提高會務技術 引領“智慧”發展

楊濟森 劉麗嬌

Improve conference technology and lead smart development

——2020 China International Fair for Trade in Services China and Foreign Conference Awards Destination Summit Forum was successfully held

導語：隨著疫情防控已經成為常態化，會獎業不得不調整戰略方向。順應時代發展，隨勢而變才能打開重啟之路，轉危為機。后疫情時代，城市在推廣會獎旅游資源、打造高品質會展旅游目的地方面有哪些營銷手段以及創新；政府方面又發揮著哪些重要作用？基于此背景下，2020服貿會之中外會獎目的地高峰論壇于9月8日下午在線上開啟。國內近20名會獎領域專家、機構代表齊聚“云上”，共同探討會獎業面臨的機遇與挑戰。

當前會獎人的三種狀態

國際活動策劃及管理協會香港分會中國事務主席韋謙成

疫情給各個行業都帶來了巨大的影響，會獎業更是首當其沖。當下會獎人的情況主要有三種：一是靜待時機。國內雖然已經開始逐步恢復，但國外并未有好轉，只有等待，等疫情散去才能開始正常會獎活動；二是不斷學習，修煉內功，為今后的活動提前做準備；三是轉型，將現有業務進行拓展。通過各類活動、業內人士的交流，開拓思維，了解行業方向。

政府重視 會議產業前景光明

中國會展經濟研究會學術指導委員會常務副主任陳澤炎

2017年起，會議產業在國民經濟行業分類中首次被國家提升為中類行業，并越來越受到國家重視，成為主場外交等活動的重要載體。一場重大會議的舉辦，可以促進城市招商引資，利于城市建設，很多不知名的地方通過舉辦國際會議而世界聞名。

對于一些重要會議，政府領導或出席或演講再或者以發表視頻講話、發出賀信的方式予以表彰，都能為行業帶來提振作用。如杭州的G20峰會舉辦后，國家主席習近平隨即進行表彰，給予大會高度贊賞。G20峰會的成功舉辦落實了西湖風光、江南韻味、中國氣派、世界大同的理念，向世界展示了中國精神、中國力量，給20國集團留下了深刻的中國印象，讓中國會議產業發光、發亮。

國家級重大會議的舉辦，會涉及到中央領導、外國元首的出席，使得辦會城市和政府的美譽度提升；同樣，國際會議項目對城市招商引資和城市的相關園區建設，也有著非常有力的促進作用。另外，地方政府給予主辦方的資金補助，也可以通過在本地舉辦會議拉動當地消費，將給出去的資金在當地獲得一部分的折抵和回收。正是由于會議產業對城市發展有著不可或缺的作用，所以地方政府對于發展地方會議產業、引進重要會議或論壇項目等才十分看重。

雖然政府對引會、辦會態度積極，力求將城市推廣出去，將“大會”引進來。但在會議產業盛行的同時，主辦方更要關注國家對在國內舉辦會議的管控和要求，會議的內容要符合國家相關規定。

總體上看，國家對于召開會議有著嚴格的管控措施，從而保障市場規范。在此基礎上，城市政府出于城市發展和業績展示的需求，將大力引進各種會議活動。通過對會議項目的資金補助，貫徹招展引會政策。相信通過政府的大力扶持，多數會議服務將實現市場化運作，會議公司將更有發展前景。

“會展+旅游”打造最具吸引力的會展旅游目的地

南京溧水文化和旅游局旅游推廣科科長郭小清

要“金山銀山”更要“綠水青山”，是溧水在發展中一直秉承的理念。會展業是溧水區當前重點打造的新興產業，溧水區規劃建設的空港會展小鎮及白馬農業國際博覽中心均已初具規模，兩大展館特色鮮明，各有側重，錯位發展。

今年1月，溧水文旅局正式出臺了《南京市溧水區關于促進會展業發展若干政策措施》，簡稱“會展十條”，對溧水區會展政策加大扶持力度。該政策覆蓋面廣，支持落戶溧水區的會展企業做大做強，鼓勵優質的產業、帶動力強的品牌展會項目在溧水區落地。對在溧水區舉辦的生根型或國際化的展會項目，會展人才引進和會展配套酒店領域給予額外補助，基本覆蓋會展領域的各個環節。同時，本次溧水區出臺的“會展十條”與南京市會展扶持政策可以同步享受。除此之外，此政策還加大了對會展項目初期的培育力度，前三年內，對會展項目的扶持力度在原項目補助金額的基礎上逐年提高，且提高幅度大、針對性強。對于引進知名優質會展企業，以及產業契合度高、生根型、具有國際國內影響力的品牌展會項目，給予“一事一議”的資金獎補。

