人力資源檔案管理探討

■ 吳 警

人力資源檔案可以為企業求才、個人求職提供大量豐富、生動、真實有效的原始資料和數據。它是記述和反映著一個人的出生日期、參加工作時間、文化程度、工作表現、專業技術職稱等各方面內容的文件材料，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考。因此管好用好人力資源檔案，可以使企業的管理更加科學化、規范化、高效化，為各項事業產業的持續、健康、穩健發展打下堅實的基礎。本文就人力資源檔案管理工作作一粗淺的探討，并提出相應策略。

一、人力資源檔案管理的重要意義

（一）記載人生軌跡的重要依據

人事檔案收存工作人員的履歷、自傳、鑒定、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，記錄工作人員個人成長、思想發展的歷史。能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容。它是個人身份、學歷、資歷等方面的原始記錄憑證，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

（二）人的檔案最重要

人事檔案非常全面和詳細地記錄了個人的經歷、德才表現和發展過程，通過人事檔案個人信息的篩選，解決了人才被埋沒的問題。通過人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚長避短、各司其職，最大限度地發揮人才的作用。在信息化飛速發展的時代，人事檔案管理模式的轉變將提高工作效率，助推人力資源管理向精細化轉變。人事檔案是工作人員個人信息的儲存庫，它概括地反映工作人員的個人全貌。人事檔案為人力資源管理提供人才的可靠的基本情況，是選拔人才和重用人才的重要依據和保障，是做好人力資源管理的基礎保障。因此，在檔案管理中人的檔案最重要。

（三）組織認可的個人材料

以人事檔案為基本參考，對員工進行工作上的安排，保證員工能夠各盡其職，發揮員工所長，避免因信息與數據的缺失，致使員工的才能得不到有效的發揮，造成企業人才流失的嚴重問題。對人事檔案進行分析整理，是了解員工過往工作經驗與工作表現的有效途徑，同時能對員工的能力做出一個大致的評估，并簡要分析員工的潛力。人事檔案是人力資源管理工作獲取有效信息與數據的重要方法，提高了人力資源管理工作的效率，優化其基本結構。從這個角度來說，提高人事檔案管理工作的水平，是發揮人力管理資源優勢的基本方法。一個檔案袋就是一個人一生或一個階段集中的實況資料。

（四）體現對人的關懷

自古至今，因由各種緣故，懷才不遇、生不逢時而埋沒才華者何止萬千。因此，作為檔案人以人為本之舉就首先應該在于愛人、知人，用心尋覓人才。多長幾個耳朵以聽八方，多設幾個視角以觀上下。如此多方關注必不難發現忠賢能人信息，而后匯編成新型人事資料，以備提供舉薦。從這個層面來說，企業對人事檔案的有效分析，是獲取有效信息與數據的基本方法，也是企業在發展之中招攬所需人才的必然需求。對人事檔案進行合理而有效的分析管理，能夠切實地對企業在經營發展過程之中的人才需求進行精確的把握，分析企業需要哪些人才，企業又缺少哪些人才，并以此作為基本的參考，制定一個可行的人力資源計劃。

二、人力資源檔案管理的現狀

（一）對檔案重要性認識不足

現階段的人力資源檔案管理服務體系仍處于傳統的運作模式，由于檔案管理人員沒有受過專業知識培訓，對檔案重要性認識不足。

（二）主動服務意識薄弱

人力資源檔案管理工作在思想認識上缺乏主動服務意識，還存在一些認識不到位的方面。

（三）服務質量不高

檔案管理技能欠缺，影響了檔案管理水平。在整理過程中大部分依靠人工操作，僅能提供基礎的檢索服務，耗時費力，服務質量不高。

三、人力資源檔案管理的主要內容

（一）收集

人事檔案材料覆蓋范圍廣，跨度時間長，有些材料很難搜集，因此更加凸顯了人事檔案管理的重要性。人事檔案管理工作人員要定期收集歸檔材料，及時去掉沒有必要保存的檔案材料，對重要的、必需的、有價值的材料進行重點保存，防止丟失，防止蟲蛀，防止潮濕。

（二）整理

在人事檔案整理的傳統模式中，歸檔范圍不變。人事檔案材料主要分為10 大類。首先要根據這10 類的特點認真鑒別分類，然后看每一類型的材料是否完整，并按時間先后順序排好，分別標上類號頁號，其次是寫清卷內目錄，最后把整理好的人事檔案裝訂成冊放入人事檔案盒。通過規范整理使每卷人事檔案達到完整、真實、條理、實用的要求，并學會利用本人的檔案信息資源為自己成長和事業發展服務。

