如何加強(qiáng)房屋征收檔案的管理及利用

謝 翔

（蒼南縣房屋征收指導(dǎo)中心，浙江 溫州 325800）

隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展，中國(guó)城市化進(jìn)程不斷加快，舊城的建設(shè)和改造以及周邊農(nóng)村大量集體土地上的房屋征收已形成數(shù)量龐大的房屋征收檔案。做好這部分檔案的收集、管理和利用工作，不僅可以反映城市發(fā)展變化的全過程，而且可以作為國(guó)家社會(huì)轉(zhuǎn)型的歷史基礎(chǔ)。

房屋征收文件是在房屋征收工作中生成的，征用人員不僅是征收文件的收集者，而且還是所收集文件的生成者、檔案錄入的見證人。因此，做好對(duì)檔案館工作人員的教育和培養(yǎng)工作，提高其收藏、管理的意識(shí)，這是確保房屋征收檔案的完整性的關(guān)鍵。房屋征收文件是否被充分收集以及收集的質(zhì)量高低將直接關(guān)系到管理人員和被征收人的切身利益，即國(guó)家、企業(yè)和被征收人的利益。因此，我們必須從收集工作的一開始就將檔案的收集管理納入議程。

1 房屋征收檔案收集的必要性

征地部門應(yīng)當(dāng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”的原則，配備專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)房屋征收文件的管理，即資料的收集、整理和轉(zhuǎn)移。同時(shí)需要對(duì)這一職位實(shí)行責(zé)任制，以確保房屋購(gòu)置檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立完整的房屋征收檔案管理體系，以此確保工作人員做好整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移、利用、保密等各項(xiàng)工作，妥善管理土地和房屋征收檔案。檔案管理工作涉及多個(gè)部門，館各個(gè)單位的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)不同，容易造成文獻(xiàn)和資料的丟失。各檔案主管部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際單位的需求調(diào)整文件資料范圍和保管期限，明確資料的收集、填寫和轉(zhuǎn)讓范圍，確保資料的收集完整且準(zhǔn)確。房屋征收工作本身是一項(xiàng)復(fù)雜的任務(wù)，任務(wù)繁重且周期長(zhǎng)。房屋征收檔案館就是從征收工作中誕生的。此外，在進(jìn)行征收工作時(shí)應(yīng)當(dāng)確保檔案的收集和管理工作同步進(jìn)行，以確保在征收過程中收集到的材料真實(shí)有效，以確保收集的文件和材料具有法律證據(jù)作用。

2 城市房屋征收與補(bǔ)償檔案管理工作中的不足

2.1 數(shù)據(jù)收集程序過于復(fù)雜

在房屋征收項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，會(huì)形成大量的文件和材料，但是對(duì)文件和材料的管理沒有統(tǒng)一而明確的規(guī)定，這些規(guī)定通常是根據(jù)各單位內(nèi)部的有關(guān)法律法規(guī)制定的。不同的管理制度造成資料保管和收集的程度不同，這也導(dǎo)致了對(duì)征收文件和材料的相對(duì)管理較弱。同時(shí)，在房屋征收過程中，各個(gè)檔案材料收藏分散，集中程度較差，不便于管理。

2.2 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

實(shí)際上，在許多情況下，房屋征收和檔案收集不是由專業(yè)的檔案管理員處理的，而是由房屋征收部門的工作人員在征收過程中收集的。這些人大多數(shù)都不是專業(yè)的檔案管理人員，他們對(duì)檔案管理的本質(zhì)缺乏了解。因此，征收人員在進(jìn)行檔案資料管理、收集方面缺乏專業(yè)性，從而導(dǎo)致檔案館藏中的資料容易出現(xiàn)不完整或保存不當(dāng)?shù)葐栴}。特別是有些房屋征收項(xiàng)目的時(shí)間跨度過長(zhǎng)，檔案管理人員的更換較快，如果資料轉(zhuǎn)移不及時(shí)，很容易造成檔案信息的不完整或丟失。

2.3 采集方式單一，難以保證檔案完整

在正常情況下，一個(gè)項(xiàng)目從申請(qǐng)到拆除需要大約2至3年的時(shí)間，而早期征收項(xiàng)目則需要更多的處理時(shí)間。在這么長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，許多檔案難以被有效移交，導(dǎo)致文件保存不完整。

3 房屋征收檔案的管理措施

3.1 建立完整的管理體系

1）房屋征收管理制度；2）房屋征收令；3）被征收房屋的補(bǔ)償措施；4）被征收房屋的補(bǔ)償、對(duì)策和鼓勵(lì)性指導(dǎo)；5）被征收房屋的調(diào)查情況。對(duì)于被征收房屋的補(bǔ)償工作和征收信息的錄入，通過創(chuàng)建檔案信息平臺(tái)，相關(guān)工作人員可以訪問接收檔案信息的網(wǎng)絡(luò)或系統(tǒng)客戶端，以獲得有關(guān)其自身事務(wù)的信息，幫助其完成房屋征收工作和檔案管理工作。同時(shí)，根據(jù)城鄉(xiāng)住房部的有關(guān)規(guī)定，城市管理部門、縣政府和有關(guān)部門必須清楚地顯示房屋、土地征收信息內(nèi)容，并發(fā)布補(bǔ)償和購(gòu)房信息。

3.2 加強(qiáng)信息技術(shù)的覆蓋范圍

只要在項(xiàng)目功能分析和模塊劃分方面和軟件設(shè)計(jì)和軟件調(diào)試方面做到貼合工作需求，就可以幫助征收人員和檔案管理人員快速完成各種任務(wù)。加強(qiáng)信息技術(shù)的最終目標(biāo)就是完成檔案管理的計(jì)算機(jī)化、信息化。將紙質(zhì)檔案文件掃描、轉(zhuǎn)化為電子文件，便于保存、保管和使用。房屋征收檔案文件管理的重點(diǎn)就在于文件的管理和轉(zhuǎn)移。為了確保及時(shí)發(fā)布房屋征收信息，及時(shí)保存已征收的檔案信息，確保工作人員的工作可以成功進(jìn)行，有必要根據(jù)員工的知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)水平進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，如果房屋征收檔案管理想要滿足新形式下的發(fā)展需要，就要完善房屋征收檔案管理的信息建設(shè)系統(tǒng)。管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到房屋征收和檔案管理、利用的必要性，并有效掌握房屋征收檔案管理信息建設(shè)所需的基本信息，現(xiàn)存檔案的轉(zhuǎn)移要求，房屋征收檔案的傳輸周期和過程。只有這樣，房屋征收檔案管理和利用的整體水平才能不斷提高。同時(shí)，可以幫助我國(guó)加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用，促進(jìn)房屋征收檔案管理的更好發(fā)展。