關于加強檔案管理水平以及提高檔案公共服務能力建設的思考

韓霄宇

（河南遂平縣機關事業養老保險中心，河南 遂平 463100）

隨著社會發展和檔案意識的不斷提高,人們對各類信息的查詢需求不斷增加,政府在進行社會管理和經濟建設中對檔案資源的利用要求也來越高。然而,由于歷史原因和傳統影響,檔案公共服務能力的提升還受到檔案意識淡薄、館藏結構單一、人才隊伍缺乏、服務手段陳舊服務平臺落后、服務資源不足、檔案信息化建設滯后等各種因素的制約。在新形勢下如何從根本上解決這些問題,提高檔案的公共服務能力,使豐富的檔案信息資源能夠快捷、準確、方便的為社會各界提供全方位的檔案信息查閱服務,已經成為檔案部門不斷研究和探索的新課題。

一、檔案管理水平不足的原因分析

（一）檔案管理重視不足

基層檔案管理水平較低的主要原因在于沒能認識檔案管理工作的價值，不能更新檔案管理工作的方法，對檔案管理工作的認識存在一定的誤區。不少基層檔案管理部門缺乏檔案服務意識，檔案管理工作的重點放在存儲檔案方面，沒能加大檔案資源的有效利用，因此把檔案管理工作的重點放在穿穿訂訂、運方面，重復性的工作占據了日常檔案管理的主要時間，檔案管理的創新性不強，沒能集中研究解決檔案管理中的現實問題。不能有效地發揮檔案資源地促進經濟發展建設的作用。由于檔案管理的協調性不足，沒能形成相互配合的檔案管理工作機制，降低了檔案管理的整體質量，不能滿足新時代檔案管理工作的需要。現有的檔案管理工作制度不滿足時代檔案信息化檔案管理的需要，造成了檔案管理工作效率較低，檔案資源的整體質量不足問題。當前檔案管理工作的知識性、共享性、互動性等特征還要更好地體現在基層檔案管理工作當中，著力構建綜合性的檔案管理工作體系。

（二）檔案管理技術薄弱

現代檔案管理工作的主要任務是滿足用戶的個性化需要，強調體現個性化、高效化、智慧化檔案管理工作特征。由于檔案管理專業技術薄弱，檔案管理方式方法陳舊，因此影響了檔案管理的效率，不利于實現對海量數據信息的有效存儲，影響了檔案事業的發展建設科學有效性。當前還缺乏有效的檔案管理工作辦法，檔案管理的總體質量較低，檔案管理不符合新時代建設的需要。一些檔案資源的更新速度較慢，大量的潛在檔案資源未能有效收集，不能開展專業的檔案數據信息共享平臺，不能滿足用戶的個性化數據檢索需要。檔案數據的維護成本較高，數據存在較大的安全風險隱患，在很大程度上降低了檔案的應用效率。由于缺乏現代信息技術的支持，不能對檔案設備設施進行有效理換，導致檔案資源缺乏競爭力，檔案管理工作未能達到與時俱進的目標。由于不能采用前沿方式進行檔案管理，因此制約了檔案事業發展效率。

（三）缺乏專業技術人員

構建現代化檔案公共服務體系離不開技術人員支持，只有提高檔案管理人員的專業技術能力，才能滿足檔案管理建設的需要。由于缺乏專業的檔案管理技術人員，檔案管理人員的水平較低，檔案管理工作整體質量不足，因此影響了檔案管理的科學性。目前，我國檔案管理技術人員具備的信息化技術水平相對較低，不少檔案管理人員不掌握大數據、云技術、智能互聯網技術，不能在綜合性的平臺開展個性化檔案服務。現有檔案管理技術人才的培訓不足，沒能組織開展針對性的培訓活動，檔案管理人員的培訓指導不足，檔案管理設備的應用效率較低，因此影響檔案管理工作質量。由于缺少檔案管理的創新性人才，因此不利于實現檔案公共服務能力的開發，降低了檔案建設工作的效率，影響了檔案管理工作的整體水平，還要構建綜合性的檔案管理體系，創新檔案管理建設方法，達到全面性、綜合性和科學性開展檔案管理目標。

二、提高檔案公共服務能力建設的措施

（一）建設檔案集中管理中心,為提升服務能力提供資源保障

目前,影響檔案公共服務能力提高的因素之一是館藏檔案資源貧乏,專業檔案流向各部門保管利用,檔案館的檔案資源門類不全,無法滿足社會各界的查詢需求。究其原因是各地檔案資源分散保管、各自為政,檔案資源在本區域內無法實現統一的接收和管理。我們只有充分利用政府的力量、協商的方式、共享的合作機制集中本地區檔案資源,為提升公共服務能力打下堅實的基礎。檔案集中管理中心必須堅持以集聚檔案資源為目的,創新檔案接收體制,實行集中統一管理。在實際操作中,我認為在多渠道接收檔案過程中,本著使用就近原則,全部接收和直接管理城建、土管、房產等專業和戶籍、公證、學籍等專題檔案；市級各部門和單位的文書檔案保留五年供日常使用,將超過五年以上的永久和長期檔案移交中心保管,各職能部門和單位的專業業務檔案原測上把超過十年保管期限的檔案采用移交和寄存二種方式向檔案中心移交,不到十年的專業檔案根據各職能部門自身要求以寄存方式委托檔案中心保管；各企業、事業單位和個人可以采用檔案寄存、捐贈等方式將檔案資源移交中心托管。保管中心按照各專題、專業檔案分門別類存放,統一管理保護,集中開發利用。

