試析如何做好文書檔案管理工作

摘 要：文書檔案形成于企業的運營過程之中，能夠為企業的運轉以及管理活動提供支持，確保決策的科學性。文書檔案管理工作在企業經營管理中占據著重要的地位，能夠對企業的發展方向產生影響。本文首先介紹了企業文書檔案管理存在的問題，進而探究文書檔案管理工作的重要性，最后論述優化企業文書檔案管理的具體舉措。

關鍵詞：文書檔案;管理工作;企業文書

文書檔案也被稱為管理性檔案，指的是那些具有保存備查價值的檔案，通常是由企事業單位以及機關團體等社會組織在行政管理活動中所形成的。文書檔案管理工作的質量會對企業的生產、經營以及管理產生十分重要的影響，文書檔案信息是否準確會直接影響企業決策的科學性。在經濟全球化的大背景下，檔案資源的價值越來越為人們所關注，如何提升文書檔案管理工作的水平，更好地為企業發展服務是我們亟需解決的一個問題。

1 企業文書管理工作存在的問題

1）各部門缺乏協調配合。文書檔案管理需要各部門的密切配合，然而在實際的檔案管理工作中，各部門的文檔工作配合缺乏默契，整體的執行效果也大打折扣。企業的歸檔工作需要將各部門的相關文件資料進行整合收集，然而有些部門往往不樂于將需要歸檔的文件交由檔案員統一保管。檔案管理人員在多次催繳之后只能選擇放棄，這使得重要文件丟失的概率大大增加，這類問題的出現，極大地束縛了整體檔案管理工作的高效運轉。為了避免這種情況的出現，企業應當有針對性的采取相應的措施，加強各部門之間的配合，并由一個專門的部門負責文書檔案管理工作，從而使得文書檔案管理工作的順利進行。

2）文秘與檔案管理工作銜接存在偏差。一些文秘人員對檔案管理工作缺乏相應的了解，檔案管理人員也對文秘工作缺乏真正的認識，這使二者在工作認知層面存在著一定的差異，使得執行效果不甚理想。文秘與檔案管理工作出現了銜接主體的偏差，導致公文格式與處理程序出現許多錯誤，例如紙張不規范，裝訂不合理等問題。

3）文書檔案保密工作有待進一步加強。科技的發展使得經濟競爭愈演愈烈，為了在競爭中占據優勢地位，很多境外組織都會通過一些非法的手段來竊取一些先進的科學技術成果，這種情形下，我國企業必須對文書檔案的保密性給予足夠的重視，從而避免信息泄露給企業發展造成不可挽回的損失。目前企業文書檔案保密工作具有新的特點：一是內部主動泄密，二是木馬、后門盜竊文書檔案層出不窮，三是口令保護過于簡單。除了一些客觀因素外，在文書檔案保密工作中最主要的因素就是“人”。文書管理檔案保密性的提高離不開檔案管理人員的努力，因此為了保障文書檔案保密管理工作能夠順利開展，必須制定嚴格的聘用條件，并對他們進行專業的訓練。在大數據時代，信息資源的重要性是不言而喻的，如果企業的核心信息外泄，會給企業帶來致命性的打擊。為了避免信息泄露情形的出現，企業應當從各個層面來開展保密工作，既要利用各種技術來對信息進行加密，也要對相應人員進行培訓，避免出現信息的內部泄露。

2 文書檔案管理工作的重要性

1）完整且準確的紀實憑證。當企業要調取某一特定時期的歷史記錄，這時檔案管理工作的重要性便顯現出來。市場是瞬息萬變的，如果企業不能做好應對準備，及時的調整經營管理方案，很容易被時代所拋棄。橫店集團作為一個特大型民營企業，已經有多年的發展歷史，業務遍及多個國家和地區，為通過文書檔案管理工作，能夠對企業的發展脈絡進行梳理，為企業今后發展指引方向。

