金融企業檔案管理研究綜述

■ 楊志軍

金融企業檔案，是指金融企業在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。金融企業檔案是金融企業經營管理活動的直接歷史紀錄，既是金融企業的有形資產和無形資產，也是金融企業的核心信息資產，在保障國家經濟安全、促進經濟和社會發展、防控金融風險、打擊經濟犯罪、維護金融企業和客戶利益、保護消費者權益等方面發揮著獨特作用。目前，我國有關金融企業檔案管理的文獻主要聚焦在政策解讀、意義闡述、問題分析和路徑探索四個方面，在一定程度上推動了金融企業檔案管理的實踐工作。

一、有關金融企業檔案管理政策法規解讀的研究

隨著我國經濟的發展和改革開放的深入，金融業務檔案的利用需求也呈現出新的變化，利用更加頻繁，利用目的更加多樣化。但是，一直以來，不少金融企業檔案部門只注重管理類檔案的管理，業務檔案由業務部門管理，致使業務檔案管理不規范，檔案丟失和利用檔案辦理“假業務”的現象時有發生。尤其是金融業務電子化后，業務檔案更多是以電子形式存在，金融企業往往未將其列入歸檔范圍。2007年，國家檔案局與銀監會聯合下發《關于加強銀行檔案工作的意見》，提出“提高銀行檔案綜合管理水平”的宏觀、原則要求，且未涉及其他金融企業。保險公司、信托公司、金融資產管理公司、證券公司、投資公司等金融企業中仍有一部分企業，業務檔案沒有實行集中統一管理。2014年2月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求各級黨政機關、企事業單位（包括境外派出機構）、社會組織，要根據工作實際需要，加強檔案管理工作。在此需求與背景驅動下，國家檔案局制定并下發了《金融企業業務檔案管理規定》，這是我國頒布的第一個專門規范所有金融業務檔案管理的規范性文件。蔡盈芳就條例制定的背景、條款含義、主要內容、內容特點、貫徹實施進行了詳細解讀。[1]

二、有關加強金融企業檔案管理重要性的研究

隨著我國經濟水平的不斷提升和金融企業的快速發展，檔案管理不僅與各項經營管理活動密切聯系，也為其企業文化建設及風險規避提供依據與保障，學界也有相關論述聚焦重要性的研究。程開文認為，金融機構檔案屬于金融檔案，政策性、專業性、綜合性等特點突出，既可作為可靠依據用于監管機構相關決策的制定，又能提供貸款糾紛以及金融詐騙等問題的解決憑證。[2]徐洋認為，金融檔案價值作用表現，一是具有憑證價值；二是對開發客戶有重要作用；三可以維護企業和客戶的利益；四是可以改善金融業的形象。[3]

三、有關金融企業檔案管理存在問題的研究

金融企業檔案管理存在的不足，主要表現在基礎設施不達標、檔案管理機制不健全、制度建設落后以及電子化發展進程慢等，在很大程度上限制了金融企業檔案管理工作的創新發展。[4]林景志認為，檔案保管條件簡陋，防火、防盜、防潮等安全設施根本無從談起；立卷、裝訂、編目等檔案管理不規范；檔案管理規章制度不健全，無專職檔案人員，文件破損、丟失，常常造成無法彌補的損失。[5]廖文敏認為，中小型金融類企業檔案管理的意識薄弱，同時檔案管理制度不健全；檔案管理工作人員的專業水平不高，容易出現檔案遺漏、缺失或者整理不規范的現象；檔案管理方式落后，有的還沒有形成電子檔案；對檔案利用率較低，企業難以從檔案中獲得有效的信息。[6]

四、有關金融企業檔案管理路徑的研究

為解決上述問題，各機構應提高對檔案管理工作重要性的認識，采取針對性對策提高檔案精細化管理水平。荊冰認為，應完善檔案基礎設施建設，重點是要改善檔案保管條件，要購置檔案防護裝具和設備，滿足各類檔案集中統一管理的需求，確保檔案絕對安全；同時，建立健全檔案管理的體制機制，實現各類檔案的集中統一管理，明確檔案管理部門職責、健全檔案管理網絡、完善檔案管理制度，規范檔案收集、整理、保管、利用、統計等各個環節的工作，明確“誰的檔案誰負責”的原則，做到“誰形成、誰立卷、誰整理、誰移交、誰負責”；推進地方銀行業金融機構檔案管理信息化。[7]林景志認為，一是要提高認識，加強對檔案工作的領導，要重視關心檔案工作，實實在在解決檔案工作中的問題；二是要加大投入，加強檔案管理工作的基礎建設，使檔案信息搜集、整理、貯存、利用等工作能夠適應網絡信息時代的要求；三是要抓好教育培訓，加強檔案人員隊伍建設，建設一支具有科學技術知識和業務知識的檔案人員隊伍，以適應新形勢下檔案工作的需要；四是要宣傳檔案工作的重要性，營造良好的工作氛圍。張景認為，應該推進金融企業檔案管理數字化建設，完善金融企業檔案管理數字化建設的規章制度和標準，重點加強金融行業檔案管理數字化的安全性建設。[8]陸璟認為，探索金融企業檔案管理業務外包，將部分輔助業務外包出去，以降低成本、提高效率、集中有限資源發展核心競爭力。[9]廖文敏認為，中小型金融類企業檔案管理，要通過宣傳檔案價值，增強檔案管理意識，實現檔案信息增值；要加強制度建設，科學管理檔案，將收集、整理、保管以及利用等服務落到實處，實現科學系統化管理；要提高服務意識，發揮檔案價值，促進企業的長遠發展。[10]

上述研究成果為金融企業正確認識檔案管理的價值，明確檔案管理中可能存在的問題，探索在檔案管理過程中如何提高檔案工作人員的服務意識，追蹤檔案利用者的需求，建立科學的管理制度，提高檔案利用價值和促進金融企業可持續發展有重要的參考意義。只有不斷創新服務手段，緊密結合企業發展的重點，充分發揮金融企業檔案的作用，才能有效地開發利用檔案信息資源，能為企業發展提供更多更好的服務。