探索檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

李嘉熠

探索檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

李嘉熠

（中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司洛陽(yáng)電光設(shè)備研究所，河南 洛陽(yáng) 471000）

隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的深入推進(jìn)，各行各業(yè)的發(fā)展都深受其影響，尤其是檔案管理工作。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式存在一定的局限性，也難以滿足日漸增長(zhǎng)的檔案管理工作需求，已逐步退出歷史舞臺(tái)，升級(jí)為信息化檔案管理方式，這不僅大大降低了檔案管理工作難度，減輕了工作負(fù)擔(dān)，也逐漸形成了檔案遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，檔案信息化管理雖然擁有著廣闊的發(fā)展前景和機(jī)遇，但仍然面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。簡(jiǎn)述了檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中出現(xiàn)的不足之處，針對(duì)這些不足提出了幾點(diǎn)有效建議。

檔案管理；信息技術(shù)；計(jì)算機(jī)；管理制度

與傳統(tǒng)檔案管理工作不同，現(xiàn)代檔案管理工作與數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)行檔案資料的實(shí)時(shí)共享，創(chuàng)新了檔案管理工作理念，使其與現(xiàn)代社會(huì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求相適應(yīng)，推動(dòng)了檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展進(jìn)程。

檔案管理是一門(mén)相對(duì)完善且擁有嚴(yán)密體系的科學(xué)，通過(guò)建立檔案管理信息化模式，改善傳統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量低、效率慢、安全隱患大等缺陷，逐漸成為新時(shí)代檔案管理工作的新方向，所以，企業(yè)自身應(yīng)切實(shí)意識(shí)到檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的重要意義。

1 檔案信息化概述

1.1 檔案

作為世界經(jīng)濟(jì)和時(shí)代與社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)力支撐與基礎(chǔ)，信息技術(shù)已蔓延到世界各個(gè)角落，而檔案作為人類生產(chǎn)生活發(fā)展的重要結(jié)晶，也是不同行業(yè)生產(chǎn)工作的一手資料，對(duì)于各行業(yè)未來(lái)發(fā)展的方案制訂與規(guī)劃具有重要意義，應(yīng)盡快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

所謂檔案，是指包括各種文字、圖案、聲響等記錄在內(nèi)的，以往和現(xiàn)在國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人所從事的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)、宗教活動(dòng)過(guò)程中，所形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)未來(lái)發(fā)展有巨大保存價(jià)值的資料，與人類社會(huì)代代發(fā)展密切相關(guān)，通過(guò)對(duì)檔案的搜索和研究，能夠?qū)v史、文化等方面進(jìn)行更深入的認(rèn)知和了解。

1.2 檔案信息化分析

基于現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，檔案管理逐步成為各領(lǐng)域可持續(xù)發(fā)展的核心構(gòu)成部分，但傳統(tǒng)檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學(xué)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變?nèi)斯n案管理形式，轉(zhuǎn)為信息化管理方式。對(duì)于檔案信息化而言，是指在檔案管理工作中融入信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)手段、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，對(duì)檔案資源進(jìn)行有序整理與歸納，檔案管理信息化迎合了新時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為指導(dǎo)，對(duì)檔案信息進(jìn)行傳遞、接收、存儲(chǔ)與利用。在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)遵循規(guī)范性原則、安全性原則和效益性原則，以制訂相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)為前提，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，最大限度地保護(hù)檔案信息不被竊取和盜用。

2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

作為改革創(chuàng)新的重要決策人，如果領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)改革不夠重視或不支持，改革創(chuàng)新不徹底或僅流于形式，只停留在空喊口號(hào)層面上，則會(huì)嚴(yán)重滯后檔案管理信息化建設(shè)。此外，不僅相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，部分管理人員對(duì)信息技術(shù)的主動(dòng)利用意識(shí)薄弱，仍然傾向于對(duì)紙質(zhì)檔案的使用，而且由于自身缺少足夠的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，導(dǎo)致對(duì)電子檔案管理工作的完成情況不佳，也在一定程度上挫傷了員工工作的積極性。

