基層鄉鎮檔案管理工作創新策略探究

◎楊霞

檔案能夠真實反映各機關單位開展工作的實際情況，并且也能夠為領導決策提供參考依據，因此，鄉鎮必須做好檔案管理工作，確保檔案資源實現系統化、全面化以及真實化等，以此為其他各項工作的開展打下基礎，并更好地服務于農村社會的穩定發展。因此，對鄉鎮檔案管理進行有效的強化有著不容忽視的重要作用。但就目前情況來看，鄉鎮在開展檔案管理工作過程中還存在著一定的不足之處，要根據實際情況，采取科學合理的解決策略，以此使檔案管理工作實現創新發展。

一、鄉鎮檔案管理工作中存在的不足

（一）檔案管理制度尚不完善

檔案管理工作的開展必須有完善的管理制度作為保障，那么，這就需要在工作實踐中積極總結經驗教訓，以此彌補制度的不足，并形成良性循環，這樣才能使檔案管理工作始終保持先進性和有效性。但就目前情況來看，鄉鎮檔案管理制度仍不完善。鄉鎮相關部門對檔案管理與單位發展兩者的聯系缺少正確認知，致使管理機制未能得到有效的完善，這樣長期發展下去就會發生檔案數據記錄不完整、數據存在誤差等問題，致使后續的各項工作難以順利開展下去。

首先，綜合管理制度不全面。當前，有些鄉鎮已經開始逐漸創建檔案館，并且為了使檔案管理、文件管理更加規范化，出臺了相關文件，使管理制度變得更加細化和完善。然而還有一些鄉鎮只有綜合檔案室，由于受諸多因素影響使得檔案館未能建成，且其管理制度有所欠缺，相關領導的管理意識也不強，致使檔案管理工作逐漸被弱化。再加上缺少足夠的資金、未能對檔案進行專業化管理以及沒有專人管理檔案等問題的存在，相應制度的建設也就更易被忽略掉了。這樣就使得工作較為隨意，工作人員通常以自己的主觀經驗來進行判斷，管理行為不夠規范，致使檔案的完整性和安全性缺少有效的保障。

其次，缺少規范化的業務管理體系。就現行的業務規范管理標準來說，只對各項業務進行簡單的要求，并沒有針對檔案管理過程中的收集、保管以及銷毀等業務流程做出詳細的規定，使得管理中的業務活動缺少規范化標準和嚴格要求，檔案管理部門缺少安全保障措施，極易引發檔案丟失等現象發生。

（二）信息化建設步伐緩慢

隨著互聯網時代的到來，檔案信息化管理已經被企事業單位作為重點工作來抓，經濟發展較好的鄉鎮也在大力推進檔案信息化建設進程，引進信息化設備及系統，對檔案進行數字化處理，有些鄉鎮已對部分檔案目錄或是重要檔案內容實現數字化。但是就整體而言，鄉鎮檔案信息化建設發展緩慢，缺少深度，與城市之間存在著極大的差距。鄉鎮政府并未安排專業人員對重要檔案信息、數據等進行有效的保護，這就使得其容易遭受惡意的網絡攻擊，發生信息泄露、丟失等嚴重后果。

（三）管理人員專業素養不足

鄉鎮的檔案管理部門通常只有少數幾人來負責管理工作，而且有時還是由其他崗位人員兼職。經相關數據表明檔案管理人員的專業素養偏低，主要是由于其并非檔案專業人員，并且并未設置專門的崗位編制，所以說在檔案管理工作上花費的精力極為有限。另外，由于兼職的緣故，存在著管理人員流動性大、檔案管理意識不強以及工作中缺少主觀能動性等現象。并且由于并未定期組織開展專業培訓，使得工作人員的專業素養、操作技能無法得到有效提升，致使檔案管理工作缺少一定的創新性。

（四）檔案管理水平偏低

首先，在鄉鎮檔案管理工作過程中，針對收集資料這一環節有著系統化的流程，資料收集的工作量非常大，而其中全面性和真實性是檔案收集中最難控制的部分。例如，有些鄉鎮將上級文件等作為重要檔案收集起來，而卻并未將鄉鎮范圍內的其他檔案資料進行收集；不注重照片、光盤等特殊載體的檔案收集，并且對本地區具有地方特色的資源信息也沒有進行有效的收集，導致非遺、旅游資源等文獻資料流失。