除政策幫扶外，文旅局還在兩大會展場館設立會展旅游驛站，實現“會展+旅游”的無縫對接，旨在打造最具吸引力的會展旅游目的地。當前，溧水正在全力推進音樂名城和賽事名城建設，秦淮源頭燈會、梅花節、咪豆音樂節、草莓節、山地半程馬拉松、無享夏夜生活節、捕撈節、世界街舞大賽、世界名校賽艇賽等。精品賽事、品牌節慶貫穿全年。

我們將堅持防疫常態化工作，聯合衛健委制定科學高效的防疫安全措施，全力保障各類展會及活動的防疫安全。

良好的發展環境 為會議產業保駕護航

長沙縣現代服務業發展中心黨組書記、主任曹劍

作為會獎目的地，長沙縣有著非常好的經濟基礎和產業技術。會議的舉辦必然離不開當地經濟的發展和硬件設施。三一重工、上汽大眾、中國鐵建、日本永旺集團等40余家世界500強企業均在長沙縣投資發展，形成了工程機械、汽車及零部件兩大千億級產業，區域化的產業也迅速發展，成功獲批湖南省大數據產業園。依托著這些產業，各類行業會議在長沙縣也逐漸增多。

除此之外，長沙國際會議中心、長沙國際會展中心兩大主場館，碧桂園等五星級酒店集群發展，會展核心配套綜合體等項目一條龍服務，構筑了高品質的會展發展環。34個縣直部門，組成了9大專項行動組，為會議會展公共服務保駕護航。

近年來，長沙縣越來越注重會獎業的發展，并安排每年投入5000萬專項資金用于現代服務業發展。其中，樓宇經濟、會展經濟等領域均設置了專項扶持政策。今年4月，長沙縣出臺了《長沙縣關于促進會議產業發展的扶持意見》，對落戶長沙縣的會議類企業最高可一次性獎補100萬元；對在長沙縣發展、規模較大的企業，最高可獎補10萬元；在長沙縣舉辦會議，會期兩天以上的商務或者學術會議，最高獎補20萬元。其中，重大會議論壇，還將提供“一事一議”的支持政策；對參加會議產業宣傳推介等相關活動的企業和機構，最高可獲10萬元的補助；對自然年度招攬引進8個以上會議項目的承辦機構，還將給予總額20%的超額獎勵。

長沙縣擁有非常豐富的近代人文旅游資源，會議行業從發展之初，就和發展環境息息相關。好的生態環境、好的發展環境、好的旅游條件，必然會為行業發展帶來強烈的“成長信號”；把會議行業的發展和城市發展戰略密切結合，也將直接推動城市發展環境的建設。

線上發展應創造不可替代性

眾信旅游（北京）國際商務會議展覽有限公司副總裁寧國新

新冠肺炎疫情是整個商業環境中一個很受重視的問題。很多旅游和會展行業企業，經歷了最長的寒冬期。眾信博睿也不例外，截止到9月，眾信博睿營業額和往年同期相比下降了80%左右。但是，只有往前走，才能更好的生存下去。

為了應對疫情，眾信博睿在運營上發生了轉變，開始采用線下和線上結合的模式去完善和執行客戶對會議主題、會議執行策劃等各個環節的要求。會展行業在之前的一兩年里已經開始改變，只是疫情加快了改變的步伐。眾信博睿今年運作最大的一個活動就是9月初舉辦的服貿會。作為服貿會主峰會——世界旅游發展大會的承接者，從前期的邀請到整個設計策劃，各方面都是由眾信博睿團隊執行。本次大會，我們將線上線下模式完美融合，用5種語言向全世界75個國家進行同步直播。正是由于政府傳遞出的各種積極信號，讓我們會展人對行業的未來發展充滿信心。希望政府相關部門能夠更多地推廣自己的品牌，給予做整合營銷和會議會展的人更多機會。

