做出行業(yè)不可替代的“壁壘”

楊濟(jì)森

導(dǎo)語(yǔ)：9月5日，由世界旅游城市聯(lián)合會(huì)主辦的世界旅游合作與發(fā)展大會(huì)在北京國(guó)家會(huì)議中心成功舉行。作為2020年中國(guó)國(guó)際服務(wù)貿(mào)易交易會(huì)（簡(jiǎn)稱“服貿(mào)會(huì)”）期間舉辦的四場(chǎng)高峰論壇之一，本次大會(huì)是服貿(mào)會(huì)期間唯一由國(guó)際組織參與主辦的會(huì)議。本次大會(huì)吸引了國(guó)際組織負(fù)責(zé)人、知名旅游企業(yè)及投資機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等50余位重量級(jí)人士、全天共約700位嘉賓現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)。眾信博睿為本次大會(huì)提供了組織籌備、策劃設(shè)計(jì)、制作搭建、現(xiàn)場(chǎng)管理、嘉賓接待、技術(shù)保障等全案服務(wù)，并出色地完成了任務(wù)，贏得了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及與會(huì)嘉賓的一致好評(píng)。

據(jù)眾信旅游（北京）國(guó)際商務(wù)會(huì)議展覽有限公司副總裁寧國(guó)新介紹，此次世界旅游合作與發(fā)展大會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“大會(huì)”）是中國(guó)疫情自有效控制以來(lái)舉辦的重大國(guó)際性展會(huì)之一，也是規(guī)模最大的線上、線下綜合形式會(huì)議。無(wú)論中央還是地方政府都對(duì)此次大會(huì)給予了高度重視，同樣也對(duì)公司團(tuán)隊(duì)的服務(wù)提出了更高的要求。

寧國(guó)新告訴記者，為大會(huì)服務(wù)的過(guò)程并不是一帆風(fēng)順，總結(jié)此次大會(huì)的整個(gè)過(guò)程主要有以下四個(gè)難點(diǎn)：一是時(shí)間緊任務(wù)重。服貿(mào)會(huì)于9月4日正式召開(kāi)，但眾信博睿在7月中旬才在招投標(biāo)程序中完成中標(biāo)，這意味著留給團(tuán)隊(duì)的準(zhǔn)備時(shí)間只有40多天。要想在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成所有的會(huì)議規(guī)劃、設(shè)計(jì)、執(zhí)行、人員調(diào)配、邀請(qǐng)、媒體報(bào)道等多項(xiàng)工作，難度可想而知。二是疫情防控要求。此次大會(huì)的舉辦正處于國(guó)內(nèi)疫情剛得到有效控制，但境外疫情還在不斷爆發(fā)的大環(huán)境下，所以對(duì)于會(huì)議整個(gè)環(huán)節(jié)中的疫情防控方案要求非常嚴(yán)格。從會(huì)場(chǎng)可容納人數(shù)到臺(tái)型擺放方案；從交通的選擇方式到與會(huì)人員的簽到、用餐；還有最重要的入場(chǎng)檢查、測(cè)溫等環(huán)節(jié)都有嚴(yán)密的要求和備選方案。這都是以前活動(dòng)中不曾涉及過(guò)的新形式。三是線上、線下結(jié)合的方式。由于一些特殊原因，此次大會(huì)原計(jì)劃邀請(qǐng)的境外嘉賓不能如期到場(chǎng)，還有一些參展商由于現(xiàn)場(chǎng)數(shù)量限制等原因不能參加。基于此情況，眾信博睿采用了線上的形式邀請(qǐng)不能來(lái)現(xiàn)場(chǎng)的嘉賓一同參加會(huì)議和展覽。同時(shí)，為擴(kuò)大會(huì)議影響力，團(tuán)隊(duì)還啟用了直播形式，讓更多的人可以關(guān)注到此次活動(dòng)。這意味著此次會(huì)議在籌備和執(zhí)行過(guò)程中是線下和線上兩套計(jì)劃同時(shí)進(jìn)行，開(kāi)創(chuàng)了會(huì)展行業(yè)國(guó)際性活動(dòng)的先河。四是人員調(diào)配。由于全球疫情還處在爆發(fā)階段，國(guó)內(nèi)會(huì)議、會(huì)展行業(yè)還沒(méi)有完全復(fù)蘇，因此包括眾信博睿在內(nèi)的許多企業(yè)尚未完全復(fù)工。面對(duì)時(shí)間緊任務(wù)重的實(shí)際情況，公司需要從大會(huì)初期開(kāi)始挑選大批設(shè)計(jì)、銷售、文案、宣傳等工作人員進(jìn)駐會(huì)務(wù)組。此外，考慮到會(huì)議的規(guī)模和級(jí)別，以及防疫、安全等各方面原因，在執(zhí)行期間還需要更多的工作人員進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的服務(wù)?！霸谶€未完全復(fù)工的前提下，此次大會(huì)顯然對(duì)公司提出了嚴(yán)格的要求，同樣也檢驗(yàn)著眾信博睿及眾信旅游的調(diào)配能力，但最終眾信博睿出色地完成了該項(xiàng)目?！睂巼?guó)新說(shuō)。

