檔案管理系統在峽江水利樞紐工程中的建立和應用

劉鳳桐 江西省峽江水利樞紐工程管理局

1、峽江水利樞紐工程檔案管理情況

江西省峽江水利樞紐工程位于吉安市峽江縣巴邱鎮上游，壩址地處贛江中游，是一座以防洪、發電、航運為主，兼顧灌溉、水資源調配等綜合效益的大（1）型水利樞紐工程。隨著現代科學技術的發展，數字技術在當今社會得到廣泛應用。各種載體的文件資源通過現代信息設備轉化為數字信息，使其成為可以被計算機識別的圖像或文件。構建檔案管理系統解決了空間、時間上的限制，促進了資源信息共享。峽江水利樞紐工程建設總指揮部十分重視工程檔案管理工作，檔案工作始終貫徹在工程建設中?？傊笓]部成立了檔案工作領導小組，明確了檔案管理職責，建立了檔案管理工作網絡，制定了檔案管理制度，落實了檔案管理經費，配備了必要的檔案設施設備及檔案裝具，確保了工程檔案管理工作的正常開展，為開發檔案管理系統提供了堅實后盾。

1.1 峽江水利樞紐工程檔案的特點

峽江水利樞紐工程檔案具有以下特點：

（1）檔案內容涉及范圍廣。在峽江水利樞紐工程建設的過程中，涉及水工建筑、機電設備等工程，同時也受移民、水保、環保等因素的影響，這些都造成了峽江水利工程檔案收集范圍廣、涉及行業多的特點。

（2）檔案收集耗時久。工程檔案收集時間的長短是由工程的建設周期確定，峽江水利樞紐工程規模巨大、建設項目多，項目劃分施工標41個，設備采購標46個，工程服務標5個，涉及5縣（區）征地移民安置范圍大。從規劃設計、前期準備、施工建造到最后竣工運行,施工總工期長達72個月。

（3）檔案種類多、數量大。水利工程檔案由水利工程建設的前期，施工期，竣工驗收等不同階段形成的，目前該工程已形成工程檔案資料共6332卷（一套）。

2、峽江水利樞紐工程檔案管理系統的建立

2.1 峽江水利樞紐工程檔案的集成

（1）數據集成。數據資料是大型工程建設項目從立項至竣工，維護過程中產生的所有文字、聲像和圖片的信息。峽江水利樞紐工程將項目文件劃分為：建設前期文件、建設管理文件、施工單位文件、監理文件、財務管理文件、各階段驗收文件、科研項目文件及設備文件。

（2）過程集成。峽江水利樞紐工程檔案的過程集成主要實現檔案從單個文件到生成再到管理和利用，從而有效的控制文件到館藏檔案的全過程。

流程說明：首先峽江水利樞紐工程樞紐指揮部制定相關檔案管理辦法，各參建單位參照《檔案管理辦法》收集資料并形成項目文件，峽江水利工程樞紐指揮部在旁進行協助、監督與指導。檔案整理完畢后，參建單位進行自審后遞交監理單位復審，最后指揮部進行三審。建設項目合同工程驗收時，參建單位會向監理單位提交檔案審核申請，監督單位提出整改意見，參建單位根據建議和要求重新整理檔案。監督單位對整改后的檔進行重新審核，審核無誤后向總部提交移交申請表，完成檔案移交。

（3）系統集成。本階段集成主要是通過將數字化檔案文本、案卷目錄、卷內目錄文件掛接在系統上，從而建立目錄數據庫與檔案全文數據庫。峽江水利樞紐工程檔案管理系統分為以下四個主要模塊：收集整編模塊、文件管理模塊、檔案管理模塊及檔案利用模塊。

2.2 峽江水利樞紐工程檔案系統的應用

2.2.1 文件管理模塊

文件管理是不斷豐富和改進檔案信息內容的管理模塊。檔案管理員可以設置基本參數實施文件管理，從而實現刪除文件數據，批量安裝，批量修改，打印，數據傳輸等功能。

2.2.2 收集整編模塊

收集整編模塊是一個公共模塊，主要用于臨時移交的零散文件。收集整編模塊可以根據檔案資料的密級、保管期限、全宗、立卷單位等內容進行自動分類、存儲，實現文件、案卷的多級檢索。其主要功能是分類，排序，調整，編目，存檔，打印目錄索引等。

2.2.3 檔案管理模塊

檔案管理模塊是針對歸檔后的電子檔案信息進行日常的維護管理，其中包括：數據管理、庫房管理和權限設置。

（1）數據管理。數據管理是指對日常資料的錄入、分類、編碼以及定時備份。

（2）庫房管理。庫房管理峽江水利樞紐工程檔案庫房為原型，建立了3D模型模擬庫房情況。模擬庫房錄入了檔案資料的基本信息，檔案檢索后，能迅速確定檔案位置。另外庫房管理還具有文件統計、文件進出記錄、溫濕度記錄、導入、導出等功能。

（3）權限設置。為有效的控制用戶對關鍵資料的瀏覽和下載，檔案工作人員會根據每一個角色、組、用戶設置不同的操作范圍與系統功能，對在線用戶進行實施監控，確保峽江水利樞紐工程檔案系統安全、有效的運行。

2.2.4 檔案利用模塊

（1）檔案檢索。峽江水利樞紐工程檔案系統提供組合檢索、跨類檢索、模糊檢索和二次檢索等功能。用戶可以登入系統，使用檔案檢索功能，輸入所需文件的相關信息。系統將在數據庫中自動搜索符合條件的文件信息，搜索完成后，用戶可以在他/她的權限范圍內瀏覽，打印和下載電子文件。

（2）借閱管理。借閱管理主要分為借閱登記、歸還登記、催還清單以及借閱清單四大部分。

借閱登記主要是便于管理人員對紙質檔案的管理。峽江水利樞紐工程檔案資料數量眾多，盡管大部分檔案進行了備份，但部分原件因其特殊性缺乏備份。為確保紙質檔案文件的完整性，避免缺少檔案信息記錄導致數據缺失等問題。在確認用戶借閱文件需求后，檔案管理人員應及時在系統錄入文件編號、借閱人、借閱時間、擬還時間等信息，并打印借閱清單，待借閱人簽字后再對檔案資料進行外借。

歸還登記可根據歸還檔案資料的登記的信息形成歸還列表，供日后驗證。

由于檔案數據的借閱和歸還都在系統上完成了信息錄入，系統會對逾期未還的檔案或借出若干天的檔案進行統計并自動生成催還清單。

借閱清單是根據借閱登記的信息而自動生成的，當檔案完成歸還登記，系統的借閱清單會智能刪除已歸還的檔案資料信息。

3.結語

峽江水利樞紐工程檔案管理系統是檔案工作在當前新形勢下所形成的產物，打破了傳統的檔案管理方式，突破檔案利用的局限性，實現檔案信息資源的合理配置，科學管理。工程檔案的建立徹底實現了檔案管理自動化，運用先進的手段進行檔案規范化管理，方便檔案管理人員快速查找文件，節省查詢時間，實現資源共享。