關于大數據時代背景下的檔案管理研討

文/王希燕，渾江區財政局財務人員教育中心

大數據時代的到來，面對日漸增多的電子文件，檔案資源的管理是高效提取電子信息的基礎。而面對龐大的數據網絡，檔案管理工作者需不斷搜集數據信息，還需將其集成正確的決策，可以說大數據時代背景下，檔案管理工作是促進企事業發展的重要舉措。基于此，本文以大數據時代背景下檔案管理機制準備的轉變為基礎，探討了大數據時代背景下檔案管理所面臨的挑戰，并提出相應的檔案管理對策，為提高檔案資源利用率提供理論依據。

1 檔案管理機制的改變

大數據時代背景下，數據龐大，檔案管理工作內容繁瑣，傳統的檔案管理制度已無法滿足現代檔案管理工作的需求，檔案管理工作人員應該不思路，完善信息反饋機制，注重信息的存儲分類；大數據時代背景下，檔案數據的管理應以大數據計算為檔案管理的基礎數據，對檔案資料進行信息化、數據化管理，實現檔案材料的專業化管理；大數據時代背景下，檔案材料的安全性受到威脅，為此，需建立健全檔案安全信息系統，檔案工作人員應樹立安全管理意識，做好檔案應急防范工作，確保檔案資料的安全管理。

2 檔案管理所面臨的挑戰

2.1 傳統檔案管理面臨挑戰

傳統檔案管理使用直接鑒定法，搜集有價值的檔案文件，而隨著大數據時代的帶來，面對龐大的數據量，顯然直接鑒定法已經屋面滿足需求。與此同時，步入大數據時代后，資源信息量巨大，而且各項信息直接存在眾多交叉，傳統的分門別類管理模式，工作量巨大的同時，無法提取到有價值的信息資源，使得信息資源的有效利用率不高。

2.2 檔案管理存儲面臨挑戰

傳統檔案以紙質檔村村，大數據時代背景下，數據信息的存儲形式多樣，包括電子文檔、視頻檔案、數據檔案、音頻檔案等，顯然傳統檔案的存儲已經無法滿足現代檔案存儲的需求。與此同時，隨著電子信息技術的不斷發展，未來檔案的存儲形式還更加多樣，智能化存儲是未來檔案存儲管理的趨勢。

2.3 檔案管理工作人員面臨巨大挑戰

作為時代發展的產物，面對復雜、多樣的電子檔案，管理者面臨巨大挑戰。傳統上的檔案管理工作者，僅需掌握基本的檔案管理思路，按照檔案管理流程執行即可。而在大數據背景下，檔案管理工作者需掌握相關的管理技術，做好檔案資料的分類的同時，還需做好數據分析、軟件操作、數據審閱等相關工作，為此，大數據時代背景下，需要高素養的檔案管理工作人員。

3 大數據時代背景下檔案管理策略

3.1 應用大數據技術進行管理

面對龐大的數據檔案，為提取有效信息，可安裝大數據轉發器，通過建立數據索引，提供搜索鏈接，為人們提供有價值的信息使用；大數據時代，雖然電子檔案類型眾多，但以非結構化的電子文件為主，傳統的采用關系型數據庫進行管理，已經無法滿足需求，可采用大數據技術數據庫，提供高效的檔案存儲，不僅能提供檔案管理的利用效率。

3.2 注重專業素質人才的培養

大數據時代的到來，要求檔案管理工作者具備全面的專業素養。為此，在日常工作中，要注重檔案管理工作者的專業素養，樹立全新的檔案管理理念，促進檔案管理工作者專業素養的提升。與此同時，政府應結合地域發展實際，應鼓勵高校開展跨學科的全面型人才的培養；更為重要的是，各部門單位應不斷引進高素質的檔案工作人員，積極帶動整個檔案工作隊伍的發展進步；最后，還應不斷強化投入，加強檔案管理者教育培訓工作，提升專業素養和工作能力。

3.3 強化合作

檔案管理部門要加強與大數據公司的公司，將各類大數據技術有效的融合到檔案管理工作中。與此同時，在日常的工作中，檔案管理工作者要積極的轉變觀念，打破傳統的行業之間的界限。積極尋求與大數據公司之間的技術交流、技術研發，開發相應的檔案管理設備、軟件。更為重要的是，在檔案管理過程中，可采用分布式架構技術，有效的結合云技術和物聯網技術，將云技術和虛擬技術應用到檔案管理工作中。還要積極的尋找多方合作，加強技術交流，打破行業間壁壘。

3.4 加強檔案管理制度建設

大數據時代，給檔案信息數據帶來巨大的風險。為此，開展檔案管理工作的同時，需加強檔案管理制度建設，尤其是檔案安全信息的管理制度，防止檔案信息的泄露；除此之外，政府相關部門應加強檔案管理工作，確保檔案信息的安全性，強化落實，提升檔案管理的現代化水平。

3.5 優化檔案管理人才結構

據調查顯示，由于國內檔案管理工作一直處于弱勢地位，致使我國檔案管理工作人員的年齡老化，年齡結構不合理，缺少高素質的檔案管理人才。而大數據時代，對檔案工作人員提出了更高的要求，人才是檔案管理工作的基礎。為此，檔案管理工應不斷調整人才結構，改善檔案管理隊伍，建成年齡結構合理，高素質的檔案管理工作人員。