探索綜合性科研院所如何建立以項目管理為核心的采購管理——以某科研院所為例

楊萍

探索綜合性科研院所如何建立以項目管理為核心的采購管理——以某科研院所為例

楊萍

（中國原子能科學研究院綜合計劃處，北京 102413）

中國各大綜合性科研院所承擔的科研項目的資金渠道大多為國有資金渠道，由于其綜合性導致經費渠道的多樣性。同時，國家各部委管理的科研經費渠道對于經費預算、經費調整程序、經費審計、項目驗收等關鍵環節控制措施具有不同的管理思路，其管理規定也不盡相同。以綜合性科研院所為例，分析科研院所目前的采購現狀，并就如何建立以項目管理為核心的采購管理，提出了粗淺的看法。

綜合性科研院所；項目管理；采購管理；管理思路

綜合性科研院所的項目雖然來源渠道多，但無一例外的是所有的采購都必須遵循國家特定的法律法規、遵循上級主管部門和本單位的行政管理制度，同時采購過程還必須做到公開、公平、公正。

1 科研院所的采購特點

某科研院所是一所綜合性的科研院所，業務范圍廣，包括以固定資產投資為主的工程建設項目，以縱向科研、工程科研為主的科研項目、產業開發項目、后勤保障與管理服務項目等四大類項目；涉及領域與學科多，完成任務所需采購的產品有品類繁多、范圍廣、單筆采購數量少金額大的特點。

四大類業務的采購特點如下：①工程建設項目。項目分類清晰、上級批復明確、政府監管力度強、相關法律法規精準完善、相對規范。②科研項目。項目渠道多，管理部門多；研發領域廣、采購產品種類繁多，范圍廣泛，專業性強；非標設備、特定的技術服務多，技術要求度高，技術變更頻繁，供方相對集中且有限，傾向賣方市場；涉及國家秘密、商業秘密。③產業開發項目。以市場為導向，緊急采購、定向采購多，甲方占主導地位。④后勤保障與服務項目。社會化程度高，采購產品標準，市場競爭度高，供方相對分散，傾向買方市場。

該院采購實行院所兩級管理，院層面主要以制度建設、體系建設和合規性管理為主，計劃部門作為采購的歸口管理部門，所級單位負責采購的具體實施，并建立了集中采購中心實施集中采購。所有采購都必須遵循國家特定的法律法規、遵循集團公司和院的行政管理制度，同時，采購過程還必須做到公開、公平、公正。

2 科研采購管理存在的問題

對采購管理的認識不統一，采購無計劃性，全部為臨時采購需求且多打著項目急需的旗號，想方設法規避各類管理要求，忽視采購的合法性、合規性，主要表現如下。

2.1 對采購專業化管理認識不足

機構設置不到位、專業化人員配備嚴重不足，導致管理深度不夠，各層級流程不暢通。院所兩級均未認識到采購管理實際是一門學科，需要具備專業化；④管理知識人員方可全面深入地完成采購管理工作。目前，院設立院級采購的歸口管理部門，配備了較為專業的管理人員，但均非專職管理人員，同時承擔其他管理工作，用于采購管理的時間總計僅為1人年，對采購的管理深度嚴重不足，僅限于對采購需求文件式的審核審批，對采購過程的合規性管理多是在問題已產生后的追責。所級單位作為采購的具體實施部門，所配備的采購管理人員也往往身兼數任，且人員更換頻繁，對相關法規制度、采購流程多數了解不深入，無法第一時間發現采購過程存在的問題，對基層單位遇到的問題也無法解答并予以解決，基層采購遇到問題會直接向院級管理部門求助，另一個層面講院級管理部門發現的采購問題不能通過所一級管理準確有效的傳達到基層采購人員，反饋回的答復與管理部門的實際要求相差甚遠，往往多次反復造成時間上的浪費，影響采購項目的進展。

2.2 采購缺乏計劃性

無序化采購導致確保項目進度與合規采購的矛盾尤為突出。采購以課題組為單元，采購權分散，采購隨意性大，采購無計劃，項目所需產品采購前松后緊，為確保不影響項目進展，年底突擊采購現象年年存在，因此而導致的違規采購現象時有發生。

2.3 采購相關法律法規執行不到位

采購過程不規范，違法違規現象頻現，由于缺乏有效的審核與監督控制體系，各層級審核與監督各自為政，未形成聯動機制，使得采購的過程管理失控。項目投資、進度、質量等屢屢出現問題，不僅導致項目拖期，還由于一線科研人員作為采購實施的主體，涉及人員較多且不固定，加之繁重的科研任務，沒有充足的時間去理解掌握繁多的采購管理尤其是招標管理的相關政策，委托的招標代理機構水平參差不齊，在招標文件編制、招標評標過程中的不規范現象屢有發生，曾多次遭到供方質疑，且在各類審計與檢查過程中頻被查出各類違規問題。

2.4 狹義的合同管理使得合同管理僅停留在文本審核與信息登記階段

一直以來相關人員對合同管理認識的不到位，導致合同管理沒有形成完整的體系，雖然出臺了合同管理規定，但規定主要側重合同簽訂前的文本審核；雖然明確了合同章的管理部門，但部門僅對合同簽訂時信息進行登記，合同后續的進展過程及合同執行的合規性、有效性均未納入管理體系。

