科研院所OA系統使用問題及應對措施

鄧倫棟

科研院所是我國科技研發的重要部門，通過提高工作效率，不僅可促進科研工作的快速進行，也可在科研決策過程中提供更具科學性的依據。但是辦公自動化目前尚未發展成熟，辦公自動化系統與科研院所的融合依然存在一些問題，因此采取一系列措施解決目前存在的問題極為重要[1]。

1 OA系統的定義及辦公優勢

隨著我國互聯網和信息化的發展，越來越多的企事業單位及政府部門實現了基于互聯網的辦公自動化。辦公自動化OA（Office Automation）是在設備、通信逐步實現自動化的基礎上，通過管理信息系統的發展而興起的一門綜合性技術[2]。它是將計算機網絡與現代化辦公相結合的一種新型辦公方式，不僅可以實現辦公事務的自動化處理，而且可以極大地提高工作效率，為管理與決策提供科學的依據。

OA系統適用于多種行業，相比傳統辦公方式具有以下幾點優勢：其一，在企業或單位的辦公管理當中，通常會涉及到秘書與行政要務，OA系統的融入，可對行政事務和人事關系進行更為直接的了解，從而提高了事務處理的準確性；其二，傳統辦公管理期間需要對每一份文件進行細致的分析與解讀，并且文件多以紙制為主，多次的修改不僅降低了工作人員的辦公效率，同時也容易導致文件信息丟失的現象發生，OA系統可通過計算機技術和信息技術對文件進行自動管理，既可降低成本辦公效率，也可提高文件安全性與私密性；其三，OA系統可對涉及決策的資料進行科學分析，根據分析結果做出具有建設性的決策建議，使得決策更具科學性，同時也確保了數據的精準性。

科研院所信息化建設一般由科學院辦公室或科技信息管理部門牽頭，協調各個單位配合，網絡IP地址統一規劃，網絡分區管理，各單位采用虛擬專用網絡VPN（Virtual Private Network）互聯互通，形成一體化，同時加強防火墻、入侵檢測、殺病毒等網絡安全防護工作[3]。

2 科研院所OA系統使用存在的問題

科研院所的辦公自動化系統已經投入使用幾年，但目前使用率不高。通過OA系統后臺應用日志數據情況顯示，OA系統總登錄操作次數、平均每天操作次數、登錄使用用戶數量、平均日在線人數仍然較低，科研院所OA系統使用情況不盡如人意，主要是存在以下問題：

2.1 習慣傳統辦公方式

通過研究調查發現，一些單位部門或個人由于長期在傳統的辦公管理方式下辦公，對傳統的辦公方式已經形成習慣，然而OA系統雖然可大幅度提高工作人員的辦公效率，但是OA系統擁有嚴格的流程，致使這些單位部門或個人無法適應OA系統，甚至還存在“先辦事，后補流程”的不規范想象發生，而這不僅會顯著降低工作人員對OA系統的適應能力，也會導致很多工作流程無法順利完成，進而一定程度上對OA系統的正常使用造成影響，而這反而會降低工作效率，同時也沒有將OA系統的潛力和優勢充分發揮出來。

2.2 固有思維模式影響

人們在面對新鮮事物時，都會有一種思維慣性，對原有的思維模式較為依靠。相比傳統辦公管理方式，OA系統是一種全新的管理理念，是發展信息化社會的重要手段，將其應用于科研院所中不僅是響應我國對信息化發展的號召，同時也是對人們傳統觀念、固有思維的一種挑戰。工作人員長期在傳統辦公管理模式下工作，工作流程已經“深入人心”，OA系統的思維模式與傳統思維模式具有較大差異，因此需要對科研院所內工作人員的思想進行改變，但是老中青工作人員對計算機的了解程度各不相同，計算機水平也參差不齊，對待新事物的接受能力、適應能力亦各不相同，造成部分工作人員“不愿意”使用OA系統，從而使得OA系統無法在科研院所中順利施行。

