論檔案庫房環境及安全管理

崔剛

摘?要：檔案庫房是檔案保管的基本條件，在管理檔案庫房、檔案進出制度、檔案的檢查、提高相關領導及管理人員的綜合素質方面建立安全高效的管理體系，進而保障檔案庫房管理工作能夠順利進行。檔案保管工作是維護檔案的完整和安全的具體性工作，是檔案基礎業務工作的一個重要環節。其中心任務在于采取有效措施延長檔案壽命，保證檔案的安全。

關鍵詞：庫房內溫度?濕度光照?空氣質量?檔案檢查

中圖分類號：G271?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

一、檔案的庫房管理

庫房內檔案科學管理的日常工作，是檔案日常保管工作的主要內容，包括：庫房的類型;檔案存檔位置與排列順序管理;庫房溫濕度的調節與衛生保潔;檔案進出庫房的控制。

1.檔案庫房的類型

目前，我國檔案庫房的類型主要有綜合檔案庫、專門檔案庫、檔案資料庫。

1.1綜合檔案庫

綜合檔案庫是檔案庫房的主體部分。它保管著我國各個歷史時期，各機關單位及著名人物的檔案。

1.2專門檔案庫

主要是為了專門檔案的特點及管理的特殊要求設立的，如以制成材料或形式等特點而設立的檔案庫。專門檔案庫與綜合檔案庫在內容和形式上都有比較明顯的界限，不能與一般檔案庫混同。

1.3檔案資料庫

檔案庫房是專門集中和保存與檔案有關的圖書、資料。

2.檔案庫房地址的選擇

檔案庫房的地址不應選在靠近江河湖泊或地勢低洼的地方，以防水患：也不應選在地下水位高的地方，以防潮濕：檔案庫房地址不應選在工礦企業處及其下風處，以免有害氣體和灰塵的侵害：為了確保檔案安全和防火要求，檔案庫房地址不要遠離城市，并應交通方便：為長遠計，檔案庫址周圍要預留以后擴建的空間。

3.檔案存放位置與排列順序管理

庫房內的檔案資料，要按門類載體進行科學的分類、排列、編號，柜架排列有序。檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列，前者簡便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保存全宗之間的群體聯系。

4.庫房溫濕度的調節與衛生保潔

定時測量記錄庫內溫度，《中國國家標準匯編》要求庫內溫度控制在15～20℃之間，相對濕度控制在45%～60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作，定時進行通風換氣，不斷改善保管條件，努力達到標準的溫濕度。保持庫房內清潔衛生和整齊美觀，并認真做好記錄。

5.光照的控制

紫外線對檔案的損壞最為嚴重，對于紙張而言，光線中的紫外線對檔案有強烈的破壞作用，易使紙張發黃、變脆、機械強度變低，字跡褪色，尤其對藍圖、底圖的破壞作用更為嚴重。而且，光對照片、磁帶、光盤都有不同程度的破壞作用。因此檔案庫房應設在日光不能直射的房間，庫房窗子要少，東西向不宜有窗，南北向的窗子應小而窄，封閉不必要的窗戶，安裝暗窗簾，做好遮陽措施。

6.空氣質量的控制

在檔案館空調系統的通風管道安裝空氣凈化系統?？捎行褂脦旆靠諝獾玫絻艋?。因為有害氣體和灰塵都會對檔案制成材料產生破壞作用，如增加紙張的酸度，降低紙張強度，污損檔案、傳播霉菌，同時還引起檔案頁面摩擦，使耐酸性較差的字跡發成不同程度的褪色。

7.檔案進出庫房的控制

檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員不得進入庫房。庫內嚴禁吸煙。進出庫房隨時關門，離開時關燈關窗、鎖門。

二、檔案的檢查

加強檔案安全檢查的方法是應做到防治結合，消除庫房潛在的安全隱患。在檔案安全檢查上，檢查方式通常被分為定期與不定期兩種檢查方式，為了保證檢查的順利進行，需要制定一套完善的安全檢查制度，作出一些比較詳細的規定：第一，檔案庫房管理人員應在每月定期組織開展一次常規檢查工作，對檔案的保管情況進行分析：第二，應在每個季度，組織各管理領導開展庫房聯合檢查工作，主要檢查庫房的硬件設施與軟件設施，硬件檢查主要參展《檔案法》中的相關規定，對庫房中的空調、溫濕度控制器等電氣設備運作情況進行檢查，檢查庫房消防設備是否完善，并且做好檢查結果的統計，以保證檔案達到“九防”要求，而軟件檢查主要對庫房主要對庫房中保管的檔案進行翻查，檢查檔案是否存在字跡蛻變、發霉、受潮粘接的情況，并且對檢查過程中發現的問題應及時進行處理。此外還應對庫房檔案的排序情況進行檢查，對于發現的檔案錯亂順序以及因外借出現檔案丟失的情況，應及時分析問題發生的原因，并且做及時的糾正及追尋工作。

三、提高相關領導及管理人員的綜合素質

在社會經濟快速發展的背景下，檔案庫房管理也應不斷進行改革，因此作為檔案庫房管理的領導，應根據檔案管理的實際需求，不斷更新方案庫房管理理念，加強對檔案庫房安全管理的重視，并且要求領導人員掌握最新的庫房管理理念，以便在工作中始終強調創新管理與新型管理手段的應用。此外，檔案庫房相關領導人員還應根據庫房管理實際情況，結合相應的法律發揮，對各個主管及分管領導培訓新時期的政策、檔案知識以及內部控制及管理知識，以提高檔案庫房的安全管理水平。

此外，還要不斷提高檔案庫房管理工作人員的綜合素質，明確檔案庫房相關管理人員應具備較高的理論及實踐水平，通過不斷引進先進人才來達到綜合素質能力提升的目的。并且還應做好檔案管理人員的培訓教育工作，通過定期組織檔案管理技術及理論培訓，不斷提高檔案庫房管理人員的專業水平，使管理人員在檔案庫房管理中不斷進行探索與創新，不斷總結經驗與教訓，以優化檔案庫房管理技術。同時，檔案管理人員還應積極性其他先進單位學習經驗，取精華去糟粕，以不斷完善現有的檔案庫房管理體系，提高檔案庫房安全管理水平。

結語

總之，檔案庫房管理作為保存檔案資料的場所，做好庫房安全管理工作，對我國各項事業的發展有重要意義。具目前我國檔案庫房現狀來看，檔案庫房安全管理是一項系統、復雜的工作，需要通過不斷優化檔案庫房環境、指定科學合理的檔案庫房管理制度、提高相關管理人員的綜合水平，已建立安全高效的管理體系，進而保障檔案庫房管理工作能夠順利進行。

參考文獻

[1]鄧紹興，陳智為.新編檔案管理學[M].北京：中國檔案出版社，1986.

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