計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用探討

胡京津

[摘 要]將計算機網絡技術融入企業檔案管理工作中，成為現階段企業文書檔案管理的一項有效手段，為了能夠適應信息化時代的發展要求，要求檔案管理人員應具備較強的專業素質及專業技能，結合計算機網絡技術的發展特點，將文書檔案管理人員專業素養培養作為一項重要內容，充分利用計算機網絡技術，以提升企業檔案管理效果。文章對計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用現狀進行分析，并提供了相應的策略。

[關鍵詞]計算機網絡技術;企業檔案管理;檔案管理人員;檔案管理硬件;檔案管理方法

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.29.194

為了取得良好的檔案管理效果，需要將計算機網絡技術融入企業檔案管理工作中。傳統企業檔案管理工作主要是采用人工管理方式，工作量大，加大了管理人員的工作難度，引發各類差錯事件的產生，出現信息丟失及相關信息內容分隔情況，信息無法實現有效的共享。因此，應結合企業的實際發展情況，建立出一套完善且行之有效的管理機制，采用信息化管理方式，確保企業檔案管理的規范性，提升文書檔案管理效果及質量。

1 計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用現狀

1.1 檔案管理缺乏制度化

企業文書檔案管理工作在缺乏監督的情況下，會導致工作效率降低，計算機網絡技術的優勢無法充分發揮出來。檔案管理人員不能明確自身的工作內容，彼此之間的權責劃分不明確，引發一系列問題的產生，針對該種情況，若僅是采用行政部門來對檔案管理工作進行監督，相關的法律監督作用無法充分展現出來，檔案管理缺乏制度化及規范化[1]。

1.2 不重視檔案管理工作

目前，大多數企業中的檔案管理人員對檔案管理工作均缺乏正確的認識，對企業的正常運營發展造成了較大的影響。之所以出現該種情況，受企業未制定出完善的文書檔案管理制度影響所致，各部門的工作人員在開展工作期間未能進行充分的溝通和交流，增加了文書檔案管理工作的難度。檔案管理部門的工作人員缺乏專業性，大多數工作人員均不是相關檔案專業畢業，多來自于企業中的其他部門，檔案 管理知識不完善，阻礙了檔案信息管理工作的進一步實施及開展[2]。

1.3 檔案管理人員專業能力差

企業中的大多數檔案管理人員專業度不強，無法及時有效處理檔案管理中存在的問題，導致計算機網絡技術在文書檔案管理工作的作用無法充分地發揮出來。另外，大多數檔案管理工作人員缺乏責任感，在工作期間，未能嚴格按照檔案管理工作的要求實施及開展檔案管理工作，在實際的工作過程中經常會出現違規操作，檔案管理工作的質量大大降低。

1.4 檔案管理硬件有待完善

要想提升企業檔案計算機網絡技術管理效果，需要將硬件管理作為檔案管理中的一項重要工作內容，為檔案管理工作的實施及開展奠定基礎。從當前來看，大多數企業均存在檔案硬件設備管理不當等情況，未在檔案管理部門中建立檔案管理存儲室，消防設備及電器管理工作有待進一步完善。

1.5 檔案管理方法不正確

有很多企業中的檔案管理人員均不是檔案相關專業畢業的，未能掌握專業檔案管理方法，在開展管理工作期間，檔案管理規范性有待進一步完善，并且在開展檔案管理期間未能嚴格按照相關的檔案管理要求進行，檔案存儲方法不合理，并且出現隨意分類等情況，增加了后期檔案管理工作的難度。

2 計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用策略

2.1 制定完善的文書檔案管理制度

為了能夠實現對文書檔案信息管理的監督，需要建立一套完整的信息數據管理系統，加大對計算機網絡技術的應用，定期更新信息數據資料，有效的解決了傳統文書檔案信息管理中存在的傳遞不當及信息落后現象，提升了文書檔案信息管理工作的效率及質量。需要建立完善的文書檔案信息分類數據庫，根據信息種類的不同對信息進行分類，監督文書檔案信息，為企業的持續穩定發展奠定基礎[3]。