2.3 工作落實不夠主動

由于OA系統施行時間較短，且部分工作人員并沒有完全接受OA系統，從而導致大部分工作人員并沒有形成“登陸OA查看有無工作部署”的良好習慣，即大部分工作人員在OA系統模式下的工作落實缺乏主動性。表面上看OA系統是公文處理，而實際上是工作執行落實的整個過程[4]。公文處理的程序涉及單位部門，需要各層級管理人員對其進行及時辦理。通過實踐觀察發現，當前科研院所的公文處理存在未及時處理的現象，待處理公文常處于積壓狀態，一但公文處理的某一個環節出現問題，則會對公文處理造成較大的影響，從而使得公文的決策要求、任務部署、制度規范等事項無法及時傳達到單位部門及各個工作人員，導致工作落實緩慢，嚴重時對整個團隊的執行力也會造成影響。

2.4 OA流程不夠合理

由于科研院所各單位部門OA管理依然存在責任不明顯的現象，致使各個單位部門、團隊的工作督促責任不明確。公文的處理流程、公文事項分類等事項也缺乏科學性，各管理層批辦意見不夠及時，具體落實部門和具體承辦人員也未明確。所有公文均通過“群發”的方式下達，部分工作人員則會出現“那些文件與我無關”“上OA是浪費時間”等消極思想，OA系統的使用意愿大大降低，致使OA系統無法得到工作人員的“喜愛”，使得OA系統無法在科研院所得到認可。

3 改進建議

3.1 明確工作責任

明確科研院所各單位部門的工作責任是保證OA系統正常運行的關鍵，因此應對各單位部門OA系統的使用聯絡員進行確定，聯絡員主要負責督促工作人員使用OA系統、業務督辦和公文流轉等工作。辦公室要對各類公文進行細致分類，降低相關負責人和聯絡員的工作量，需要各單位部門負責人簽署的公文，不必再流轉到單位部門的其他工作人員手中，對于涉及不到的單位部門，不再以“群發”的方式處理。對未及時處理OA系統流轉公文導致相關業務工作滯后的，約談相關單位部門負責人，出現重大負面影響的嚴肅問責。

3.2 優化辦事程序

良好的辦事程序可保證公文能夠使得公文處理更有效率，因此需要采取一定措施加快公文的辦理速度和流轉速度，特別是公文的擬制、審核、簽發等程序，以及收、發文程序及傳遞程序，均需要進行優化。此外，通過對公文管理制度進行全面改進，促進公文管理更加趨于科學化、制度化及規范化。在公文流轉程序的優化方面，需要通過簡化內部工作環節，大力壓縮辦事時間，從而提高工作人員的工作效率，整體提高全體工作人員的執行力，推動各單位部門團隊協作能力的發展。

3.3 完善功能模塊

為確保OA系統能夠在科研院所順利施行，必須深入了解科研院所業務發展需求，不斷擴充OA系統功能，增加印章、合同、請假等功能模塊，逐步在OA系統實現印章、合同、請假、出差會議培訓計劃等審批，使OA系統更高效流暢；加強工作監控力度，辦公室將通過系統記錄個人工作行為、審批進度，不定期通報OA系統使用監控結果，使管理層能全面掌握工作辦理狀態，及時發現并解決問題，從而避免工作進展受到限制。

3.4 推進移動OA系統應用

為解決“領導出差無法審批”導致重要事項被“卡住”的問題，推進OA系統桌面辦公與移動辦公無縫對接，各單位部門負責人應該積極帶頭使用移動版OA系統，使得科研院所工作人員養成使用移動版OA系統的習慣，從而實現OA系統的桌面辦公與移動辦公的無縫對接。通過PC端+移動端的模式，使得科研院所內所有公文、重要事項等各業務系統審批不再受到時間和地點的限制，不僅有利于辦公成本的降低，拓展辦公空間，還可大幅提高辦公效率。

3.5 加大宣傳培訓

加大科研院所OA系統的宣傳與培訓。宣傳方面，科研院所積極開展相關知識講座，既讓工作人員能夠真正了解辦公自動化的重要性，轉變觀念，統一思想，加深工作人員對OA系統的認識，還可讓工作人員積極提高其對OA系統的思想自覺和行動自覺，從而為工作人員能夠積極主動的適應信息化建設奠定良好基礎。培訓方面，了解科研院所工作人員使用OA系統情況，收集匯總工作人員在使用OA系統時遇到的問題和困難，制定培訓計劃，邀請有關專家到相關科研院所進行面對面、有針對性的培訓，幫助工作人員熟練掌握OA系統的操作，熟悉業務工作流程，提高工作能力和工作效率。