淺析地勘單位內(nèi)部控制管理

王師

（湖南省有色地質(zhì)勘查局二總隊(duì)，湖南 湘潭 411100）

地勘單位內(nèi)部控制管理的主要目標(biāo)包括：依法開展地勘單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、確保單位的資產(chǎn)安全、保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高全體職工的工作效率。地勘單位內(nèi)部控制管理能夠提高單位領(lǐng)導(dǎo)層和職工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，推動(dòng)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部管理水平的提升，保障單位各項(xiàng)職能活動(dòng)的有效履行。

一、地勘單位內(nèi)部控制管理主要原則

（一）全面性原則：全面性原則包括兩個(gè)方面，一個(gè)是所有的業(yè)務(wù)無(wú)論大小或者新生業(yè)務(wù)都需要包括，另一個(gè)是指每個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要包括，要盡細(xì)盡全。

（二）重要性原則：在全面性原則的前提下，內(nèi)部控制要著重于重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。越是重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)控制不合理時(shí)，目標(biāo)越不容易實(shí)現(xiàn)，也越容易違法相關(guān)的法律法規(guī)。

（三）制衡性原則：當(dāng)某個(gè)部門出現(xiàn)失去監(jiān)督的制約的時(shí)候，就會(huì)極其容易滋生腐敗。因此單位內(nèi)部控制需要明確界定相關(guān)部門的職責(zé)分工，規(guī)范其業(yè)務(wù)流程、設(shè)置相應(yīng)的相互監(jiān)督和制約制度。

（四）適應(yīng)性原則：時(shí)代在發(fā)展，單位的業(yè)務(wù)也會(huì)隨著進(jìn)行拓展和調(diào)整，同時(shí)國(guó)家也會(huì)隨時(shí)出臺(tái)不同的法律法規(guī)。單位的內(nèi)部控制管理需要隨著這些變化而及時(shí)調(diào)整，避免出現(xiàn)管理盲區(qū)。同時(shí)社會(huì)的管理理念和方法也在隨之進(jìn)步，單位的領(lǐng)導(dǎo)層和管理人員需要關(guān)注和學(xué)習(xí)社會(huì)上先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身單位實(shí)際進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，提升自身的管理水平。

二、地勘單位加強(qiáng)內(nèi)部控制的作用

（一）內(nèi)部控制可以確保地勘單位資產(chǎn)安全

內(nèi)部控制能夠?qū)Y產(chǎn)的申請(qǐng)、購(gòu)買、使用、保管等活動(dòng)進(jìn)行控制，防止貪污、盜竊、濫用、毀壞等不法行為，確保資金的合理使用和科學(xué)管理，從根源上杜絕浪費(fèi)。

（二）內(nèi)部控制可以提高會(huì)計(jì)信息正確性和可靠性

地勘單位建立合理的內(nèi)部控制制度，制定科學(xué)的職責(zé)分工，規(guī)范執(zhí)行業(yè)務(wù)處理流程，這種情況下產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息，可以有效防止人為的差錯(cuò)，確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、可靠。

（三）內(nèi)部控制可以保證生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行

內(nèi)部控制制度的流程越規(guī)范，部門設(shè)置的越合理，職責(zé)分工越明確，監(jiān)督流程越透明，生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就會(huì)越順利進(jìn)行，目標(biāo)就更容易實(shí)現(xiàn)。

三、地勘單位內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

內(nèi)部控制環(huán)境對(duì)地勘單位內(nèi)部控制管理存在著舉足輕重的影響。環(huán)境薄弱主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：人員意識(shí)薄弱和部門設(shè)計(jì)不合理。地勘單位的內(nèi)部控制需要全員參與，而當(dāng)前的所有職工對(duì)內(nèi)部控制的意識(shí)相當(dāng)薄弱，尤其是單位的領(lǐng)導(dǎo)，更需要全面認(rèn)識(shí)內(nèi)部控制的重要性，而有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為單位內(nèi)部控制是個(gè)別職能部門的工作，甚至覺得單位內(nèi)部控制可有可無(wú)，這樣的管理理念就會(huì)從頭造成單位內(nèi)控控制體系建設(shè)的不完整。部分職工和部門參與單位內(nèi)控控制建設(shè)，其他職工和部門不參與也不配合，也會(huì)使內(nèi)部控制制度不能得到有效實(shí)施?？偠灾瑑?nèi)部控制體系需要全體職工參與、全面流程覆蓋、各部門互相牽制，但因?yàn)榈乜眴挝粌?nèi)部缺乏合理的內(nèi)部控制管理，致使內(nèi)部控制建設(shè)沒有得到真正的有效實(shí)施，沒有取得預(yù)期的效果。