由于疫情的影響，線上與線下相結合會是會展行業未來一段時間內流行的一種模式。但這并不意味著誰會取代誰，而是線上將作為線下的輔助和補充。傳統的線下公司如果要花費資金開發線上平臺可能并不現實，因為開發出來的線上平臺一般都是讓客戶免費使用，所以開發前一定要考慮最后的盈利點在哪。但是，當線下受到制約的時候，線上卻可以作為一個替換的形式來舉辦某些會議或是論壇。傳統的線下展會之所以可以經久不衰，是因為能看到實物，能親手去觸摸，能感受產品價值。但是線上舉辦會議，就像阿里賣的很多產品一樣，看不到實物，也不能親身感受產品，會影響體驗感。因此，線上模式還有一段很長的路要走，至少要找到它的一個盈利模式，而且要創造出它的不可替代性。

近兩年，關于會獎產業產品化，眾信博睿也做了一些摸索。會獎產品化從某種程度上來說，就是符合我們自己創意目的地的一個IP，把它作為目的地的品牌形象打造成一個活動或是一個會獎項目。將旅游行業或會獎行業與文化、體育行業等相結合，利用這種跨行業的連接，賦予新概念、新能量，它就是會獎產業產品。然后再用這種產品去找市場、尋合作。

疫情是企業進入轉型的拐點

大新華（北京）會展控股有限公司副總裁馬曉秋

新冠肺炎疫情的突然爆發對會展行業的發展有著巨大影響，不過，在行業受到沖擊的同時也帶來了一些思考。一方面是與之前相比較，我們現在將服務重點更多的放在內容上。以往的服務更多的是會議接待方面，關注如何做好會議服務。現在則是要更多考慮其他因素，如有些會議現在放到線上舉辦，怎么樣才能吸引更多的人參會，在內容上需要做出哪些創意、創新等。另一方面是外部會議的承接和企業內部的管理，都要逐步走向數字化。

疫情期間，公司處于歇業待工狀態，但我們并沒有因此懈怠，而是做了很多轉型工作。一是推出我們自主研發的大新華“云”會議平臺，針對目前的客戶、企業需求，利用現有的直播技術和各方面的視頻會議技術進行結合，開發出一種適用于中小型會議的直播視頻會議平臺。目前已經有很多企業利用該平臺做線上會議的解決方案；二是在公司內部的管理上，同樣做出了數字化轉型和無紙化轉型。大新華總部位于北京，在全國有10個子公司，因此會涉及較多的跨區域企業內部管理，靠郵件或是線下審批、簽批比較繁瑣。針對這種情況，公司在疫情期間，不僅在給客戶提供的產品上進行了全面的數字化轉型，同樣在企業內部的管理上也實施了數字化轉型。目前已經可以做到異地無紙化管理，這有助于提升企業整體的管理效率，同時也可以實現多數員工在家辦公而完全不影響業務的操作。這是疫情期間的被迫選擇給企業帶來的一個機遇。因此，我認為疫情既是危機也是轉機，是一個所有企業進入轉型期的拐點。

了解客戶思維 做出相應改變

勵展-旅游展覽集團項目經理慈雪

勵展的主要業務橫跨整個行業，包括展覽、MICE等都是公司重點關注的業務。疫情后，公司加強了對醫療、大健康、新零售等行業的布局，并以內貿為主，在多方面同時發力。

勵展本身的大部分活動都是基于終端客戶，由于疫情的影響，對終端客戶的營銷策略也不得不發生變化。行業當前的現狀是客戶需求不僅增多而且要求更高。我們主要充當橋梁的作用，為客戶牽線搭橋，所以了解客戶的需求和關注客戶的變化成為了重中之重。只有始終圍繞客戶，隨著他們的需求變化而變化，再根據這些變化做出相應的調整，才能真正的做到為客戶服務。當前我們采取的主要方式是利用大數據、線上和線下結合的方式形成閉環，用數字化方式滿足客戶的訴求。

后疫情時代，會展行業的發展，乃至整個會展行業未來的身份可能會變模糊，因為線上會議的蓬勃發展，會讓很多跨行的技術公司進入，影響整個行業。這同樣要求會展行業要進行一些迭代和改變，或者是自主改革，這樣才能不被淘汰。