（二）建設檔案便民查閱中心,為提升服務能力提供高效平臺

以前檔案館提供利用服務的傳統模式導致檔案館的公共服務能力被弱化,許多來信來函查閱、網上查閱和為政府決策提供超前服務等無法實現,嚴重影響了檔案部門的形象和地位。只有將原先分散在各部門的專業檔案在檔案中心進行資源整合、歸類和優化,建立檔案查閱中心,實行便民服務式的窗口,并通過檔案信息網絡、傳真等形式提供各部門未進館檔案的代查服務,真正實現規范化、科學化、制度化和社會化的一體化服務。

（三）構建檔案綜合倍息中心，為提升服務能力供現代手段

以數字化檔案館工程為依托,建設檔案綜合信息中心。隨著各種門類、專業檔案向檔案中心集聚,必須建設一個以各類資源為基礎的數字化檔案館,并以此為依托建設綜合信息中心,實現數字化管理,提高利用效率。以檔案信息化管理系統為依托平臺的綜合檔案信息中心,包含專題檔案目錄、現行文件目錄、多媒體檔案目錄、重大活動檔案目錄等各類數據庫,通過政務內網、外網和查閱窗口向政府各部門和社會各界提供檔案信息服務。以實現政府信息公開為目的,建設政府信息查閱中心。現行文件中心的建立為老百姓查閱現行政府公開文件起到積極作用,但由于各部門一些政策法規基本上在各自網站上都已向社會公開,為更好地發揮現行文件中心的服務功能,方便群眾查閱解決難題、落實政策、尋求查證等各類現行文獻信息,文件中心建設必須突破原先的檔案資科收集范圍和服務方式,在原“現行文件查閱中心”的基礎上,建設全市政府信息查閱中心,及時接收各級部門和單位、鄉鎮(街道)報(發)送的紙質和電子文獻等資料,將各類現行政策性、法規性、公益性、服務性等非保密性文件和公開出版發行的政策法規匯編、書籍報刊信息簡報和政務公報等資料經整合建成文獻資料庫,建立全市文件級目錄數據庫,向社會各界提供全方位的政府信息查閱服務。

（四）建設檔案網站,為提升服務能力提供網絡服務

在信息時代蓬勃發展的今天,檔案館作為公共服務機構,必須采用符合時代發展需求的媒介一一網絡。網絡不受時空限制,可以全天候開放,任何利用者只要擁有一臺上網的電腦,就可以隨時瀏覽網上全球各類檔案信息,包括文本信息以及聲音、圖像等多媒體信息。通過網絡版的各種功能強大而且實用的檢索工具,可以更為方便迅捷地找到所需的信息,這也就實現了檔案館的數字化管理。當然,數字檔案館不是簡單的傳統檔案館的數字化,但傳統檔案館的數字化是數字檔案館的重要信息來源和組成部分。目前網上檔案資源建設還存在很多的問題和困難,其中最大的障礙是在觀念上存在誤區,不少人簡單地認為,檔案館檔案資源數字化了,上網了,就是數字檔案館。其實,人們需要的數字檔案館領域應更廣泛,傳統意義上的檔案館只是其中的一個分支,數字檔案館建設必須進行跨行業、跨學科的合作,它是涉及社會許多領域的一個系統工程,不是哪一個檔案館的代名詞。數字檔案館是整個檔案館事業發展的一個方向,也是國家信息化建設的重要目標之一。只有解放思想,加快體制改革步伐,使檔案工作的體制機制緊跟社會經濟的發展,才能為領導決策服務,為經濟發展和現代化建設服務,為老百姓解決難題、落實政策、尋求查證等提供查考依據服務,為人們維護自己的合法權益提供憑證服務,才能在便民利民、以史育人方面起到越來越重要的作用,檔案的公共服務能力才會不斷提高。

三、結束語

綜上所述，在當前檔案工作中，檔案公共服務能力建設作為極為重要的一項內容，為了能夠進一步提高檔案公共服務能力和服務效能，則需要積極構建更為完善的檔案服務體系，并遵循以人為本的檔案公共服務理念，全面提升檔案管理人員的檔案服務意識。而且在實際工作中還要加快促進檔案服務向多元化方向的轉變，使檔案信息服務能夠更好的滿足民眾的需求，進一步提升檔案的公共服務能力，為檔案事業的健康、持續發展打下堅實的基礎。