公眾參與檔案著錄工作相關分析

■ 張 慧

“歡迎來到公民檔案管理員項目。你可以通過給檔案標記、著錄和添加評論，為國家檔案館的檢索系統貢獻力量，使它們更加方便利用和查找。加入我們，你的每一項貢獻都將幫助解鎖歷史。”這段振奮人心的廣告語，每天在美國國家檔案館的網站(https：//www.archives.gov/citizenarchivist)上滾動提示，吸引著越來越多的瀏覽者點擊進入，一探究竟。

2012年1月，美國國家檔案與文件管理署(NARA) 率先發起了一項號召公眾對歷史手稿進行整理的活動。在社會大眾的廣泛參與之下，大量檔案信息被詳細著錄，更多歷史手稿被抄錄，僅兩周時間就收到了1000 多頁抄錄副本，其中包括奴隸逃跑事件記錄、總統有關文件記錄、選舉請愿書等珍貴檔案，極大地提高了用戶檢索利用這些檔案的效率和質量。時至今日，這個名為“公民檔案管理員”（Citizen Archivist）的公眾參與檔案著錄項目不斷延續，并且取得了較好的成效。通過發動普通公民參與檔案管理工作中的分類、著錄、抄錄等環節，在一定程度上借助社會力量提高了檔案管理的效率和質量，同時也增加了公民與檔案館之間的交流和互動，加深了公民對檔案工作的了解[1]。

“公民檔案管理員”項目的實施也吸引了一些中國學者的關注和研究[2]。但是在各級國家綜合檔案館，公眾參與檔案著錄工作的項目活動尚未真正有效開展。本文嘗試對“公民檔案管理員”項目活動的主要特點進行分析，在此基礎上結合我國檔案工作實際情況，提出在國家綜合檔案館開展公眾參與檔案著錄工作的可行性建議。

一、“公民檔案管理員”項目活動特點分析

“公民檔案管理員”項目通過檔案館網站發布數字化檔案信息資源，提供公眾廣泛參與檔案著錄工作的各種可能性。以美國國家檔案館網站為例，進入“公民檔案管理員模塊”首先可以看到一段引導語：“未來有一天我們的檔案將會全部在線，你能夠幫助我們讓這一目標實現，你可以成為一名公民檔案管理員——只需點擊下面的標題去開始。”其下則設計有注冊登記、任務發布、目錄查詢、幫助導覽等子項，可以指引公眾快速、便捷地參與到項目活動中去。為了更大程度激發公眾的參與熱情，“公民檔案管理員”在項目設計上具有以下特點：

（一）任務選題大眾化：貼近公眾感興趣的關注焦點

2018年11月13日，美國國家檔案館創新中心推出了一項以“第二次世界大戰中的美國士兵”為主題的著錄項目。該項目由弗吉尼亞理工大學、國家檔案館和國家人文基金會共同合作，并得到了社會科學研究委員會的額外支持。公眾的著錄對象是65,000 頁未經整理的二戰期間美國士兵的手寫稿。這些不同尋常的戰時文件可以進一步擴大公民對第二次世界大戰期間美國士兵共同經歷的理解。

美國國家檔案館定期發布與上述案例相類似的公眾感興趣的社會熱點選題，從而吸引更多的社會民眾參與到“公民檔案管理員”項目活動中去。2019年美國國家檔案館面向公眾在線發布的三項著錄任務，選題分別是“國務院和財政部收到的信件（1789—1882）”、“公共建筑維修來往信件”、“富蘭克林·德拉諾·羅斯福演講文件”。其中所包含的文件，有些與美國建國初期的船運及進出口貿易有關，有些是社會大眾熟悉的公共建筑的結構、檢查、維修記錄，有些是擔任過四屆總統的羅斯福先生一生不同時期的演講稿。這些選題更加容易激發社會大眾的好奇心理，驅使他們更加積極主動地投入到著錄工作中去，通過自己的閱讀和思考去揭示文件中所記錄的各種“秘密”。

