談財務共享服務中心模式下應付賬款流程的建設

吳小琴

（身份證號，36062219850226＊＊＊＊）

隨著企業會計信息化的快速發展與應用，越來越多的企業開始建立財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC），利用財務共享服務來建設企業的各項業務流程。財務共享服務可以降低企業運營成本，提高業務處理效率，提升會計工作質量，使企業資源得到更加優化的配置。在會計核算的所有業務中，應付賬款直接影響企業的現金流安全，是財務管理的重要組成部分，也是多數企業建立財務共享服務中心后首先納入的流程之一。應付賬款業務流程涉及從采購上游到下游付款的全流程操作，在財務共享服務和信息技術高速發展的背景下得以建設，但企業在實施共享服務后還需關注其潛在的問題，采取相應的對策，使流程得到不斷優化。

一、財務共享服務中心概述

共享服務是指將組織內各分支機構分散進行的某些共性的工作取出，集中由共享中心處理，通過提供專業、標準化的高效服務而創造價值的運作模式。共享服務實現組織資源整合、提高效率、降低成本，幫助各分支機構聚焦客戶，集中精力從事具有核心價值的工作，提高企業競爭力，可以廣泛應用于研發、市場、銷售、服務等不同業務領域，財務共享服務就是其中應用較廣且較成熟的領域。

財務共享服務的客戶全部為公司內部客戶，且流程范圍涵蓋公司所有賬務流程，一個集團需要執行財務共享服務模式，讓共享模式能發揮最大作用，在籌備階段需要做好幾項基本的籌備：集團集中的賬務系統、集團統一會計科目編碼庫、統一的部門規則、共享服務中心比較理想的選址、各業務規范的流程、有力的信息系統支持。

二、財務共享服務中心應付業務流程的建設

財務共享服務中心應付賬款主要包括：對供應商的采購付款，對員工的費用報銷，應付薪酬和福利付款以及關聯公司付款。本文將重點介紹財務共享服務模式下對供應商的采購付款業務流程建設。

（一）財務共享模式下應付賬款業務流程架構

財務共享模式下應付賬款流程主要涉及前端業務環節以及財務共享中心環節兩流程。

1.前端業務環節

前端業務環節主要涉及采購供應商安全認證管理，采購合同簽署，采購訂單的下發及驗收，供應商開票環節。

在財務共享模式下，供應商認證和采購合同簽署采取統一系統、統一標準流程，可以大大提高供應商管理的效率。在供應商認證時，主要從供應商的技術、產品服務質量、響應程度、社會責任、網絡安全等多方面認證供應商是否滿足公司需求。認證后的供應商收款名稱、收款行和賬號等相關信息及時維護至供應商管理系統，便于后續快速獲取付款相關信息。采購合同的評審和簽署，在系統通過業務、法務、財務相關審批，確保后續付款有合同可依。

采購訂單下發和驗收環節，公司將需要采購的主要物料，布置到公司統一的采購平臺，類似于天貓電商平臺，當業務部門產生采購需求時，經辦人在采購平臺下采購申請單，經過業務主管審批后，采購訂單直接下發到供應商側，供應商接受訂單并發貨，業務部門實際收貨后在采購平臺做實物驗收，并上傳驗收相關附件，供應商收到驗收可開票采購訂單后，在供應商協同系統開具發票，并把發票的電子信息通過系統傳送給共享中心財務，同時郵寄紙質發票，實現了采購與開票全流程可跟蹤。未能在采購平臺統一購買的物料，通過線下采購方式，業務獲得線下采購需求審批后進行采購，采購驗收后提供財務付款申請表，并提交對應的驗收文檔。

2.財務共享服務環節

財務共享環節主要包括發票管理員接收及注冊發票、檢查發票并傳遞發票，應付會計審核單據，創建和復核憑證，出納會計完成付款，以及票據歸檔過程。

財務共享中心設置了發票管理員崗位，負責從供應商處統一接收發票，從業務申請人處接收付款申請，并檢查相關票據。直寄財務的發票，發票管理員通過影像系統掃描到發票管理平臺，與稅務系統的發票進行匹配，掃描匹配一致的，流入VAT認證抵扣，不一致的退回供應商更改。通過統一采購平臺下采購訂單接收的發票，與系統自動生成的采購付款申請單匹配一致后，財務ERP新系統自動創建應付憑證；通過線下采購接收的發票，發票管理員把發票和接收的其他票據掃描到發票管理系統，同時把票據原件傳遞給對應業務的應付會計。

應付會計收到票據后，從付款申付系統匹配對應的付款申請單，審核采購訂單、發票、驗收、金額是否一致，付款權簽的準確性，審核無誤后進行應付入賬，生成應付憑證并提交復核會計復核。復核會計審核后，付款申付的電子流會流到出納，出納直接按應付日期在系統中操作支付動作，通過出納復核審批后，款項通過銀企直聯系統快速傳遞到銀行實現支付，全程都無紙化操作。支付成功后，付款信息會回寫至付款申付系統和供應商協同系統，業務和供應商能隨時查詢付款進度。