（二）內(nèi)部控制制度不合理

大部分地勘單位在近幾年才著手建設(shè)相關(guān)的內(nèi)部控制制度，所以內(nèi)部控制制度存在一定的瑕疵。地勘單位內(nèi)部控制不合理主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1．相關(guān)制度在制定時(shí)，可能因?yàn)闃I(yè)務(wù)還未開展，因此設(shè)計(jì)得不合理或過(guò)于理想化，導(dǎo)致制度在實(shí)際過(guò)程中不具有可操作性。2．隨著業(yè)務(wù)活動(dòng)的拓展，以前制定的制度沒有及時(shí)跟隨業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，存在相容崗位不分離，崗位權(quán)責(zé)不清晰，形成了制度執(zhí)行時(shí)的混亂。3．內(nèi)部控制規(guī)章制度沒有涵蓋所有的單位全體職工和所有業(yè)務(wù)活動(dòng)，導(dǎo)致部分業(yè)務(wù)活動(dòng)沒有相關(guān)的指導(dǎo)流程和制度約束。

（三）內(nèi)部控制監(jiān)督評(píng)價(jià)體系不完善

內(nèi)部控制的監(jiān)督與評(píng)價(jià)可以很大程度上保障內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行，有效及時(shí)的監(jiān)督與評(píng)價(jià)可以讓領(lǐng)導(dǎo)層第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制執(zhí)行時(shí)存在的問(wèn)題，為內(nèi)部控制體系的完善提供基礎(chǔ)。當(dāng)前地勘單位監(jiān)督機(jī)制存在著或多或少的問(wèn)題，比如：部分地勘單位設(shè)置了審計(jì)部門監(jiān)督機(jī)構(gòu)，但屬于單位內(nèi)部職能部門，難以具備獨(dú)立性和權(quán)威性；部分地勘單位將具有監(jiān)督部門與執(zhí)行部門合并，形成自我監(jiān)督的弊端；部分地勘單位內(nèi)部控制監(jiān)督部門對(duì)于單位內(nèi)部控制的監(jiān)督只流于形式，僅限于事后結(jié)果監(jiān)督，缺乏對(duì)整個(gè)單位內(nèi)部控制體系的監(jiān)督。

四、地勘單位內(nèi)部控制管理改進(jìn)提升建議

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

1．提升單位領(lǐng)導(dǎo)層的內(nèi)部控制管理意識(shí)。

領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)定期參加內(nèi)部控制方面的培訓(xùn)，明確自身所應(yīng)履行的職責(zé)和所擔(dān)任的角色，從戰(zhàn)略高度把握內(nèi)部控制的流程建設(shè)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)層的內(nèi)部控制管理水平和能力。

2．定期培訓(xùn)職工的內(nèi)部控制意識(shí)和相關(guān)技能

內(nèi)部控制需要全體職工參與，讓每一個(gè)職工都應(yīng)具有內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，把內(nèi)部控制意識(shí)貫穿于地勘單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的方方面面中。單位職工是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的執(zhí)行者，職工的知識(shí)和技能必須與所在崗位所需能力相匹配，這是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和內(nèi)部控制活動(dòng)得以有效運(yùn)行的基本保障。當(dāng)所有職工充分認(rèn)識(shí)到控制流程的重要性并具備相關(guān)技能時(shí)，執(zhí)行過(guò)程中遇到不合理的地方便會(huì)主動(dòng)地提出優(yōu)化和規(guī)范流程制度的建議。

3．優(yōu)化地勘單位組織架構(gòu)