其次，在對檔案資料進行整理的過程中，雖然各個步驟有著詳細的要求，但在整理標準上不夠統一，也就是說其并沒有參照相關行業標準來制定，使得在整理的過程中較為混亂、沒有章法，沒有進行科學的方法分類，未綜合考慮內容、時間以及載體等因素進行系統化的分類，這樣在整理上缺少規范性，容易發生檔號斷檔等情況，無論是對后期的查找，還是利用都極為不利。

最后，對檔案的利用，鄉鎮要定期將收集到檔案移交到上級檔案館進行保管，但是有些鄉鎮與縣城之間的距離非常遠，檔案在移交之后，提取使用極為不便。另外，由于缺少規范化的管理，檔案內容較為混亂，使用者不愿花過多的時間和精力來查找檔案，這也在一定程度上影響了檔案自身價值的有效發揮。

二、鄉鎮檔案管理工作的創新策略

（一）不斷完善管理制度

首先，建立健全綜合管理制度。由于很多地區的鄉鎮綜合檔案室管理制度還不健全，那么，作為相關行政部門就必須立足于全局，深入鄉鎮進行走訪調研，對檔案管理存在的困難和不足進行客觀地分析總結，以此制定出科學合理的規劃方案，指導鄉鎮創建檔案管理制度和改進管理業務方法，以規范化的制度為依據，井然有序地開展各項工作。由于鄉鎮政府日常工作涉及的檔案種類非常多，且內容也較為繁復，因此，必須提升工作的效率，充分利用信息化管理平臺對數據進行記錄，實行一整套科學化的錄入流程，使得信息更加具有真實性和精準性。另外，還應將檔案的篩選、分類工作做好，這樣不僅可以節省人力、時間方面的成本，還可以優化整合較為碎片化的資源，為后續工作的順利開展提供有效保障。

其次，規范鄉鎮檔案館管理標準和流程。應參考國家和行業實行的規定和標準，針對檔案管理工作的收集、整理以及統計等各個環節的管理標準進行細化，對于工作要求加以規范，嚴格落實各項標準，使工作人員的崗位責任意識得以強化，以免出現行為不規范等情況。同時，應立足于各管理步驟，創建起具有安全保密、執法檢查以及庫房管理等全面化的制度體系。鄉鎮政府還應根據自身檔案管理的實際情況，創建具有針對性的輔助機制，針對檔案管理進一步加強監督管理力度。

最后，建立經費保障制度。檔案管理工作要想實現有效落實，就必須有充足的經費作為支撐。現階段，鄉鎮檔案管理水平滯后，從根本上來說是資金不足造成的。因此，上級部門應針對檔案管理提供專項資金，且擔負起籌措相關經費的責任，為鄉鎮檔案管理工作的開展提供充足的經費。同時，針對鄉鎮檔案管理所能創造的價值，應將眼光放長遠來看，充分利用好經費保障機制，推動其實現信息化建設發展，規范化管理，確保檔案資料得到妥善保管。

（二）大力推進檔案管理信息化建設

隨著互聯網時代的不斷發展進步，檔案管理工作的信息化建設是順應時代發展的必然趨勢。在信息化改革不斷深化的情況下，鄉鎮檔案信息化水平明顯不足，因此，必須加快其建設發展進程，將先進的信息化設備及系統積極引入進來，以此使檔案資源能夠實現互通共享，進而確保檔案管理水平和檔案利用率得到進一步提升。同時，應對基礎設施設備進行完善，例如，在電腦、打印機以及掃描儀等硬件條件具備的同時，引進管理系統等軟件設施，只有如此才能事半功倍。另外，鄉鎮檔案管理應逐漸將檔案信息轉變成數字化形式，創建起相應的數據庫，以此使各級檔案管理部門能夠共享檔案信息。針對檔案信息化建設，應設置專項的資金用于引進先進設備、系統升級以及軟件優化等方面，確保檔案信息化建設步伐穩步前行。

（三）切實提高管理人員的專業素養

要大力引進檔案管理人才，不僅要專業化能力強，還必須具備先進信息化設備操作技能。也就是說，檔案管理人員要能夠熟練操作信息化系統軟件，能夠對基本故障、運行異常等情況進行處理，并能配合專業技術人員對系統軟件進行升級優化等，對掃描儀等硬件設備的各項功能做到運用自如。在鄉鎮檔案管理工作的過程中，檔案工作人員只有擁有專業化的素養和能力，并具備一定的法律意識，才能夠更好地勝任這項工作。因此，應根據鄉鎮檔案管理的實際發展情況，切實提高檔案管理人員的專業素質。