應付制單會計完成憑證復核后，對于有原始單據的憑證，需要及時傳遞到共享中心文檔室，對于無原始單據的憑證，直接通過電子無紙化完成歸檔。

（二）財務共享模式下應付賬款業務流程系統分析

財務共享服務需要依托信息技術手段的運用來實現集中化、標準化、規范化的作業，應付賬款流程主要涉及以下系統：

供應商協同系統，實現供應商與公司采購訂單的協同，供應商可以及時跟蹤公司采購意向，業務可以及時跟蹤發貨狀態并實現線上驗收，供應商可以根據驗收狀態及時開具已驗收訂單的發票，并跟蹤發票的付款狀態。

發票管理系統，發票管理系統是財務共享服務中心財務處理的首要環節，發票管理員通過影像掃描設備，把接收的發票影像信息掃描注冊到發票管理系統，系統通過解析發票的關鍵信息，識別發票的真偽，影像信息傳遞給制單會計，便于后續票據審核，以及發票的自動認證。

付款申付系統，是業務提交付款申請的審批系統，承載供應商收款信息、付款內容、付款金額、付款支撐附件、付款審批等內容，大大提高了付款信息的準確性、付款的審批效率、同時實現了付款全流程的可視化，事后查詢的便利化。

財務ERP系統，是財務共享服務中心進行賬務處理的財務系統，主要為應付賬款的入賬和付款入賬。財務ERP系統并不是孤立的，它與付款申付系統、供應商管理系統對接，供應商信息、業務付款申請信息同步到財務ERP系統中，確保了賬務處理的準確性。

銀企直聯系統，是ERP系統和網上銀行的直聯系統，可以整合銀企雙方的信息資源。財務共享服務中心出納會計通過銀企直聯系統傳遞付款指令，銀行在安全驗證成功并付出款項后，將信息反饋給企業，企業可完成信息查詢、轉賬支付等資金業務操作。通過銀企直聯系統，企業的付款自動化程度顯著提高，大大減少手工錄入工作量，提升企業資金的支付效率。

（三）財務共享模式下應付賬款業務流程存在的問題

1.信息化程度不高影響共享服務效率

由于應付賬款通常是業務量大，相對重復度高，工作煩瑣的會計內容，需要大量的信息化才能實現高效率的服務共享，但是各信息系統間的集成需要高昂的投資成本和漫長的建設周期，在信息化程度不高時，會出現大量手工操作，需要投入大量人力處理各類跨系統、跨部門的繁重、枯燥且低價值的財務基礎工作，共享服務效率低。

2.業務與財務協同性不高

由于應付賬款的日常核算集中到財務共享服務中心，財務人員脫離業務前端。一方面，財務人員對采購用途不明確，對數據的敏感度降低，賬務核算準確性下降；另一方面，業務人員的業務素質參差不齊，對發票的認知，驗收的要求不理解，又不便于和專業的財務人員溝通，導致在前端數據錄入有誤，直接影響財務數據的準確性。業務和財務不能有效協同，直接造成付款效率下降。

3.員工工作積極性不高

財務共享中心，由于分工高度細化，財務賬務處理工作單一，如員工只處理應付賬款核算，而不涉及其他部分的核算，員工個人容易被定格為會計操作工，視野局限于應付賬款部分，職業發展受限。若在缺乏有效的績效激勵體系時，員工的工作積極性將受到很大影響。

三、財務共享服務中心下應付賬款業務流程的優化

（一）提升信息系統的協同能力

公司應付賬款流程涉及從采購前端到財務付款多個環節，涉及業務人員、供應商、財務、銀行等多個角色，實現全流程的信息系統協同需要對接的系統多，時間和成本都高，公司可以視發展需要分步提升信息系統的協同能力，分步實施系統內部的接口整合，和系統之間的接口整合。比如優先解決供應商協同系統，實現財務模塊與供應商模塊的對接，保證付款數據傳遞的準確性，同時也可以控制采購內控風險。

（二）提高業務與財務的協同性

財務人員應隨時與業務人員保持良好的溝通，建立業務和財務的協同機制。

財務需要深入業務前端，了解前端業務流程的具體操作步驟，能夠清晰地知道財務數據源的采購用途，支撐準確的賬務處理。同時對業務不規范的操作，財務人員應及時反饋給業務，并通過現場培訓、郵件宣傳等手段，提高業務前端數據源的準確性。

（三）調動員工工作積極性

公司可以從共享服務意識、崗位調整、績效評價提高員工的工作積極性。首先，培養員工的共享服務意識，轉變員工觀念，單一工作并不一定使職業發展受限，可以培養某領域的專家，定期讓專家分享工作經驗，提高工作的榮譽感；其次，在共享中心，實行輪崗制，比如應付會計與應收會計或總賬會計輪崗，逐漸培養會計的賬務全盤觀念；再次，在績效評價上實行標準化考評，服務和質量考評，使同一崗位的人由于工作結果的不同，在績效評價上有差別，用績效驅動團隊內員工的工作積極性。