新型科研機構內部控制信息化建設探討

王婷

（生物島實驗室，廣東 廣州 510320）

為了貫徹落實黨中央、國務院關于推進科技領域“放管服”改革的要求，建立完善以信任為前提的科研管理機制，按照能放盡放的要求賦予科研人員更大的人財物自主支配權，減輕科研人員負擔，調動科研人員積極性。本文將從新型科研機構內控信息化建設的必要性、當期新型科研機構內部控制信息化建設現狀及存在問題、加強科研機構內控信息化建設的對策等方面展開探討。保證機構各項活動的合法合規和資金的安全可控，最大限度地消除人為操作因素的影響，提高和改善服務的效率與效果。

一、新型科研機構內部控制信息化建設的必要性

（一）提高科研經費使用效率

科研項目資金管理“過細過死”一直是困擾科研人員的一大難題。在《關于進一步完善省級財政科研項目資金管理等政策的實施意見（試行）》里提到，圍繞簡政放權，廣東省進一步完善省級財政科研項目資金管理，提高使用效率。在賦予科研活動自主權的同時，為防止一放就亂的情況發生，需要完善的內部控制體系來保障運行。

（二）建立健全科研機構治理結構

新型科研機構理事會管重要事項決策，管理層具體管執行和工作推進，監事或內部控制機構管監督，學術委員會和咨詢委員會負責科研方面和人才引進等學術問題進行審定和提供咨詢建議，決策權、執行權和監督權只有有效分離，只有不相容職務相互分離和內部授權審批控制才能促進科學決策機制及防范風險。

（三）信息化內控體系防范內部控制風險

大數據時代下，更多的業務處理都需在互聯網端隨時隨地操作，每天會產生大量的業務數據信息，如果還僅靠某個部門或某幾個人去線下監控審查，難以掌握各個崗位職責的實際落實情況，也無法參與到科研事業單位的活動中。在實際管理中需要自動形成以項目核算為基礎、以資金使用為主線、以資產管理為重點、以合同管理為依托的既有聯接又有限制的內部控制監管體系，這樣才能及時識別、系統分析經營活動中與實現內部控制相關的風險節點，合理確定風險應對策略或將風險控制在可承受范圍之內。

二、當期新型科研機構內部控制信息化建設現狀及存在問題

（一）內部控制環境薄弱

新型科研機構成立時間比較短，初期建設任務重，大量的精力投入到基礎建設、人才引進及組織重大科技攻關方面，新員工比較多，入崗時間短，崗位空缺比較多，有時會存在兼崗，崗位設置和責任分工存在不明確現象，還沒有設置專門的部門和人員進行內控管理，在內部控制方面主要還是依賴財務管控和法務監管，尚未建立決策、執行與監督考核相對分離的風險內控制度。比如合同管理方面，合同簽訂條款由法務審核，合同付款由財務根據申請人按付款節點提請，但合同全過程管理中事前審批、簽訂、執行等環節無法進行把控。

（二）缺乏內部控制意識

從內控意識來看，新型科研機構比較注重科研成果，管理層大部分精力投入到如何促進科研進展，經費執行按預算或合同就行，從管理層到全員還沒有形成內部控制理念，沒有組織內部控制知識的相關培訓，缺少對內控信息化的認識，沒有真正體會到內控體系建設提質增效和給機構管理賦能的優勢，內控意識還處于相對薄弱的階段，會在很大程度上阻礙內控信息化建設的進程。

（三）風險評估機制不完善

從風險評估機制來看，目前機構還未建立經濟活動風險定期評估機制，對經濟活動存在的風險點未進行全面、系統和客觀評估。內控監督檢查機制也不完善，沒有貫穿到科研經費管理的各個環節，存在的項目結題前集中花經費和采購設備使用率不高等管理漏洞和薄弱環節，在科研經費用使用效率、重大項目設置、重大設備采購、關鍵人才引進等環節缺乏有效監督。

（四）內部控制信息化建設體系不健全

從內部控制信息化建設情況來看，由于機構整體經濟活動也是剛起步階段，整體信息化業務模塊還不成熟，辦公信息化系統主要針對日常協同辦公和財務報銷處理，業務流程和管理制度有待于進一步建立和完善，內部控制體系信息化建設也需要提上建設日程。

三、加強科研機構內控信息化建設的對策

（一）建立完善的內控環境

新型科研機構成立內控領導組，對內控信息化系統建設進行專題部署，遇重大問題及時組織協調，單獨設立內控事務官和內控專門機構，并配備專人，加強內部機制建設與組織實施，對決策層負責。確保內部控制部門和人員在工作中具有獨立性，認真履行內控職能，真正將內控環節納入重大事項全過程中管理。