按客戶需求做配合式服務

海南智海王潮會議展覽有限公司總經理郭輝

無論哪個行業，產品所需要面臨的核心問題都是升級改造和迭代升級。要想改變行業現狀，不能靠單一的市場形態、市場區域、市場覆蓋，而是要想辦法不斷創新調整。現在出境游市場受到很大影響，境外游暫時不能開啟。以前單一靠出境游業務生存的企業，在疫情狀態下會耗盡所有生存資本。面臨單一的客戶區域，如醫藥行業，現在國家采用集中式采集，以至于大規模的醫藥市場活動趨于零，同樣讓醫藥市場面臨生存壓力。在市場區域的覆蓋上，該如何去放大自己的市場區域，才是企業要思考的方向。

就目前而言，疫情對我們影響最大的主要是兩方面：一是獎勵旅游，因為涉及到出境的問題；二是體驗式活動，會涉及到大規模人群的聚集問題。這兩種活動在當下還沒被完全放開，因此也影響了產品的迭代升級。如果在整合營銷、廣告創意策劃、市場活動等方面可以迭代的話，我們依然可以找到一些生存空間讓自己活下去。

在這個非常時期，客戶其實與我們一樣在求生存。所以，客戶的需求一旦發生變化，我們就會迅速應變，這是雙方共同探討的一個過程。從客戶的市場結構來看，不管大健康還是金融、保險、醫療，大市場結構不會發生變化。但在疫情時期，為了控制費用，客戶可能會把市場行為和銷售行為進行結合。市場行為是為了打造品牌、塑造企業形象、樹立口碑，而銷售行為則是為了銷量。

另一方面是客戶的銷售行為以及服務需求行為發生了一個化整為零的變化。為迎合當下市場，遵從政府的限制性需求，不允許開展大規模聚集活動。以前2000人規模、預算100萬的年會，現在變成了把同樣的年會劃成5個區域、每個區域20萬的預算，這是目前發生的最明顯的變化。所以說從服務端來講，我認為所有的服務都是通過客戶在深度的溝通當中，從他們的預算，他們的需求變化，去提供配合式服務。準確地說就是跟著市場走，跟著客戶的需求走。

會議效果將更受重視

沈陽中青會議展覽服務有限公司總經理張新宇

由于新冠肺炎疫情原因，導致今年的會議行業異常冷清，原有的很多會議都被迫取消或延期。但在這段時間，我們工作并沒有停滯，而是進行了相關的業務培訓，把很多客戶的線下會議轉為線上會議。“線上展”的形式是如今會展行業的新趨勢。不僅國內，今年很多國際峰會也都變成了線上座談會。

線下與線上相結合的模式不僅是會展行業的全新嘗試，也是將來會議發展的一個方向。我們也在會議的服務內容上，更注重客戶的要求、更注重效果，而不是時長。

從我們服務的會議來看，因疫情緣故，今年的農產品需求量有所增加，所以相應的會議也有所增長；醫療則是保持原來的規模和數量；工業方面則是有所下降。

會議的舉辦方面同樣有所改變，一是時長。疫情期間的所有會議基本都延期或是改到了線上。延后的會議，也被客戶要求縮短了時間，總體消費減少了一些；二是地域。原來的國際會議全部改成線上，國內會議的選址也是要離客戶近一些，大規模會議拆分成小規模會議，但效果相同；三是形式。“線上加線下”的模式是隨著釘釘和騰訊會議而興起，會展業與時俱進，也出現了同樣的新模式；四是效果。原來的會議，大家追求能夠親臨現場，結交更多的人脈。現在大家要求比較簡潔明了，就是要達成合作，完成簽單；五是供應方。現在供應方要將客戶需求放在首位，盡最大可能、最大努力去滿足客戶的需求，把疫情常態化下的會議服務做到最好。

數據分析在線上會議系統中應用最為突出

中世運通（北京）國際會議展覽有限公司總經理周宏輝

近幾年，隨著科技的發展，很多新技術逐漸被運用到會展活動當中，其中就包括會議管理系統。從人員的注冊到整個參會人員的信息管理，還有會議活動的信息發布推廣等，會議活動各方面都在隨著科技的進步而升級。并且，現在市場上已經出現了比較完善的會議管理系統。

由于疫情原因，會議行業被迫把線上會議提到了一個比較受重視的高度。但線上會議系統其實并不是因為疫情才開始發展，而是早已存在，只是更多時候是作為傳統線下會議的補充形式，或是說協作形式存在。