2.2 部分企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)尚缺乏綱領(lǐng)性規(guī)劃

對(duì)于檔案管理電子化建設(shè)而言，首先是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，但部分館室由于歷史原因?qū)е虏貦n案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，且案卷質(zhì)量低。與此同時(shí)，由于檔案工作自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)缺少規(guī)范性，雖然積極引進(jìn)了相關(guān)軟件，搭建了管理平臺(tái)，招聘了專業(yè)化人才。但是由于缺少對(duì)自身檔案管理信息化建設(shè)的系統(tǒng)規(guī)劃，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)僅停留在理論層面，缺少與實(shí)踐的有機(jī)融合。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)缺少管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，各類型企業(yè)的不斷涌現(xiàn)，企業(yè)檔案數(shù)量也逐年增長(zhǎng)。但由于缺少統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致多數(shù)檔案仍以紙質(zhì)形式保存。在此情況下，長(zhǎng)期處于后勤地位的檔案管理部門(mén)，不但工作量不斷增加，而且給檔案館庫(kù)房帶來(lái)了更大負(fù)荷，加大了檔案管理人員的工作壓力，由于缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，使得很多檔案管理都處于混亂無(wú)序狀態(tài)，阻礙了檔案管理信息化發(fā)展的整體進(jìn)程。

3 檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

3.1 加大對(duì)檔案管理電子信息化的重視程度

為了有效提高檔案管理信息化水平，管理層加深重視程度，為檔案管理工作人員起到模范帶頭作用，向檔案管理工作人員宣傳與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息化管理理念，讓員工在潛移默化中提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度，促使檔案工作人員樹(shù)立較強(qiáng)的檔案信息意識(shí)，發(fā)揮社會(huì)意識(shí)的能動(dòng)作用，才能更有效地推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。

由此可見(jiàn)，提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視度，是推動(dòng)其深入發(fā)展的前提，只有充分發(fā)揮社會(huì)意識(shí)在檔案管理信息化建設(shè)中的能動(dòng)影響，才能為檔案信息化建設(shè)注入更多的發(fā)展動(dòng)力，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員的使命感與責(zé)任心，使其更為主動(dòng)地關(guān)心檔案管理信息化建設(shè)事業(yè)的未來(lái)發(fā)展情況，在工作中付出更多努力和心血，為檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)更多力量。

3.2 打造高素養(yǎng)高水平的專業(yè)型隊(duì)伍

當(dāng)前的檔案信息化工作革新過(guò)程中，最主要的問(wèn)題依然是專業(yè)人才資源的匱乏，致使檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展緩慢。因此，必須建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，具備處理、分析、研究大量檔案信息能力的同時(shí)，還要兼具扎實(shí)的理論基礎(chǔ)、較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)及維護(hù)能力。由此可見(jiàn)，要想加強(qiáng)人才建設(shè)，必須要豐富以往檔案工作人員的單一組成結(jié)構(gòu)，引進(jìn)更多綜合型專業(yè)人才，并為其提供必要的后續(xù)培訓(xùn)以及充足的交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使其不斷提高個(gè)人綜合能力，切實(shí)提升個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)，最大限度地調(diào)動(dòng)其工作積極性與主動(dòng)性，更高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理的預(yù)期目標(biāo)。

3.3 引進(jìn)配套設(shè)施，提高安全性和穩(wěn)定性

提高預(yù)算比例，配置與檔案管理信息化建設(shè)相適應(yīng)的高質(zhì)量、性能優(yōu)良的軟硬件設(shè)施，避免受到電磁干擾及輻射等因素的影響，從源頭上降低設(shè)備損毀概率，切實(shí)提高檔案管理信息化的安全性和穩(wěn)定性。與此同時(shí)，各企業(yè)檔案管理部門(mén)還應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展水平，開(kāi)發(fā)出適合自身企業(yè)檔案管理部門(mén)的信息化系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員也要提出更全面的要求，不僅要熟悉電子文件特征，還要對(duì)電子檔案進(jìn)行全程規(guī)范管理，掌握扎實(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，對(duì)新舊檔案資源實(shí)施統(tǒng)一規(guī)劃和管理，根據(jù)實(shí)際情況制訂長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，將檔案改革工作落到實(shí)處。

