關(guān)于智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)的思考

何利容

摘要：伴隨著社會時代的快速發(fā)展，越來越多的領(lǐng)域開始應(yīng)用信息化建設(shè)提高行業(yè)的發(fā)展效率。在各大高職院校改革的過程中，智慧校園的建設(shè)成為了主要的目標(biāo)。在高職院校不斷發(fā)展的過程中，最為重要的組成部分之一就是檔案管理，需要將信息化建設(shè)融入到檔案管理的過程中，創(chuàng)建智慧校園環(huán)境，提高高職院校檔案信息化建設(shè)的效率，為學(xué)校未來的發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：智慧校園環(huán)境;高職院校;檔案信息化建設(shè)

中圖分類號：G717.24?? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?? 文章編號：1672-9129（2020）12-0108-01? 近十幾年來，我國逐漸步入大數(shù)據(jù)時代，信息化技術(shù)的到來給各大高職院校帶來了許多的挑戰(zhàn)同時也創(chuàng)造了許多機(jī)遇。高職院校傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)代社會發(fā)展的需求，只有不斷突破、創(chuàng)新才能夠建設(shè)出智慧校園。為了從根本上優(yōu)化高職院校的環(huán)境，提高教學(xué)效率和管理效率，我們將信息化建設(shè)應(yīng)用于檔案管理的過程中，能夠有效地提升資源管理效率。尤其在建設(shè)智慧校園環(huán)境的過程中，需要不斷創(chuàng)新新時代的檔案管理工作制度，才能夠解決當(dāng)前發(fā)展過程中存在的問題，不斷提高檔案信息化建設(shè)。

1 高職院校在檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 對信息化建設(shè)認(rèn)知不足。??? 從當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)情況上看，存在部分高職院校僅僅追求紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化，在信息化建設(shè)和電子化建設(shè)的理解方面存在著很大的偏差，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息化管理工作僅僅停留在建設(shè)電子檔案的層面上，并沒有將檔案信息作為一種資源來整合，忽視了檔案信息與網(wǎng)絡(luò)管理中心、學(xué)校圖書館等方面的聯(lián)合規(guī)劃，進(jìn)而導(dǎo)致高職院校檔案信息化建設(shè)受到阻礙。

1.2 高職院校在檔案信息化建設(shè)中管理不當(dāng)。??? 高職院校檔案管理部門并沒有重視檔案信息化建設(shè)，在管理技術(shù)和管理資金方面投入比較少，與此同時，檔案管理部門沒有明確信息化建設(shè)的目標(biāo)，設(shè)定的管理方案與實際情況不相符，在購買管理設(shè)備時也沒有按照需求進(jìn)行購買，進(jìn)而導(dǎo)致資金浪費嚴(yán)重，十分不利于高職院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1.3 檔案信息化建設(shè)質(zhì)量較低。??? 從目前的發(fā)展形勢上看，我國高職院校在信息化建設(shè)方面均沒有投入較高的關(guān)注，進(jìn)而導(dǎo)致建設(shè)質(zhì)量較低。首先，在檔案信息化建設(shè)方面沒有指定管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)體系構(gòu)建時，沒有對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提出具體的要求，進(jìn)而導(dǎo)致信息技術(shù)不完善，也無法保證信息網(wǎng)絡(luò)體系的可行性，無法適應(yīng)當(dāng)前社會較快的發(fā)展速度，其信息化建設(shè)的兼容性比較差。除此之外，高職院校檔案信息化建設(shè)并沒有根據(jù)院校的實際情況考慮，更沒有將未來發(fā)展納入規(guī)劃的范圍中。

1.4 高職院校檔案管理人員綜合素質(zhì)較差。??? 對于高職院校檔案管理來說，管理人員的綜合素質(zhì)十分重要。但是，在當(dāng)前的實際情況下，高職院校檔案管理工作人員的技術(shù)水平參差不齊，不僅僅專業(yè)水平有待提升，部分院校還存在著缺乏檔案管理人員的問題。大多數(shù)檔案管理人員都是身兼數(shù)職，并不是專業(yè)的檔案管理人員，在上崗前缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致整個管理團(tuán)隊的綜合水平較差，不利于高職院校檔案管理的建設(shè)與發(fā)展。

2 高職院校開展檔案信息化建設(shè)策略

2.1 明確檔案信息化建設(shè)的價值。??? 為了提高高職院校檔案信息化建設(shè)的效率，首先高職院校的高層管理人員和相關(guān)部門需要了解信息化建設(shè)的重要性，檔案信息化建設(shè)不僅僅需要將文字、實物以及圖像進(jìn)行保存，還需要通過計算機(jī)中段和網(wǎng)絡(luò)共享檔案信息、提高信息的利用率，便于教職工快速的查閱相關(guān)信息。

2.2 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。??? 高職院校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是硬件設(shè)施與軟件設(shè)施，比如說打印機(jī)、計算機(jī)和掃描儀等，軟件設(shè)施還需要檔案信息數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)等只有配備完善的軟件、硬件設(shè)備，才能夠有效地提高檔案信息化建設(shè)效率。

2.3 完善檔案信息化建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。??? 制定檔案信息化管理規(guī)范、完善相關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是高職院校檔案信息化建設(shè)最重要的工作之一，其中包括檔案數(shù)據(jù)庫與地方檔案館聯(lián)系的工作標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息系統(tǒng)設(shè)計的標(biāo)準(zhǔn)等，在完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的過程中，需要嚴(yán)格秉承社會制度和高職院校的一系列規(guī)章，確保管理標(biāo)準(zhǔn)的有效性。

2.4 加強(qiáng)信息資源建設(shè)。??? 高職院校檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容就是信息資源建設(shè)，首先檔案管理相關(guān)部門首先需要建立檔案數(shù)據(jù)庫，將所有的檔案治療儲存于同一個數(shù)據(jù)庫中這才能夠有效地和其他部門進(jìn)行共享。檔案管理部門可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫信息的重要程度來分配權(quán)限，加強(qiáng)數(shù)字化管理工作。每個高職院校還應(yīng)該建設(shè)自己的信息采集系統(tǒng)與網(wǎng)站，為信息共享提供更加廣闊的平臺，提高服務(wù)效率。

2.5 培養(yǎng)高職院校檔案管理專業(yè)團(tuán)隊。??? 高職院校為了提高檔案信息化建設(shè)效率，首先需要引進(jìn)更多專業(yè)的技術(shù)人才，他們就要掌握較高的計算機(jī)應(yīng)用水平和檔案管理能力。除此之外，高支援下還需要對檔案管理專職人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，及時更新管理理念，創(chuàng)建一支專業(yè)性強(qiáng)、經(jīng)驗豐富的檔案管理團(tuán)隊。

3 結(jié)語

在當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的時代下，各大高職院校意識到了檔案管理工作的重要性，為了促進(jìn)智慧校園環(huán)境的建設(shè)，我們需要采取相應(yīng)的措施提高檔案信息化管理水平。檔案信息化建設(shè)是一項內(nèi)容較為繁雜的工程，需要各個領(lǐng)域的人員都積極參與。檔案管理信息化建設(shè)需要順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，高職院校需要主動面對現(xiàn)代教育改革，投入更多的人力、物力和財力在資源整合的過程中，最大限度拓寬內(nèi)外資源，創(chuàng)新出更多的建設(shè)方式，不斷推動高職院校檔案管理信息化建設(shè)。

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