除了會議管理系統、線上會議系統外，直播系統也是現在會議里涉及到的重要部分。另外，還有一些技術方面的內容，如數據統計與分析，同樣也被廣泛應用在一些特定的會議活動之中，幫助會議主辦方和承辦方開展特定的參會人員分析。例如：什么樣的議題會讓大家更感興趣？哪類企業關注了哪類內容……這些統計和數據對企業組織下一次會議將起到很大的參考作用。對于整個會議來說，從前期的籌備推廣到會議的組織管理，再到會議的現場執行，都體現了相應的數據分析內容。這應該也是當前會議活動中在技術應用方面最突出的一個表現。

整合新資源，創新新模式，擁抱新趨勢

建旅國際會展傳媒集團有限公司副總經理張曉鵬

我們公司近期做活動用到的智能化技術設備是由多家公司做支撐服務，應用的技術種類較多，所以每次在舉辦活動的時候，都會遇到或多或少的技術問題。所以我認為除了為客戶做定制化服務之外，會展技術公司在技術方面還需要有所提升。

在提供技術支持的同時，資源整合方面同樣需要做調整和提升。這樣不僅可以為當下的活動進行定制化服務，更可以利用系統的數據整合功能，將客戶的信息、需求等進行統計，便于以后進行專屬的、精確的一站式全套服務，從而多方面解決客戶對于智能會議、智能展會的整體需求。這個板塊是我們現在工作中最需要完善的一部分。目前，我們也是在和很多科技公司在交流這方面的技術。

in your technology，Chinese technology enjoy technology

擁抱技術 享受技術

上海譯牛科技有限公司總經理張昱

在整個疫情期間，大家都在思考如何生存，如何適應外部環境。在線下業務停滯的同時，公司迅速調整經營策略，更新原有產品，加速研發升級。值得一提的是，在過去的一兩年內，線上產品其實已經開始被大家陸續所使用，疫情只是起到了催化作用，使大家更加關注適合線上的產品，并且在近期得到了更廣泛的體驗。

譯牛本身關注的領域就是線上會議、虛擬會議室、綠幕會議室、遠程同傳、云數據，甚至是VR的投影、線上展覽，還有VR的沉浸式展覽等。通過線上技術的升級，現在的產品可以做到讓觀眾享有和線下同樣的，或者說是另類的高科技參會體驗。

今年年初疫情爆發后，線上產品在整個網絡飛速傳播，大到學術會議，小到公司內部會議都通過線上的方式開展。如果將智能化的方案融合到會獎活動中，我認為對會獎活動是一個非常好的補充：首先，從另一方面提升了活動的形式；其次，活動可以用不同的方式對外宣傳，同時，增加了客戶的體驗感。

總之，新科技、新形式的加入對會獎活動有益無害。在疫情的“強迫”下，智能化的新產品被大家更靈活地運用到項目中，對行業未來也許是有利因素。

整合共享，抱團發展，引領會獎智慧化水平

江西亞細亞會議會展有限公司總經理凌鵬鵬

今年，在疫情的大環境下，各企業面臨的壓力都非常大。隨著近幾年全國各地會議會展市場發展規模的不斷擴大和提升，原來大批量的會務服務公司也陸續開始轉型升級為智能化的會務服務公司。而且智能化為我們的自辦展或自辦會提供了必不可少的技術支持。

目前的智能化服務已經由原來單純的小鏈接訂房、訂車、訂餐或大交通的預定平臺系統，陸續優化成為現在的智能化參會系統。參會人員可以提前了解會議的所有信息，得到電子化參展資料以及嘉賓資料共享，還可以獲得采購現場質證。在我們的所有活動中，智能化服務正在被更多地運用到會議當中，尤其是現在的直播領域，一個鏈接或一個二維碼就可以囊括所有的大會信息，實現了無紙化管理。在會后，還可以通過無紙化的管理會議系統進行精準的數據分析，為今后辦會提供更詳細的資料。

在近期的活動當中，我們運用較多的就是自己的線上會議管理系統。在展覽方面可以實現買賣雙方的一些定向簽約；場地方面可以實現小會場管理；活動策劃推廣方面可以同步在線直播，并進行現場互動；平臺的數據分析系統更是能為后期的統籌分析打下良好基礎。近幾年的展會已經悄然發生了質變，究其原因，是基于對智能化的運用越來越成熟。