2）具有一定的參考價值。在信息化時代，文書檔案信息類型與數量呈不斷增長的趨勢，檔案信息資源的價值也越來越大。文書檔案資料在企業各項工作的開展中都扮演著重要的角色，能夠為企業決策提供信息支持，從而規避有可能出現的經營風險，實現企業的可持續發展。橫店集團的業務涵蓋第二與第三產業，高質量的文書檔案管理工作為橫店集團擴大規模提供了信息資源，確保其能夠避免經濟陷阱，在自身發展的同時能夠對國民經濟增長有所貢獻。

3 優化企業文書檔案管理的具體舉措

1）提升文書檔案信息化管理水平。互聯網技術的出現為經濟發展注入了新的活力，不及催生了一些新興行業，例如電商、物流，而且為傳統行業提供了更多的發展機會。在這種時代背景下，企業如果想要切實提高文書檔案管理工作的質量與效率，就必須利用云數據、大計算等技術，做到信息化管理。與傳統的管理方式相比，信息化管理不僅能夠節省管理的實間，減少文書管理的成本支出，而且能夠避免人工管理的誤差問題，從而有效減少檔案丟失的問題。為了能夠建立一個系統的管理平臺，企業應當投入相應的資金，利用云儲存技術來實現資源的共享，從而加強企業各部門之間的配合。檔案數量與種類的不斷多使得文書檔案管理工作越來越困難，如果還是單純的依靠傳統的人工管理，那么企業文書管理工作會處于一個混亂的狀態，那為企業決策提供依據的作用也無法得到發揮。長此以往，不僅文書管理工作會流于形式，難以實現應有的價值，整個企業的經營管理也會受到限制，難以在市場中有很強的競爭力。為了避免這種情況的出現，信息化管理體系的創建勢在必行，企業要從自身發展的現實需要出發，將互聯網技術引入到文書管理工作之中，從而切實提升文書管理的專業性與科學性。

2）提升檔案文書管理工作人員的綜合素質。在當今社會，經濟領域的競爭日趨激烈，一個企業如果想要在競爭中獲得最終的勝利必須依靠高素質的專業型人才。為了保證文書檔案管理工作順利開展，企業應當將更多的注意力放在文書管理人員綜合素質提高上來。首先，企業應當制定一套完備的文書檔案管理人員招聘要求，確保相關人員掌握一定的文書檔案管理知識與能力。其次，企業還應當定期為文書檔案管理人員提供專業的培訓，確保他們具備從事文書檔案管理的基本素質，保證文書檔案管理工作有序開展。最后，還應當加強文書檔案管理人才隊伍建設，引進一些責任心強的人來從事文書檔案管理工作，并給予他們一定的物質與精神獎勵，確保他們能夠全身心的投入到文書檔案管理工作中來。文書檔案管理工作人員的素質決定著文書檔案管理工作的水平，如果工作人員缺乏相應的知識與技能，對文書檔案管理的重要性缺乏正確的認識，那么無論外部條件多么完備，文書檔案管理工作也難以按照預期設想那樣開展，文書檔案的信息價值也無法得到應有的發揮。

3）實現文書檔案的規范化管理。在文書檔案的管理過程中，各類程序的規范性會對檔案管理的質量產生重要影響，因此必須確保文書檔案管理的規范性。在進行文書檔案管理時，應當將各項文書工作進行準確的記錄，使各項處理都符合規定，從而將文書管理與檔案管理緊密聯系起來。例如在開展文檔編號以及文書分類工作的時候，應當將文書和檔案一一對應起來，從而為今后的查詢工作提供便利。文書檔案管理的工作人員要定期檢查和維護檔案案卷，及時刪除一些不必要的文件，對案卷進行整合，將具有內在聯系性的案卷聯系在一起，從而提高案卷查詢的效率與案卷的使用率。除此之外，文書檔案管理的有關人員還應當學習國家有關文檔管理的法律法規以及政策要求，在結合企業制度規范的同時實現文書檔案的規范化管理。

文書檔案管理工作在企業生產經營中發揮著重要的作用，為了進一步提升文書管理工作的實效性，必須強化文書檔案的管理力度，提升文書檔案管理人員的專業素質和業務水平，從而實現文書檔案管理的制度化與規范化。

參考文獻

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作者簡介

厲琳群（1977-），女，漢族，浙江東陽人，本科，中級職稱，研究方向：企業檔案管理。