（二）任務目標個性化：區別專業要求與“業余”方式

美國國家檔案館發布的“公民檔案管理員”工作任務目標，根據公民參與者的實際能力進行了個性化區分。例如，對于一些辨識難度較高的手寫體信件，任務要求是“你可以通過著錄幫助我們提升歷史檔案的利用效率”；對于一些時間久遠、難以考證形成背景的歷史文獻，任務要求是通過“在國家檔案館的館藏照片和文件上添加標記”，逐漸積累和豐富相關著錄要素。

2018年11月8日，美國國家檔案館創新中心舉辦了一場“姓名標簽”活動。館方通過掃描美國海軍和美國海岸警衛隊日志等文本記錄，并將其上傳至網站，使得公民參與者可以通過互聯網瀏覽和放大每個頁面，從而方便查找到文件中可能存在的姓名。參與者瀏覽選定的數字化文本，查找這份歷史記錄中的人員姓名，在“標記”字段中鍵入所看到的姓名，單擊“查看/添加貢獻”，使這項標記今后可以按姓名進行檢索。這個活動的重點是識別和標記文件中的名稱，而不是完整的著錄或抄錄。在此活動期間，館方希望盡可能多地增加記錄，使退伍軍人及其家人更容易在目錄中找到他們的名字。

（三）展示成果便捷化：利用互聯網與新技術加強互動

在紙質載體或縮微膠片時代，類似于“公民檔案管理員”這樣的項目只能在少數本地志愿者人群中開展，社會影響力無法形成規模效應。互聯網技術與數字化副本的應用，使得項目在全美各地得以遠程實施，實際參與人數呈幾何級增長。目前公眾在美國國家檔案館網頁上添加記錄參與檔案著錄工作，又多了一種更加有趣的方式。參與者從手機或電腦桌面直接導航到National Archives Facebook 頁面，然后開始與機器人（Facebook Messenger Chatbot）聊天。參與者通過聊天機器人著錄和分類文檔，也可以使用機器人來回答有關國家檔案館的相關問題并開始自己的研究，了解檔案情況或從館藏目錄中查看有趣照片。方便攜帶的手機終端和智能化聊天機器人，使得參與“公民檔案管理員”的人群進一步擴大，參與時間、參與地點也有了更多的自主選擇。

二、公眾參與檔案著錄工作的現實需要分析

公眾參與檔案著錄工作的現實需要，源自于兩方面：一方面是公眾有進一步“解讀”檔案信息、了解檔案工作的愿望；另一方面，檔案館也有進一步宣傳檔案工作、不斷擴大其社會影響力的實際需求。對于中國的各級國家綜合檔案館而言，美國“公民檔案管理員”項目借助社會力量開展檔案著錄工作，有一定參考借鑒意義。

（一）在全面建成小康社會的時代背景下，公眾可以通過深度體驗檔案著錄工作，實現檔案“歷史文化之旅”

在全面建成小康社會的時代背景下，人民日益增長的美好生活需要不僅體現于物質層面，而且體現于精神層面。當下隨著檔案的憑證價值和參考價值日益在百姓日常生活中發揮作用，以及檔案部門利用檔案信息資源主動擴大社會宣傳，公眾對于檔案和檔案工作的認知水平也在不斷提高。然而除了像“國際檔案日”這樣一年才開展一次的宣傳活動之外，公眾了解檔案和檔案工作的機會并不多；并且每年的“國際檔案日”，檔案部門提供公眾接觸檔案信息的形式手段也比較單一，大多局限于檔案展覽出版、媒體宣傳、論壇講座等。

2015年8月23日 習近平總書記在致第二十二屆國際歷史科學大會的賀信中指出：“人事有代謝，往來成古今。歷史研究是一切社會科學的基礎”。對于社會大眾的精神需求而言，深度解讀一份因某一歷史事件而產生的文檔，了解事件的前因后果，不亞于一次穿越時光的“歷史文化之旅”。看似簡單的一次檔案標識，實際卻有著“解鎖歷史”的深刻含義。公眾參與檔案著錄工作，為進一步密切社會大眾與檔案部門之間的聯系，從而進一步提升社會檔案意識，提供了新的契機。

