現代信息化技術手段在辦公室檔案管理中的有效應用

文/肖勇軍，秀山土家族苗族自治縣生態環境局

隨著信息技術的迅猛發展和普及，辦公室檔案的管理工作也發生了很大的變化，辦公室里的工作者需要靈活地去獲取信息。現代化信息技術手段在社會經濟發展中占據著越來越重要的地位，過去陳舊的檔案管理方法缺乏科學技術的支持，容易導致管理檔案的成本大、管理內容過于復雜、管理周期比較長，不利于工作效率地提高。所以只有將現代化技術手段替代傳統低質量的檔案管理工作，才能更進一步地管理好辦公室檔案，提高現代辦公室檔案管理的工作效率。

1 現代化信息技術下辦公室檔案管理工作的意義

1.1 信息化辦公室檔案管理的意義

在新時代背景下，辦公室的工作方式也推陳出新，傳統的辦公室管理檔案的記錄方法已轉換為現代信息化的數字整理，信息化檔案管理就是將新穎的信息技術手段應用到建立、匯總、存檔的管理工作中，同時還要作為檔案信息工作的其他應用。如何在辦公室檔案管理工作中發揮好信息化技術的作用，就得靠對應的行政部門的規章來進行。

1.2 信息化管理辦公室檔案的特點

正常來說，運用信息化管理辦公室檔案基本上有三個特征。基本的特點就是辦公室工作者必須要依照相關工作部門的法律規章制度去展開檔案管理的工作。最突出的特點是信息化管理檔案使整個工作的管理方法由實物轉化為技術手段管理。因而用電子制檔替換實物記檔也變成了各個部門應用信息化檔案管理的重要途徑。最后，信息化技術管理檔案是一種創新的工作方法，把它運用到工作中實現了數字化和多元化，為管理檔案工作的可持續發展和創新實施打下了牢固的基礎。

2 現代化辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1 辦公室檔案管理存在一定的安全隱患

當今社會已經是互聯網的時代，伴隨著電腦技術的提高，各路高手層出不窮，所以黑客攻擊公司或者單位網站的現象時有發生，這些惡意地攻擊行為使辦公室檔案信息有容易泄露的風險，辦公室檔案管理處是各個公司單位存儲重要文件的部門，尤其是一些機密文件一旦泄露就會給公司單位造成無法挽回的損失。由于現在很多辦公室檔案管理者沒有很強烈的信息防護知識，加上檔案管理的工作內容錯綜復雜，所以特別容易造成信息泄露。

2.2 辦公室檔案管理機構不完善

根據調查研究，很多事業單位和公司的辦公室檔案管理處沒有建立一支有一定獨立性的管理團隊，而是讓行政部門去統一管理檔案工作，又加上工作沒有實施問責制，檔案管理體系不完善，繼而容易造成工作缺失。其次，在從事檔案管理工作時，單位或者公司沒有嚴格遵照相關的保密協議去實行，這就易造成信息流失，給檔案的應用管理質量造成了嚴重影響。

2.3 辦公室基礎設施不配套

由于管理檔案的工作量巨大、內容復雜、耗時長，加上信息更新快，這就需要長時間系統化地去整理信息和探索式地開展工作，同時還需要配備相應地辦公設施去同步進行。可是，目前很多的辦公室由于沒有經濟上的投入支持，檔案管理工作條件變得非常有限，沒有設施地輔助，最后就容易造成檔案文件丟失、信息泄露等現象地發生，嚴重影響了工作的高效進行。

3 現代化辦公室檔案管理工作的創新方法

3.1 提升檔案管理工作的安全防患意識，增強對信息技術的安全應用

辦公室檔案管理工作者要嚴格要求自己，正確樹立安全管理的知識理念，重視自己的工作內容。現如今，在數字化大數據充斥社會工作的背景之下，管理者要制定完善的安全措施來確定檔案信息的保密性和安全性。管理者要正面分析信息化檔案的安全隱患問題，仔細判斷信息安全的要求，同時要加強檔案信息的管理，然后制定出科學的安全保障制度，大大地提升信息管理的保密性。再者，辦公室檔案管理者一定要有防患于未然的意識，提前想好應對措施，以便于安全快速地應對可能會出現的信息外泄的危險，避免造成信息的泄露。

3.2 構建完整的辦公室檔案管理體制并成立監管體系

建立完整地管理體制是一個企業或者單位進行管理工作的重中之重，因而更是辦公室檔案管理工作中不可缺少的部分。所以，一定要加強構建有關方面地管理體系和規章制度，促使管理工作成績的優秀實現。在構建管理體系的過程當中，制定相關的規章和管理制度是相當重要的，一定要把它放到檔案管理工作的新體系里去實踐，防止它成為了表面形式。為了保證檔案管理工作可以嚴格按照管理體制去展開，作為上層管理者，必須成立強而有力地監管體系，可以去約束下層檔案管理工作者的工作行為，從而保證工作有效安全地開展。

3.3 加大辦公室的經濟投入，完善檔案管理地工作設施

在當下，根據現代化信息技術手段在辦公室檔案管理工作中的應用要求，必然要加大對辦公室的資金投入，完善現代化信息技術建設的物質基礎，更新和增加工作設備，幫助工作者有效地進行檔案管理工作，大大地提高了工作效率。其次，應該加大對人才地培養和引進，成立一批專業的檔案管理工作者，加強管理系統，使檔案管理的專業化數字化，形成優秀的組織文化，不斷地提高工作質量。

4 結語

在新時代的推進下，辦公室檔案管理工作越來越受人們的重視，而信息化技術手段成為了辦公室檔案管理工作中必不可少的部分，只有提高工作者的安全防患意識，加強信息技術的安全應用，構建完整地管理體系，并且加大對辦公室檔案管理工作的經濟投入，完善工作設施，才能高效地提高工作者的工作效率，全面提高建設檔案管理工作的現代化水平。