地勘單位應(yīng)該合理配置組織架構(gòu)，給各部門分配明確的職責(zé)與權(quán)限，該拆分的部門進(jìn)行拆分，形成互相監(jiān)督。比如：設(shè)置獨(dú)立的部門來(lái)制定內(nèi)部控制制度，設(shè)置獨(dú)立的監(jiān)督部門來(lái)監(jiān)督執(zhí)行部門的活動(dòng)。使各部門分別負(fù)責(zé)各方面的工作，并相互監(jiān)督、相互制約。

（二）建立完善的內(nèi)部控制制度體系

1．制度的全業(yè)務(wù)流程涵蓋

制度的建設(shè)需要考慮其全面性，內(nèi)部控制制度體系的完善需要單位領(lǐng)導(dǎo)層根據(jù)本單位內(nèi)部控制的有關(guān)要求，結(jié)合單位的當(dāng)前實(shí)際需要，梳理單位的所有業(yè)務(wù)流程并進(jìn)行適當(dāng)歸類，恰當(dāng)使用內(nèi)部控制方法，健全內(nèi)部控制制度，使內(nèi)部控制制度涵蓋單位的所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和全部業(yè)務(wù)過(guò)程。

2．制度的順暢執(zhí)行

內(nèi)部控制制度建設(shè)應(yīng)該要基于單位的實(shí)際情況，調(diào)整單位的組織架構(gòu)；重塑單位文化，使其與內(nèi)部控制制度相適應(yīng)。內(nèi)部控制制度需要明確崗位職責(zé)分離，分級(jí)授權(quán)審批、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制措施等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的流程內(nèi)容，提高業(yè)務(wù)處理的效率。

3．制度的持續(xù)改進(jìn)

內(nèi)部控制制度的持續(xù)改進(jìn)包括制度本身和人員兩個(gè)方面。在制度方面，需要注重管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，定期根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，最終形成有效的完整的內(nèi)部控制制度體系。制度的建立和不斷完善依賴于職工的綜合素質(zhì)，所以地勘單位要加強(qiáng)單位內(nèi)部控制人才培訓(xùn)，提升單位職工綜合素質(zhì)，為內(nèi)部控制人才隊(duì)伍提供保障。

（三）完善內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制

1．加強(qiáng)內(nèi)部部門監(jiān)督和評(píng)價(jià)

內(nèi)部控制制度的規(guī)范執(zhí)行需要有單獨(dú)的部門進(jìn)行監(jiān)督。因此需要對(duì)監(jiān)督也設(shè)置相應(yīng)完善的績(jī)效考核方法。用提升績(jī)效的方式激勵(lì)各個(gè)執(zhí)行部門正確規(guī)范的遵守已經(jīng)制定的內(nèi)部控制流程，用降低績(jī)效的方式提醒執(zhí)行部門一些不符合流程規(guī)范的地方。同時(shí)也對(duì)監(jiān)督部門設(shè)置激勵(lì)措施，來(lái)激勵(lì)監(jiān)督部門的各項(xiàng)工作，來(lái)促使監(jiān)督部門從制度的建立、關(guān)鍵崗位的人員設(shè)置情況、流程執(zhí)行過(guò)程等多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)督以及提出改進(jìn)意見。對(duì)事前、事中、事后設(shè)置不同的激勵(lì)來(lái)使監(jiān)督不流于形式，確保制度的規(guī)范執(zhí)行。

2．提高外部監(jiān)督與評(píng)價(jià)

由于地勘單位內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)單位負(fù)責(zé)，具有固有局限性，可能會(huì)導(dǎo)致一些控制缺陷在干預(yù)下被掩蓋，不利于地勘單位內(nèi)部控制的改善。所以通常需要獨(dú)立的第三方參與地勘單位的監(jiān)督與評(píng)價(jià)，以完善內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制。地勘單位可以通過(guò)完善內(nèi)部控制信息披露制度，讓地勘單位接受政府、社會(huì)的廣泛監(jiān)督。地勘單位還可以聘請(qǐng)注冊(cè)會(huì)計(jì)師，讓注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)地勘單位內(nèi)部控制設(shè)計(jì)及執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)及評(píng)價(jià)，并出具評(píng)審報(bào)告。這樣可以監(jiān)督地勘單位內(nèi)部控制體系，也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)地勘單位內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題。