（二）在基礎工作相對薄弱的實際狀況下，檔案館可以借助社會力量解決著錄工作中的一些“疑難雜癥”

2016年5月，國家檔案局在《國家重點檔案保護與開發項目管理辦法》中明確提出了開展“國家重點檔案目錄基礎體系建設項目”的工作要求，以省級、計劃單列市檔案館為依托，結合“十三五”時期開展的國家重點檔案目錄基礎體系建設工作，完成全國50%國家重點檔案文件級目錄采集工作任務，搭建起全國性國家重點檔案利用平臺，實現國家重點檔案目錄資源共享。但從2018年5月至10月國家檔案局對全國副省級以上綜合檔案館業務建設工作進行測評的反饋結果來看，各館普遍薄弱的工作環節之一就是館藏文件級機讀目錄編制工作。

提升館藏文件級機讀目錄編制工作的質量和水平，有內挖潛力、外包服務等多種途徑。而對于館藏中一些形成年代久遠、字體較難辨識的歷史檔案，或者無法考證拍攝者、拍攝時間、拍攝地點、拍攝對象的“無主”照片而言，由于關鍵著錄元素的缺失，即便館方投入再多的人力物力，也較難取得明顯成效。但是如果發動社會大眾的力量處置這些“疑難雜癥”，借助公眾的千萬雙眼睛去辨識文檔中包含的各種線索，則有可能為檔案著錄另辟蹊徑提供有效方式。同時在著錄線索征集的過程中，檔案館也將進一步擴大其社會影響力。

三、公眾參與檔案著錄工作的可行性分析

從近年來各地檔案部門的業務建設情況，以及本次國家檔案局開展的測評情況來看，在副省級以上綜合檔案館率先開展公眾參與檔案著錄工作，其可行性條件已基本具備。主要體現為：

（一）檔案信息共享服務平臺基本建成，為公眾遠程參與檔案著錄工作提供了技術支撐

副省級以上綜合檔案館都已建成網站，依托互聯網定期向公眾發布檔案信息，有的甚至已經在檢索系統內發布較大數量的檔案文件級目錄和數字化全文。如浙江省檔案館網站，“查檔服務”項下的“歷史圖庫”中發布有數百張照片數字化件。此外，副省級以上綜合檔案館普遍都已建立微信公眾號，上海市、區兩級檔案部門已經基本建立覆蓋全域的微信公眾號矩陣，在檔案工作宣介和文化傳播方面發揮重要作用。這些檔案信息共享服務平臺，為公眾遠程參與檔案著錄工作提供了技術支撐。

（二）檔案開放鑒定內審機制不斷完善，為甄選可供公眾著錄的開放檔案數字化文本提供了工作基礎

副省級以上綜合檔案館都依據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》等法律法規，建立健全了檔案開放鑒定工作機制。如上海市檔案館通過館內職能部門以及檔案鑒定委員會專家的初審、復審、終審，開展常規化的檔案開放鑒定工作。檔案開放鑒定內審機制的建立，能夠杜絕涉密文件信息、以及涉及國家利益或個人隱私的敏感檔案信息泄露，為甄選可供公眾著錄的開放檔案數字化文本提供了工作基礎。

（三）檔案資源發揮資政育人作用日益顯著，為確定公眾感興趣的著錄選題提供了明確方向

副省級以上綜合檔案館都已具備較為成熟的檔案文化項目策劃和實施能力，每年圍繞黨委和政府的中心工作要求，聚焦社會大眾關心的熱點問題，定期組織開展檔案文化活動。檔案館在圍繞“紀念建國70 周年”、“紀念建黨100 周年”等主題開展檔案展覽、史料出版、論壇講座系列活動時，可以嘗試同步發布尚未整理的相關館藏檔案數字化文本，推出相應主題的檔案著錄線索征集活動，在此基礎上對公眾提供的著錄線索進行梳理匯總，并通過媒體進一步宣傳報道“檔案背后的故事”，從而進一步擴大檔案工作的社會影響力。