且設(shè)置管理權(quán)限調(diào)取財務(wù)檔案，以確保檔案安全。第三，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督，規(guī)范高職院校財務(wù)檔案管理工作，避免違紀(jì)違規(guī)行為出現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

信息化背景下，對財務(wù)檔案管理提出了新的要求。管理人員不僅需具備扎實的專業(yè)知識，還需熟練運用各種管理軟件，這對資源緊缺的高職院校財務(wù)檔案管理的工作人員提出了更高的要求。高職院校要不斷優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，以提高管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、行業(yè)標(biāo)桿單位學(xué)習(xí)等。

（五）重視財務(wù)檔案信息化管理工作

在信息化背景下，諸多行業(yè)實現(xiàn)了無紙化辦公，取得了顯著的成果。高職院校的財務(wù)檔案管理工作開展亦可實現(xiàn)無紙化辦公。…

三、結(jié)束語

綜上所述，財務(wù)檔案能夠?qū)τ谥匾呢攧?wù)信息進(jìn)行保存和管理，更好地服務(wù)高職院校的發(fā)展。在信息化背景下，需要格外重視財務(wù)檔案管理工作，不斷創(chuàng)新管理理念和管理方案，進(jìn)而更好地提高財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和效率。