2.2 重視文書檔案管理工作

企業中的文書檔案信息管理經常會出現信息泄露，對企業的健康持續發展造成了較大的影響，是由于企業未能將文書檔案管理作為重點管理工作，并且文書檔案管理人員也未能對文書檔案做到保密，導致人員的資料出現泄露。因此，應聘請專業的計算機技術人員開展信息保密工作，使文書檔案管理人員能夠掌握信息保密的技術及方法。企業應重視文書檔案管理教育工作，并結合企業文書檔案管理工作的實施及開展情況，制定出相應的制度，規范文書檔案管理人員的行為，使工作人員能夠意識到加強文書檔案管理工作的重要性[4]。

2.3 提升檔案管理人員職業素養

檔案管理人員的專業素養直接關系到企業檔案管理工作的順利實施及開展，需聘請一些經驗豐富的專家學者進入到企業中，在檔案部門開展講座及專業的培訓，確保檔案管理人員能夠有效掌握檔案管理方法，靈活使用計算機進行檔案管理，確保計算機網絡技術能夠在企業文書檔案管理中發揮出重要的作用。將提升檔案管理人員的專業素養作為一項重要培訓工作，根據員工的實際工作情況，制定出與之相應的培訓活動，以提升檔案管理人員的檔案管理專業度。

2.4 加強檔案管理信息化工程建設

將加強信息化工程建設作為企業建設中的一項重要內容，各項建設工作在實施及開展過程中，應建立在符合檔案管理工作要求的基礎上進行，根據企業檔案管理要求，建設信息化工程，完善信息化工程建設方法及建設步驟，使企業的信息化工程建設力度明顯提升，以確保企業的科學發展，使企業的檔案信息管理工作更具科學化，優化檔案管理效果及質量。對企業的信息化管理系統進行規范管理，完成對企業信息資源的充分合理運用，提升企業信息化工程建設效果及質量，為企業檔案管理工作的高效實施及開展奠定基礎，并提供技術上的支撐。

2.5 優化檔案信息化管理方法

在企業檔案信息化規范管理中，應完善建立管理流程及管理措施，要求企業各部門應積極借鑒其他企業先進的檔案管理經驗，并結合自身企業的檔案管理需求，合理制定檔案管理系統，優化檔案管理處理流程，完成對檔案的標準化及規范化建立，促進檔案分類、整理、記錄及保存。企業檔案管理中的內容較多，由表格管理、數據管理、圖片管理等內容構成，通過使用信息化管理方法，實現了對檔案的標準化管理，使檔案管理工作更加完善及規范。為了提升檔案管理人員的工作熱情，個人應明確自身需要承擔的責任，一旦發現檔案管理出錯，能夠及時找到相關人員進行處理，工作人員的工作積極性也會隨之而提升[5]。

3 結論

為了提升信息化時代下企業檔案管理效果，需要將計算機網絡技術融入到企業檔案管理工作中來，以完善對現代化技術的充分運用，加強企業檔案管理有助于提升企業管理工作效果及質量，針對企業檔案管理工作中存在的不足，制定完善的文書檔案管理制度、重視文書檔案管理工作、提升檔案管理人員職業素養、加強檔案管理信息化工程建設、優化檔案信息化管理方法， 確保能夠將檔案信息的作用充分地發揮出來，推動我國企業管理工作的健康穩定發展。

參考文獻：

[1]馬瀟宇.計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用研究[J].電腦知識與技術，2020，16（4）：13-14，21.

[2]鄭涵容.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用探究[J].信息記錄材料，2019，20（7）：142-143.

[3]孫靜.高校教育管理下計算機網絡技術在人事檔案管理中的應用及完善[J].知識經濟，2017（19）：131-132.

[4]路慧澤，戴娜.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J].價值工程，2017，36（14）：196-197.

[5]李曉宇.計算機網絡技術在高校學籍檔案管理信息化建設中的應用[J].科技傳播，2016，8（19）：130-131.