高校口述檔案存在的問題及對策

劉莉莉 王 靜

隨著我國高校辦學水平的不斷提升以及現代技術的迅速發展，高校越來越重視周年校慶活動以及校史編纂、校史館建設等工作，具有珍貴史料價值的“活歷史”——口述檔案在學校發展工作以及重大活動中日益發揮其重要性，越來越多的高校開展了口述檔案工作，但由于檔案意識、技術以及人才等的局限，現階段口述檔案還存在一些問題。本文從調查分析高校口述檔案現狀出發，探討了口述檔案存在的問題及其對策，以提升口述檔案服務社會水平，不斷滿足日益增長的使用需要和文化需要。

一、高校口述檔案的現狀

（一）調查樣本選擇和設計

本文主要運用網站訪問、文獻分析、網絡檢索等方法，通過高校網站調研和 CNKI 數據庫文獻調研來采集信息，同時選擇了全國部分高校作為調查樣本，為了使樣本更具代表性，根據學校辦學層次（本科或專科）和學校所在城市兩個方面進行選擇研究樣本，本研究先后共發放調查問卷100 份，收回問卷71 份，其中有效問卷37份。調查問卷主要包括以下三方面：參加調研的高校口述檔案的基本情況；了解和調研高校口述檔案現狀和存在問題；了解高校口述檔案發展的合理建議。

（二）高校口述檔案調查結果和現狀

通過調查發現，高校口述檔案的基本現狀如下：1.開展口述檔案的高校以普通本科高校為主，成人本科高校、專科學校開展口述檔案的比較少；2.開展口述檔案的高校所在城市中北京、上海所在地的高校開展口述檔案的比較多，且成果比較豐富；3. 開展口述檔案的原因中開展周年校慶活動、進行校史編纂以及建設校史館原因開展口述檔案的比較多；4. 開展口述檔案機構中高校檔案館（室）開展口述檔案的較多，圖書館、宣傳部門開展的相對較少；5. 開展口述檔案的工作人員以檔案工作人員、新聞工作人員等共同組成的比較多，且學歷和專業技術職務較高，具有大專以上學歷達到95%，具有中級職稱的達到80%，高級職稱的相對較少，復合型人才較少。目前，高校口述檔案現狀是：處于初期階段，存在意識薄弱、人才缺乏、機制不夠穩定、利用不夠自覺等問題。

二、高校口述檔案存在的問題

通過調查研究發現，高校口述檔案雖然取得了一定的成果，但還是存在以下問題：

（一）高校口述檔案意識薄弱

由于受到傳統觀念的影響，高校黨政管理部門、辦學實體以及教學學院質疑口述檔案的真實性，認為口述檔案存在強烈的主觀情緒，存在不同的人在不同的時代背景、不同的時間、不同的地點下對同一個歷史事件的表述不一致的現象，因而他們認為口述檔案不具有檔案的情報價值和憑證價值。但是文字檔案信息也存在著一定的主觀性，真相并不一定就是被記錄下來的文字檔案信息。由于學校師生員工缺乏正確的口述檔案意識，對口述檔案的重視程度和認可程度比較低，加之高校檔案館（室）缺乏正確的宣傳引導，導致高校師生員工對口述檔案的收集、利用意識比較薄弱，嚴重影響口述檔案的建設和發展。

（二）高校口述檔案人才缺乏

從調研中發現，高校沒有開展口述檔案工作的原因中沒有專業人才隊伍已成為主要原因。專業技術人才的缺乏，口述檔案工作隊伍不穩定，已成為高校口述檔案發展十分嚴重的障礙。目前，口述檔案工作人員大多數以檔案工作人員、新聞工作人員等共同構成，而高校檔案工作人員主要以收集、整理、保管、利用檔案工作為主，既懂得檔案專業知識又懂得信息化技術的復合型人才比較少；高校新聞工作人員主要以新聞宣傳工作為主，既熟悉新聞采訪又了解歷史知識的人才比較少。這些從事口述檔案工作的檔案工作人員、新聞工作人員都是因為特定工作需要臨時抽調，沒有經過專業學習和系統培訓[1]，專業素質和能力都有待進一步提升。

（三）高校口述檔案工作機制不夠穩定

高校口述檔案大多數是在學校周年校慶活動以及校史編纂、校史館建設等特定工作中形成的，是學校總結辦學經驗、展示辦學成果的產物。在特定工作結束后，口述檔案工作的持續發展在機構、設備、資金、制度等方面難以得到長效保障，在學校層面缺乏長效工作機制。從調研情況來看，口述檔案的建設和發展納入高校檔案館（室）的日常工作、重點工作和年度工作計劃的較少，由于口述檔案尚未被納入歸檔范圍，再加工作人員數量相對較少，工作任務較為繁重，檔案工作人員做好口述檔案工作的自覺性、主動性、積極性不夠，在檔案館（室）層面缺乏長效工作機制。