建立完善的內部控制信息化環境，通過流程管理、風險管理、控制點管理等內控手段融入管理決策和重點業務模塊智能化管控活動中，將內控制度嵌入到科研管理一體化管理系統中，實現內部控制制度的程序化、常態化。

（二）全面提升內控意識

通過培訓不斷增強領導層和全員內部控制意識，日常工作中多積累內控信息化的知識，樹立內控信息化的思維，從思想上和工作推進中要充分意識到內部控制在保護資產的安全與完整、防范欺詐和舞弊行為、實現單位目標管理的重要性，重視內部控制制度建設，積極采取有效措施，實現內部控制的目標。

（三）建立健全自主權風險評估機制

根據質量管理標準要求對標，對機構經濟活動進行摸底調查診斷，找出管理運行中關鍵風險控制點，強化內部流程控制，分析風險隱患，完善風險評估機制，實現內控體系全面、有效實施，確保自主權接得住、用得好、不出事，防止滋生腐敗。要善于運用互聯網技術和信息化手段開展工作，增強駕馭風險本領，健全各方面風險防控機制。

賦予科研單位科研項目經費管理使用自主權，《廣州市科技計劃項目經費“包干制”改革試點工作方案》。“包干制”改革試點有三個“突破”：取消預算編制、經費由項目負責人自主使用、項目驗收無須經費審計報告。科研經費“包干制”是建立在信任基礎上的“放管服”，如何做好“放”要放得開， “管”要適度，還能 “服”要到位，相關管理部門應充分利用大數據等信息技術提高監督檢查效率，積極探索實行內部控制自動監測，出現風險及時報警，最大限度降低對科研活動的干擾。

（四）完善內部控制信息化體系

新型機構借助外部專業咨詢機構全面梳理各項業務活動和規章制度，明確業務環節和崗位設置，系統分析經濟活動風險，確定風險點，選擇風險應對策略，制定適合機構實際情況的《內部控制管理手冊》，做好內部控制信息化建設的頂層規劃和設計。

首先，通過流程設計將內控制度、審簽環節、控制標準和審核依據融入一體化科研管理信息平臺里，實現研究單元的科研、人、財、物、儀器設備的橫向閉環管理，實時電子化的流程管理，移動審批的業務管控，智能化的內控指引，大大提高了業務的合規性，降低了研究單元的管理風險，提高了業務合規性。

其次，根據組織架構和人員權限，通過內控流程引擎和內部控制規則系統自動篩選剔除掉無效信息和不合規申請，通過計算和效驗生成有效信息、進行風險警示。業務流程自動化執行，減少審批流程越級或有遺漏現象，增強流程執行的剛性，確保法律法規、制度規范得到嚴格執行。根據不同的業務模塊分崗分級授權，在審批流程環節申請人不審批，審批人不修改，科學化、合理化的內控標準不僅能優化辦事程序，提高效率，能從源頭上控制風險。這樣還能全過程留痕，不易篡改，便于事后問責，這也對經辦人形成威懾、杜絕機會主義和投機行為。對一些重要的崗位還需定期輪換，強化內部流程的控制。

最后，內控信息化管理系統對舞弊高發的業務流程進行重點監控，安排內控人員定期檢查和測試，及時對業務的合規性進行智能判斷，給出合規和超規提示，對業務的統計進行分析，即時輔助決策，提升內控體系的適用性。對于合規性有問題的申請，在申請環節和審批環節都會即時進行預警，在事中進行合規性管理，這樣就可以避免事后出現問題滯后監督的現象。真正做到“管理制度化、制度流程化和流程信息化”。

四、結束語

綜上所述，本文圍繞新型科研機構內部控制信息化建設必要性、現狀及問題進行了探討，從建立完善的內控環境、全面提升內控意識、建立健全風險評估機制和完善內部控制信息化體系四個方面提出了加強科研機構內控信息化建設的對策。在內控信息化建設中，不斷梳理和優化經濟活動的業務流程，明確業務環節，分模塊分級授權，系統分析經濟活動風險，確定風險點，將內控環節納入重大事項全過程管理，減少人為方面的影響因素，形成內控大數據和內控分析報告。以信息化技術支撐的內控管理系統是內部控制規范要求落地的必要手段，對強化內部控制意識，健全內部控制制度，加大內部控制執行力度，加強內部制衡和監督，建立風險防控和執行問責機制有著巨大作用。貫徹制衡機制的內涵和要點，將內部控制嵌入信息系統之中，通過崗位設置、權責分配、流程管理等功能，實現了議事決策、不相容崗位分離、授權審批、評價與監督等應用，幫助新型科研機構實現決策、執行和監督相互分離、相互制約，進而加強廉政風險防控工作。