首先，針對檔案管理設置崗位編制，確保檔案管理專人專職。這是由于很多鄉鎮檔案管理人員都是由其他崗位人員來兼職的，不能將過多的時間精力放在檔案管理上面，使得工作效率和積極性受到極大的影響。因此，應針對檔案管理工作設置崗位編制，引進檔案管理專業，且熟練掌握各項先進技能的專業化人才。實施科學合理的管理機制，對考評責任制度進行不斷的完善，使檔案管理工作人員能夠在工作崗位上盡職盡責，切實提升業務效率和水平。可見，創建一支專業能力過硬的高素質人才隊伍，可以對各類信息進行更加快速高效的收集、整理等，將各項工作內容落實到位，推動鄉鎮實現更好的發展。

其次，做好相應的專業培訓工作。通過培訓、交流會以及自主學習等方式，使檔案管理人員的專業管理水平得以進一步增強，綜合素養得到有效優化，樹立起正確的服務、責任等意識，在管理工作過程中盡職盡責，全身心地投入，嚴格按照各項工作規章制度辦事，以免由于人為原因造成失誤。由上級檔案管理部門定期組織培訓活動，主要從崗前直至崗位交接整個過程，培訓方式又可分為專題和實地兩種，專題培訓主要是指設定主題內容，工作人員自行選擇，而其中多以線上學習為主，在學習完專題知識內容、操作技巧等之后，再經由相應的考試來檢測培訓的實際效果；而實地培訓則是指由上級檔案管理部門指派專門的培訓隊伍下到基層鄉鎮，為工作人員提供指導和培訓，這樣在及時指正他們的錯誤行為的同時，還可以將最新的政策、檔案管理方法等傳遞給他們，并且也可以對鄉鎮檔案管理的實際情況做到充分的了解，以此為依據采取相應的指導方案，從而使管理人員的業務能力得到進一步的提升。

（四）不斷優化管理業務

首先，收集工作在檔案管理工作中是最為基礎的，而需要特別注意的是工作實踐中存在信息收集不全面的問題。一方面，應對檔案收集的具體范圍進行充分的明確，根據檔案管理的相關規定和要求，鄉鎮檔案管理部門應對檔案收集制定詳盡的細節和工作方案，并將其匯報上級管理部門，經由其審核通過之后再執行下去。同時，也要對檔案收集內容進行明確。例如，圖像、視頻以及實物等都屬于檔案資料的范圍，應按照資料的不同形式，及時、完整地將資料歸入相關類型的檔案。而收集的重點主要包括鄉鎮各部門的文件材料、農村土地承包經營權等資料信息。另一方面，視收集工作量的多少，來決定上一年檔案的具體歸檔時間。另外，有關于民風民俗、非遺文化等方面資料也應作為檔案內容，并保留其特色。檔案工作人員要高度重視檔案收集工作，當上級下達完工作要求之后，應及時組織開展相關收集工作，并積極爭取相關部門、人員的支持，以此使收集的資料更加具有真實性、完整性。

其次，在檔案管理的整理方面，應按照行業標準創建統一化整理規范，并且針對不同種類檔案材料進行整理的過程中應按照相關文件的具體要求進行整理，從而使檔案管理人員可以有據可依，按照相應標準將整理工作落實到位。同時，定期組織開展整理技能培訓，使檔案管理人員能夠熟練掌握各種類型檔案的整理方式方法，且按照相應的整理步驟逐一歸檔。

最后，在開展鄉鎮檔案管理工作的過程中，應注重檔案的利用和宣傳，使鄉鎮廣大基層群眾更加具有檔案意識，通過檔案來解決實際性的問題，以此使檔案在社會上的影響力得到進一步擴大，從而讓群眾可以對檔案管理工作積極主動地進行配合。另外，應積極提升檔案資源的開發利用率，而這就需要檔案管理人員對檔案情況做到全面的掌握，只要是提出需求，就能夠準確地找到相應的檔案為其提供幫助。另外，還要拓寬檔案利用方式，例如，在規章制度允許的條件下，可以將檔案進行外借、復制等，為社會大眾提供便利。

三、結語

要想實現鄉鎮檔案管理工作的有效開展，就要對當前檔案管理工作過程中存在的不足之處予以積極的解決，對檔案管理方法進行不斷的創新和優化，使其能夠緊跟上時代的發展步伐，提升信息化建設水平，以此更好地發揮其應有的參考價值，為有需要的部門和相關群體提供便利，從而實現科學化發展。