提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

于正芒

摘?要：新的時代背景下，信息技術在事業單位檔案管理信息化建設方面提供了重要支持。傳統檔案管理無論是方法還是手段都不適合當前的事業單位，其中存在諸多問題有待解決。因此對于事業單位而言，有必要加強檔案管理信息化建設。文章簡單闡述了事業單位檔案管理信息化建設的意義，通過對其檔案管理信息化建設問題及相關信息化建設任務的分析，提出了提升其信息化建設的方法策略，以供參考。

關鍵詞：事業單位?檔案管理?信息化建設?方法策略

中圖分類號：G27?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

引言

隨著時代的發展，事業單位檔案管理逐漸趨向于專業化、標準化、信息化。與此同時，也面臨著信息技術帶來的機遇和挑戰。信息化建設方面，有不少事業單位取得了顯著成果，并推動自身傳統檔案管理建設向信息化轉變，但其中仍然存在問題，這就對其信息化建設產生了不良影響。所以，事業單位必須要立足實際，深刻把握檔案管理中的問題，采用科學的、適宜的方法提升自身檔案管理信息化建設。

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

事業單位檔案管理信息化建設中，借助信息技術將傳統紙質檔案轉化為多種數字檔案，同時拓展其傳播和應用的途徑，這具有明顯優勢。既能夠提高檔案信息傳播和應用的途徑，也能夠推動事業單位優化當前的檔案服務模式，并推進相關信息反饋機制的完善，進而讓檔案的利用率與工作效率有所提升。另外，檔案管理信息化建設營造了網絡化的存儲環境，可有效減少傳統紙質檔案對紙張資源的浪費，并避免檔案模糊、損壞等問題，同時有效彌補傳統檔案管理存儲量不足的弊端。因此，事業單位檔案管理信息化建設具有重要意義。

二、事業單位檔案管理信息化建設問題

1.資源開發合理性不足

現階段，事業單位存在檔案信息資源合理性不足的問題，具體表現為信息資源采集內容少、重復加工情況多、已有資源質量不高等方面。據有關數據顯示，事業單位已經存在的信息化檔案數據庫超過3000個。盡管數量較多，但達到標準化要求的并不多。因此，很多檔案信息得不到有效利用。

2.檔案檢索效率有待提高

傳統管理下的檔案檢索采取手工檢索方法，檢索效率及信息準確性并不高，而信息化下的檔案檢索采用搜索引擎，極大提高了檢索的準確性。值得一提的是，搜索引擎檢索依賴精細化的檔案編目，對編目要求更高。實際上有不少事業單位對檔案編目重視不足，造成一個關鍵詞檢索出很多無關檔案，這就使搜索引擎檢索的優勢得不到發揮，難以提升檔案檢索效率。

3.管理人員素質有待提升

檔案管理信息化建設對人員素質的要求較高，人員是否具有較高的專業化、信息化素養直接影響其建設工作的落實。因此，事業單位必須要保證檔案管理人員具有較高的素養。然而，現階段事業單位檔案管理人員綜合素質參差不齊。例如，有的管理人員理論經驗豐富卻缺乏信息化的實踐工作經驗，有的管理人員實踐工作經驗不足但檔案管理理論基礎薄弱，難以滿足實際檔案管理信息化建設要求。

三、事業單位檔案管理信息化建設的重要任務

1.加強建設檔案數據庫

檔案數據庫是存儲、利用與管理檔案的重要物質基礎，因此事業單位必須要加強建設檔案數據庫，具體包括目錄數據庫及全文數據庫等。在此過程中，首先根據國家相關標準對已有檔案進行分類，并將其錄入數據庫，對于一些容易損壞且保存時間較長的檔案，運用掃描、拍攝等手段對其進行轉化，并將轉化后獲得的數字化資源錄入全文數據庫。具體的信息化管理中，按照檔案類型、保密級別等進行分類歸檔，并對部分絕密、機密檔案做好保密措施，同時根據部門職責劃分檔案查看權限。

2.加強管理數字化檔案資源

辦公自動化是事業單位信息化發展的必然結果，隨著辦公自動化的逐步實現，事業單位檔案管理活動中會形成海量的、零散的數字化檔案資源，這些檔案資源具有豐富的利用價值。對此，事業單位必須要加強對這些資源的管理。管理過程中，制定與事業單位實際相符合的管理制度，為推動管理規范化、標準化提供有力的制度支持，同時保障檔案資源的完整性。另外，在對數字化檔案資源存檔的過程中，既要注重存儲的安全性、錄入的準確性以及分類編目的科學性。

四、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

1.促進人員合作

檔案管理人員和信息化建設技術人員的有效合作，有利于提升其信息化建設。因此，事業單位應當注重促進這兩類人員的有效合作。在此過程中，充分利用微信、qq等網絡新媒體暢通人員溝通渠道，建立長效的溝通機制，要求他們一旦發現問題或意見就直接提出來，避免因信息交流不暢而出現的管理風險問題。另外，對人員職責進行合理分配，要求技術人員及時維護信息化系統平臺，要求管理人員及時在其系統平臺中錄入檔案資源信息。

2.創新信息化設備

檔案管理信息化的實現，是在網絡環境下通過相關信息化設備來實現的。因此，事業單位應當創新信息化設備。在此過程中，為信息化設備的引入投入充足的自資金，并為其使用建立動態臺賬，保證每一筆資金用在“刀刃”上。同時，出于安全性的考慮，引入安全防護技術，如防火墻技術、身份識別技術等，構建完善的信息化系統平臺安全保障制度，確保數字化檔案資源存儲、利用、管理環境的安全。

3.落實人員培訓

管理人員與技術人員是檔案管理信息化建設的中堅力量，為促進相關工作的有效開展，事業單位應當注重落實人員培訓。在此過程中，緊抓信息化建設與發展趨勢，充分利用網絡新媒體開展線上與線下相結合的培訓活動。線上，人員通過網絡直播、網絡視頻課程等對檔案管理專業化知識及相關信息化技術進行集中學習，線下人員通過比賽等提升相關實踐技能，并以工作報告會為平臺了解當前檔案管理信息化建設中的問題，明確把握自身的不足，并加以彌補，從而真正有所提升。

結語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設具有意義。當前其建設中普遍存在資源開發合理性不足、檔案檢索效率有待提高、管理人員素質有待提升等問題。對此，事業單位必須要加強建設檔案數據庫，同時加強管理數字化檔案資源，促進不同人員的合作，創新信息化設備，并落實人員培訓，從而真正實現檔案管理信息化建設的提升。

參考文獻

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