（三）鑒定

人事檔案管理在人力資源管理中占有很重要的地位，要嚴格按照程序和規范存檔，嚴防造假材料出現。要求人事檔案管理人員必須廉潔正派，深入學習相關法律法規來提升個人素質和業務能力，謹慎細致地鑒別材料真偽以及決定材料取舍。人事檔案材料記錄著工作人員從事工作產生的工齡、工資、職位等重要信息，是培養和選拔干部的重要依據。如果在人事檔案中出現一份造假的信息記錄，將會對當事人產生一定的影響，對用人單位的選人、用人、任人造成錯誤的判斷。

（四）保管

在人力資源檔案管理活動中，做到人檔相符，在材料收集上必須做到及時完整。在材料的鑒定上必須做到去偽存真，在歸檔內容上必須做到分類準確，裝訂整齊，在利用檔案時必須做到遵章辦理，在提供周到熱情的服務時，更要確保檔案的安全和保密。唯有如此，才能逐步建立更加科學合理的檔案管理體系。

（五）利用

在交接人查閱檔案前，確保檔案是密封和加蓋公章，并做好查閱的簽字手續，要按照人事檔案管理辦法執行，確保人事檔案完整與安全。人事檔案借閱要按照規章制度所界定的程序來辦理手續，要注重辦理手續的存檔、留存以及定期處理。

四、人力資源檔案管理工作的相應策略

（一）領導重視

檔案工作人員也要增強責任心，主動作為，積極向領導宣傳檔案管理政策，及時溝通匯報，爭取上級支持。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。企業領導應高度重視人力資源檔案管理工作，將其納入議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。

（二）為領導決策提供有價值的依據

在履行嚴格的人事檔案管理制度后，要按照現有的環境，制定可行的、安全的、保密的人事檔案管理制度。建立和完善檔案的歸檔、登記、整理制度，提升人事檔案管理水平，確保人力資源管理部門及時、準確地為領導決策提供有價值的依據。在制度上要強化管理，加強防范，及時建立和健全人事檔案的真實性、準確性、完整性、安全性和時效性鑒定的一系列系統性制度。人事檔案管理工作要做細做實，要確保干部職工人事檔案及時、完整、真實的歸檔。

（三）為人力資源管理的發展保駕護航

人事檔案是選拔人才和重用人才的重要依據和保障，對人力資源管理起到推動作用。大力提高檔案管理工作者的管理意識、工作責任心、職業道德修養。培養出作風過硬的檔案管理專業人員，通過專業學習和培訓，使他們具備過硬的檔案管理理論和技能。因此，在當前階段的人力資源檔案管理工作發展中，一定要重視制度建設和人才建設，同時要結合更加科學化的系統管理方案，促使人力資源檔案管理能夠發揮出更高的價值，為人力資源管理的健康發展保駕護航。

（四）檔案查詢規范化

健全檔案查詢和收集等方面的制度建設，實行制度上墻、賬簿成冊，全面按照規定制度以及程序去管理。履行檔案查詢規范化，無介紹信不能查詢，涉及本人的材料方面不能進行查詢，對牽涉親屬方面的禁止查詢。為切實提高人事檔案的真實性、準確性和完整性，維護人事檔案的嚴肅性和公信力，促進人事檔案管理規范有序，要嚴格對照人事檔案相關規定和要求，扎實開展人事檔案整理和規范化管理工作。

（五）推進電子化建設

人事檔案電子化管理，是互聯網+檔案的電子化體現。人事檔案一直處于材料增加不及時、歸檔整理不規范、調閱審查無制度狀態。原始檔案分散、缺失問題突出，檔案材料散裝、混裝、錯裝現象普遍。為適應人員流動，緊跟大數據時代，推進人事檔案電子化管理，有利于提升人力資源管理水平。以查各類會議紀要、查崗位變動調整文件、查黨員組織關系的三查為切入口，認真核對材料內容和有關信息，進而保證了檔案材料完整齊全，確保人事檔案信息準確無誤。對檔案中涉及個人出生時間、入黨時間、參加工作時間和學歷學位、工作簡歷等信息前后記載不一致問題，按照有關政策規定予以確認，確保人事檔案資料真實可靠。督促專業單位在人事檔案整理歸檔中，梳理目錄，分類審核，逐一篩選，查漏補缺，確保人事檔案資料完整和電子化錄入工作，永久保存。

（六）檔案管理規范有序

為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案管理目標考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉人、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，嚴防人為因素造成檔案泄密、涂改，對檔案管理中出現問題的，實行責任追究，保證檔案管理規范有序。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此企業人力資源管理部門，必須建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔、移交入庫以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度和規范的操作流程，為利用者做好服務。

五、結語

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色。人事檔案管理工作是人力資源管理工作的基礎，為人力資源管理工作提供了一定的便捷性，同時優化了人力資源管理工作的結構，使人力資源管理工作能夠更加精準地預測與配置企業的人力資源。