（四）高校口述檔案的利用不夠自覺

就調研情況來看，高校形成的口述檔案，除了完成學校周年校慶活動以及校史編纂、校史館建設等特定工作任務，其成果大多數處于束之高閣的狀態。高校檔案館（室）為現有的口述檔案制定切實可用利用方案的不多，大多數依然沿用著傳統檔案的線下利用模式，被動地等待利用者實地查詢利用。隨著我國經濟的快速發展，師生員工和普通群眾對文化的需求也不斷提高，而高校檔案館（室）對口述檔案中有價值的信息資源挖掘不夠，運用現代信息技術對口述檔案的數字化建設不夠，向師生員工和普通群眾提供口述檔案的開放和利用不夠自覺，尤其是開展口述檔案遠程閱檔、網上閱檔等新型查詢利用檔案服務還不夠[2]。

三、高校口述檔案的發展對策

根據上文對高校口述檔案現狀的調查分析和當前高校口述檔案存在的主要問題，提出了如下幾個方面的對策：

（一）樹立高校口述檔案正確意識

在《簡明檔案學詞典》中，口述檔案的定義為“關于事件的口述記錄的證據”[3]。口述檔案在形成的過程中是客觀真實的[4]，具備檔案的憑證價值和情報價值，口述檔案和文書檔案、實物檔案相互補充、相互佐證，口述檔案可以補充沒有記載的學校歷史事件，甚至在某些方面可以修正錯誤信息，應該得到高校師生員工的重視和認可。因此，高校檔案館（室）應該加強宣傳引導，適時開展培訓活動和展覽活動，使師生員工從多方面了解口述檔案，激發師生員工對口述檔案的興趣，提高師生員工對口述檔案的收集、利用工作的重要性和迫切性認識，促進口述檔案的建設和發展。

（二）提升高校口述檔案人員素質

高校口述檔案工作的開展，歸根結底還是由人來完成，實踐證明，口述檔案收集工作需要周密的計劃、嚴格的程序和專業的操作，是一項綜合性、專業性極強的工作，因此，從事口述檔案工作的人員素質和能力非常重要。首先，高校檔案館（室）要主動作為，積極爭取學校支持，將口述檔案工作人員隊伍建設納入人才招聘和人才引進計劃，在人員上給予保障；同時加強對現有從事口述檔案工作人員的素質和能力建設[5]，通過專業學習、廣泛交流、系統培訓和實地考察，使得從事口述檔案工作的檔案工作人員懂得一定的采訪技巧和信息化技術，從事口述檔案工作的新聞工作人員懂得一定的檔案專業知識和歷史知識，在充分發揮主觀能動性的基礎上建設和發展好口述檔案。

（三）形成高校口述檔案工作長效機制

高校口述檔案的建設和發展是一項長期的、緊迫的、艱巨的工作，想要做好這項工作，必須形成以學校為主導、檔案館（室）牽頭、各相關部門聯動參與的工作機制。首先學校應該在機構、設備、資金、制度等方面給予保證和支持。其次，高校檔案館（室）要發揮做好口述檔案工作的主觀能動作用，提高工作的主動性、積極性，將口述檔案工作納入日常工作和重點工作之中，列入年度工作計劃，按照學校和部門實際分階段穩步推進。第三，高校口述檔案的開展離不開宣傳部門、技術中心、史學部門等相關部門的聯動參與，必須充分發揮各個相關部門的優勢，共同做好口述檔案工作。

（四）提高高校口述檔案利用自覺

隨著現代信息技術的發展和人們對檔案利用需求的增加，已有的傳統檔案信息資源已不能滿足公眾日益增長的口述檔案利用需求，高校檔案館（室）應采取多種方式充分挖掘高校口述檔案中存在的有價值的信息資源，以喜聞樂見的方式，生動形象的細節，盡快向師生員工和普通群眾提供口述檔案及其編研成果；同時，充分利用學校檔案網站、微博、微信公眾號等媒體擴大師生員工、普通群眾和高校檔案館（室）之間的互動和交流，開展口述檔案遠程閱檔、網上閱檔等新型查詢利用檔案服務，擴大高校口述檔案的受眾，提高口述檔案利用自覺，增強口述檔案服務能力。

四、結論

高校口述檔案是生動再現學校歷史的重要手段，是豐富高校館（室）藏結構的重要途徑，是填補學校歷史空白的重要舉措，是構建學校記憶的有力手段。因此，無論是在感情上還是在使命上，我們都必須加強對口述檔案的研究和探討[6]，以便根據口述檔案存在的問題，積極提出相應的發展對策，提高高校檔案館（室）做好口述檔案的自覺性，更好地發揮高校口述檔案在學校事業發展中的作用。