2.5 采購管理未實現信息化管理

各級審批、各類信息的收集、各類統計數據的生成全部依靠人工，不僅造成人力、物力、財力的浪費，而且對采購的過程管理無法真正進行實時的節點控制，降低了管理效率。

2.6 人員結構不合理

成立集中采購中心后，由于人員結構的不合理，加之 任務匹配與實際采購人員數量、專業能力的嚴重失調，在一段時間內確實未發揮其本應發揮的作用，反而帶來了負面的效應。

3 采購管理改進建議

根據該院采購管理存在的實際問題，結合采購的特點，對標同類型單位，并結合基層單位反饋的意見，在遵循國家法律、誠信、規范的原則下，應對該院采購管理方面進行如下改進。

3.1 應構建以項目管理為核心，采購管理、質量管理、財務管理與之有機結合的采購全生命周期的管理控制系統

該系統包括采購計劃與項目計劃相結合的計劃管理體系，標準、規范、完善的專業化采購合規性審核管理體系，合同執行與項目投資控制、進度控制、質量控制相匹配的控制體系，統一的合同績效評價指標與績效評價考核獎懲體系，完整的信息收集、整理、分析應用與經驗反饋體系。這5個子體系均緊密圍繞項目管理開展業務工作。

近年來，我國的教育觀念發生了巨大的轉變，高效課堂這一理念已經引起了廣泛的關注。高效課堂的核心理念是充分利用有限的教學時間，有效完成教學任務。因此，教學效率是評價高效課堂的重要標準。效率是指單位時間的生產數量，在教學領域內，教師的知識輸出與學生的理解情況，應當被視為影響教學效率的主要因素。首先，教師的知識輸出主要指課堂內的知識容量。物理教學的課時通常較短，在有限的時間內，教師不僅需要完成課綱規定的教學目標，也應當為學生提供更為豐富的課外知識。其次，學生的理解情況是指學生在單位時間內熟練掌握的知識量。影響這一環節的主要因素分別是教師的表達能力、課堂管理、課件組織以及師生之間的互動。

3.1.1 采購計劃與項目計劃相結合的計劃管理體系

項目管理單位及采購管理部門應改變目前在采購管理過程中的被動型管理模式。采購管理部門將采購管理工作前延并與項目管理單位配合，督促采購需求單位在編制項目進度計劃、投資計劃的同時，對項目批復中明確需要購買的專用設備及材料、影響項目進展的重要設備及材料編制出采購計劃，采購管理部門依據各單位提報的采購計劃統籌考慮、合理下達采購計劃，匹配進度計劃設置進度控制節點，監控計劃實施。

3.1.2 標準、規范、完善的專業化采購合規性審核體系

以采購前端合規性審查為主要工作，依托上級部門建立的電子采購平臺控制對外發布的窗口，包括采購計劃階段采購文件（含招標文件）發布前的公開性審核、平臺報名供應商的公平性審核、評審結果的公正性審核、合同蓋章前的符合性審核4方面。

3.1.3 合同執行與項目投資控制、進度控制、質量控制相匹配的進度控制體系

盡快完成ERP系統采購模塊的開發，并與項目管理、財務管理、質量管理等子模塊對接，將合同信息錄入該系統并根據項目進度計劃、投資計劃設置進度控制節點、支付控制節點、預算執行率控制節點，建立事前、事中、事后三個維度的預警機制，監控合同執行全過程。

3.1.4 統一的合同績效評價指標與績效評價考核獎懲體系

建立內部合同績效評價機制，按照合同金額、合同執行、對方單位、違約情況等建立統一的績效評價指標和績效評價考核獎懲辦法，合同的績效評價結果將直接影響合同執行人員、相關管理人員的績效獎勵。合同管理的績效考評獎懲體系應該與考核體系掛鉤，并建立業務約談和問責約談機制，分別由業務部門和紀檢監察部負責問責。

3.1.5 完整的信息收集、整理、分析應用與經驗反饋體系

加強采購全過程各類信息的收集，匯總整理，進行數據分析，發掘數據背后的故事，并反饋到實際工作中，使管理工作得以不斷完善和持續改進。

以上工作均需要一定數量的具備專業知識且政治思想過硬的專職管理人員進行專業化管理來實現，因此，做實采購職能管理專業化管理機構是必要的前提。

根據該院具體采購業務量，專業化采購管理機構業務應包括兩大部分，即采購管理與合同管理。采購管理主要負責計劃管理、采購尋源過程的合規性審核與日常監管、信息收集分析與經驗反饋、采購管理績效評價考核獎懲體系的建立；合同管理主要負責合同標準模板的建立與日常維護；合同文本的符合性審核、合同執行過程的監控、合同章的管理。

3.2 在集中采購中心與二級單位之間建立良性有序的內部采購與服務的供需機制

后續集中采購管理中心應優化人員結構，提高人員素質，改變現有形象，逐步提升集中采購中心在采購管理中的作用。

要對集中采購中心重新進行定位，改變現有身份，由純公益型轉變為半公益型，在完成以下規定動作的基礎上，積極開拓院內市場：①將貨架產品的采購全流程做強做精，逐步向標準產品、非標產品采購過渡；②配合管理部門做好招標實施工作，確保招標全流程的規范性；③了解掌握市場動態信息，篩選出該院可能需要采購的產品信息，進行分析并向全院傳遞，為基層單位采購提供參考依據，節約其市場調研所需時間。

建立采購供需考核制度，對集中采購中心考核分為兩部分，規定動作部分作為基礎績效，承接院內任務進行量化考核并與獎勵績效掛鉤。同時，對二級單位委托集中采購管理中心實施采購予以獎勵，可納入二級單位獎勵績效考慮。

長此以往，將形成有序的供需體系，集采中心也可以在大量的實踐中不斷積累經驗最終成為真正專業化的采購實施部門。以上改進工作完成后，該院的采購管理勢必會上一個臺階，同時也會帶動項目管理有序推進。

2095－6835（2020）20－0146－02

F276.3

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.20.063

楊萍（1971—），女，本科，高級經濟師，主要研究方向為綜合計劃管理。

〔編輯：張思楠〕