文書檔案管理現存問題及創新探究

沙吾列·霍善

摘?要：文書檔案管理工作在企業事業單位當中占據著重要的地位，文書檔案的內容不僅僅可以體現出企事業單位等一系列決策以及執行結果，甚至還可以在一定程度上反映其事業發展的歷史，在目前我國企事業單位的管理環節當中，文書檔案管理員是一個比較薄弱的地方，伴隨著我國經濟社會的不斷進步以及企事業的不斷發展，只有改革原有的文書檔案管理當中存在的一些漏洞，積極地對其管理體制進行修補和創新，才能夠更加有力地推動單位的發展。

關鍵詞：文書檔案管理?創新改革?問題現狀

中圖分類號：G251?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

隨著文件管理系統的不斷改善，對我國企事業文書檔案管理提出了新的標準和要求，需要企事業單位對文書檔案管理工作不斷進行完善，本文就將針對目前我國文書管理工作現狀以及如何進行進一步的完善和創新作出相關的論述探討。

一、文書檔案管理工作的特點

我們所說的文書檔案實際上就是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，而對文書檔案進行管理的工作也具有一些特點。

1.保密性

在企事業單位當中，文書檔案分為不同的等級，一般的文書檔案保密性較低，可以比較方便地進行調閱，而有一些涉及企事業單位重要策劃和決定的具有一定的保密性，因此，文書檔案管理工作也具有一定的保密性，在對文件進行存放以及借閱方面要進行嚴格的管理，并且也要求管理人員嚴格的執行工作規定禁止將企事業當中具有保密性的文書檔案泄露出去。

2.綜合性

文書檔案管理工作需要對企事業單位當中不同的文件檔案內容在一個部門內進行綜合的管理，這些文件檔案或許來源于不同的工作部門也具有不同的內容，在這個時候，文書檔案管理工作的重要意義也凸顯了出來，需要對這些不同的文書檔案進行分管記錄，因此我們說文書檔案管理工作也具有一定的綜合性。

3.專業性

文書檔案管理工作并不像我們傳統思想當中認為的是一個比較輕松閑散的工作，他也需要具備很強的專業性來對文書檔案進行合理的規劃和整理，可以使得每個保存的文書檔案都能夠被良好的保存并且以便于日后的隨時調閱。

二、目前我國企事業單位中文書檔案管理現狀

1.文書檔案管理工作人員專業性較低

在我國傳統的企事業單位當中，對于文書檔案管理工作部門的重視程度一直以來都相對較低，并沒有將它當作單位當中的一個重要部門來進行約束管理，在進行人員招聘方面標準較低對于專業能力的要求性不太高，甚至在一些企事業單位當中，從事文書檔案管理工作的人員都是一些年齡較大或者工作能力較弱，在這種情況之下，文書檔案管理工作人員專業能力都普遍較低，不利于推動文書檔案管理工作的改革和創新，使文書檔案管理工作部門工作積極性較低，且容易存在工作方面的紕漏，不能夠合理有效地進行文書檔案的管理。

2.管理制度體系有待完善創新

在企事業單位當中，由于傳統的工作心理的影響，對于文書檔案管理工作部門重視程度較低，在管理制度體系方面也沒有不斷地根據企事業單位的發展進行完善創新，使得文書檔案管理工作部門的管理制度在很大程度上已經不能夠適應單位的快速發展，在目前經濟和社會迅速發展的環境之下，企事業單位不斷地發展，單位內部的工作復雜性也不斷地提升，在這種情況之下，如果不能夠對管理制度體系進行完善創新，很容易造成文書檔案管理的混亂。

3.信息化管理有待普及深入

就目前我國文書檔案管理的方式來說，信息化管理方式雖然已經在不斷地普及，但是信息化管理水平仍然處在一個初級階段，在很多文書檔案管理工作部門對于文書檔案進行信息化管理只覆蓋著文件的電子化備份以及信息化查詢等方面，在其他方面的應用相對較少，這也是目前對文書檔案管理工作進行突破的一個有效方面。

三、如何推動文書檔案管理進一步創新完善

1.進行人事改革，提高管理人員專業性

想要使得文書檔案管理工作部門煥發新的生機，首先就要對部門內部的工作人員進行相應的調整，根據文書檔案管理能力水平的高低進行部門內部的裁員和人才的招聘，讓文書檔案管理部門的工作人員能力都能夠與工作崗位相匹配，利用更加專業的知識進行更加科學化系統化的文書檔案管理，人才是推動發展的一個重要的因素，想要改變目前我國文書檔案管理工作當中存在的一些問題，推動其進行創新，那么對工作人員的專業能力的要求和標準就應當更提升一個層次。

2.推動管理制度更加完善

工作部門內部的管理制度決定著部門工作運行能力的高低，任何一個工作部門，如果沒有科學完善的管理制度的約束，那么無論是在工作的效率和質量上都會受到很大程度上的影響，尤其是對于文書檔案管理這項復雜而又繁重的工作來說，具有嚴格的管理制度和清晰的工作標準條例無疑是能夠推動工作更加有序進行的一個有效手段。企事業單位可以根據管理制度上的漏洞并且結合自身發展的實際情況來對文書檔案的存放標準調閱流程以及保密工作等方面進行更加細致的調整。

3.信息化管理在文書檔案管理當中的深層運用

信息化的管理可以有效地節省人力成本和時間成本，無論是在文書檔案的部門轉入階段以及歸類階段甚至是在調閱歸還階段都可以采用信息化的管理方式，創建企事業單位內部的信息系統，在文件轉入之初就可以通過掃描來進行信息化的歸類整理甚至是電子化的備份，然后根據電子信息展示放入相應的地方進行存儲，在進行文書檔案調閱工作時，可以讓員工自行在內部系統當中進行查詢，然后根據電子信息碼在存儲部門進行自行調閱，歸還之后再進行電子化的登記，這樣一來就極大地節省了人力資源更提高了效率，一個文件的存入、調取、歸還等都記錄在信息系統當中，以便管理。

結語

而且事業單位當中每個部門都是相互聯系、相互作用的，任何一個部門的工作效能都會對其他部門產生影響，因此，在這種情況之下，不斷地對文書檔案管理工作當中存在的漏洞進行篩選以及完善創新是企事業為發展當中的必經途徑。

參考文獻

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