談及此次大會(huì)中在技術(shù)領(lǐng)域上有何突破時(shí)，寧國(guó)新坦言，首先，會(huì)議會(huì)展行業(yè)真正的采用線下實(shí)體展與線上融合模式，本次服貿(mào)會(huì)是真正意義上的第一次。因此在實(shí)際操作過(guò)程中需要考慮幾個(gè)因素和群體：一是不能到現(xiàn)場(chǎng)的重要嘉賓，如致辭、演講、參加論壇環(huán)節(jié)的嘉賓等；二是不能到現(xiàn)場(chǎng)的普通嘉賓；三是不能到現(xiàn)場(chǎng)的普通展商；四是不能到現(xiàn)場(chǎng)的觀眾。為滿足此類人群的參會(huì)需求，公司采用了線上實(shí)時(shí)互動(dòng)會(huì)議系統(tǒng)、線上同步直播系統(tǒng)和線上展廳（云展）系統(tǒng)；而針對(duì)世界范圍的群體，則需要考慮語(yǔ)言需求。

據(jù)寧國(guó)新介紹，此次服貿(mào)會(huì)的重頭戲——世界旅游合作發(fā)展峰會(huì)要面向全球75個(gè)國(guó)家約120多個(gè)城市進(jìn)行直播，所以在直播平臺(tái)上同時(shí)開(kāi)設(shè)了中、英、俄、法、西5種語(yǔ)言的同傳直播間；而在會(huì)議致辭、演講、論壇等環(huán)節(jié)中，也采用了實(shí)時(shí)互動(dòng)直播、錄播等形式。服貿(mào)會(huì)展覽區(qū)同樣也采用了線上展臺(tái)展示的方式，為有意愿參展的展商免費(fèi)提供云展服務(wù)。技術(shù)方面的支持需要結(jié)合活動(dòng)的具體流程和不同群體的需要，所以在今后的技術(shù)開(kāi)發(fā)上需要不斷地完善和適應(yīng)，讓線上會(huì)展更實(shí)用。

寧國(guó)新認(rèn)為，當(dāng)前疫情防控已經(jīng)成為常態(tài)化，在保證參會(huì)參展人員體驗(yàn)的同時(shí)一定要加強(qiáng)防控管理。首先，防范意識(shí)要加強(qiáng)，不能松懈。其次，活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要加入防控措施。如前期的人員邀請(qǐng)、會(huì)議規(guī)模的把控、會(huì)議策劃方案等，在執(zhí)行過(guò)程中既要做到監(jiān)察，也要在執(zhí)行過(guò)程中結(jié)合每個(gè)環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，讓參會(huì)者在正常流程中“不知不覺(jué)”地完成防疫要求。第三，多宣傳闡明防疫的重要性，讓更多的人習(xí)慣并熟知。

寧國(guó)新告訴記者，疫情的突發(fā)無(wú)疑使客戶的需求發(fā)生了變化，由原有的單一線下模式向雙線結(jié)合的模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變；會(huì)議規(guī)模變小后，宣傳的方式和方法也有所不同。小而精、智能化的形式更受青睞；同樣在防疫措施和設(shè)備物資的需求方面也與之前大不相同，將會(huì)更注重衛(wèi)生安全問(wèn)題。眾信博睿將發(fā)揮資源整合的優(yōu)勢(shì)，秉承“連接、跨界、賦能”的指導(dǎo)思想，將自己打造成為一個(gè)跨越行業(yè)、連接融合的創(chuàng)意平臺(tái)，努力嘗試“MICE+”發(fā)展模式。

寧國(guó)新表示，依托于科技的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的智能化模式逐漸被運(yùn)用到MICE行業(yè)當(dāng)中，并在未來(lái)將會(huì)向雙線融合的趨勢(shì)發(fā)展。由于疫情事件的發(fā)酵，近兩年內(nèi)，行業(yè)及企業(yè)的大型活動(dòng)會(huì)減少，客戶將更注重活動(dòng)的影響力和傳播力度。同時(shí)，政府主導(dǎo)的具有引領(lǐng)作用的活動(dòng)需要特別關(guān)注。

“行業(yè)的發(fā)展越來(lái)越快，為了跟上時(shí)代的腳步我們需要不斷地轉(zhuǎn)型升級(jí)，要讓MICE行業(yè)也能呈現(xiàn)出產(chǎn)品化、主題化。用最簡(jiǎn)單的話講就是讓我做的事情有壁壘，不易被取代。在給客戶做營(yíng)銷的同時(shí)學(xué)會(huì)營(yíng)銷自己，加強(qiáng)我們自身的傳播力度?！睂巼?guó)新最后說(shuō)到。