3.4 建立健全檔案信息化管理制度

為了推進(jìn)信息化建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展，不僅要重視對(duì)軟硬件設(shè)施的改善與升級(jí)，建立素質(zhì)高、能力強(qiáng)的專業(yè)人才隊(duì)伍，更要建立健全制度，且所建立的規(guī)章制度要與企業(yè)的自身發(fā)展特點(diǎn)相適應(yīng)。建立起具有雙向制約作用的管理制度，讓領(lǐng)導(dǎo)層和員工間互相約束，避免因領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)斷專權(quán)，打消了員工的工作積極性，能夠提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平和員工的執(zhí)行效率。因此，在制訂檔案信息化管理制度的過(guò)程中，應(yīng)聽(tīng)取員工建議，做到有功必賞、有錯(cuò)必罰，充分體現(xiàn)管理制度的權(quán)威性和公正性，讓檔案管理工作者在有效的規(guī)章制度規(guī)范下，最大化發(fā)揮個(gè)人工作能力。

3.5 加大對(duì)檔案信息資源的整合

由于檔案資源所涵蓋的范圍較大，信息內(nèi)容較為復(fù)雜，因此，在執(zhí)行檔案管理信息化工作時(shí)，必須要整合其中具有較高研究?jī)r(jià)值的部分資源信息，并對(duì)該部分內(nèi)容所具有的潛在價(jià)值進(jìn)行挖掘，還要對(duì)所搜集來(lái)的檔案信息資源進(jìn)行詳細(xì)分類及統(tǒng)一部署，再通過(guò)分級(jí)管理方式，為企業(yè)檔案信息資源的歸納、整合、共享創(chuàng)造有利條件。由此可見(jiàn)，加大資源整合力度，選擇恰當(dāng)?shù)墓芾碥浖晟茩n案管理存儲(chǔ)設(shè)備以及電子文件管理，應(yīng)備有充足的檔案裝具，并科學(xué)、合理地存放各種類型的檔案。

3.6 確保檔案信息管理工作的安全

在信息化改革與創(chuàng)新過(guò)程中，所有工作都是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)展開(kāi)的，即所有檔案信息管理任務(wù)都要通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)這種操作方式展開(kāi)。在這種情況下，由于信息網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性特征，檔案管理工作自然會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)特性不同程度的負(fù)面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統(tǒng)一上傳并存儲(chǔ)在云盤(pán)當(dāng)中，當(dāng)存儲(chǔ)檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時(shí)，就會(huì)發(fā)生檔案資料丟失及損毀等嚴(yán)重后果。對(duì)此，就可采用檔案資源備份的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)資源信息資源的妥善保存和管理，同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全手段，比如及時(shí)建立防火墻等，并施行企業(yè)內(nèi)部信息訪問(wèn)安全制度，設(shè)置相應(yīng)的檔案信息訪問(wèn)權(quán)限，同時(shí)采用密碼校驗(yàn)制度，這樣才能夠最大限度地避免檔案信息丟失。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等逐漸改變了人們的生活、工作方式，也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案生成方式的改變，而檔案管理電子信息化發(fā)展是順應(yīng)歷史潮流的。就目前而言，其建設(shè)狀況并不是十分理想，存在較多亟待解決的問(wèn)題，包括相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，部分企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)尚缺乏綱領(lǐng)性規(guī)劃，檔案管理信息化建設(shè)缺少統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)等，這些問(wèn)題都在一定程度上阻礙著信息化建設(shè)的良性發(fā)展。因此，必須要提高對(duì)其的重視程度，努力建立起一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才，改善軟、硬件設(shè)施，提高安全性和穩(wěn)定性，建立健全檔案信息化管理制度，加強(qiáng)檔案信息資源整合力度，做好檔案信息安全管理工作，才能真正滿足新時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案信息化管理工作的現(xiàn)實(shí)要求。

［1］蘇娟，張凌燕.淺談檔案計(jì)算機(jī)管理工作中存在的問(wèn)題［J］.科技信息（科學(xué)教研），2007（25）：522.

［2］許麗英.淺談科技檔案管理信息化建設(shè)［J］.企業(yè)文化（下旬刊），2015（2）：195.

［3］龔霞，鐘霞.淺談科技檔案管理信息化建設(shè)［J］.沿海企業(yè)與科技，2011（9）：19-20.

G270.7

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2020.18.042

2095－6835（2020）18－0106－02

李嘉熠（1985—），女，河南洛陽(yáng)人，本科，館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

〔編輯：張思楠〕