建立健全機制 進一步做好重大活動和突發事件檔案收集管理工作

■ 李 濤

重大活動和突發事件檔案，是在舉辦重大活動和應對突發事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、數據、實物等不同形式的原始記錄，是國家檔案資源不可或缺的重要組成部分，對維護歷史真實面貌，記載改革開放和現代化建設成就，促進經濟社會發展具有重要作用。

但是，受各種因素的影響，重大活動檔案和突發事件檔案往往存在檔案分散保存，收集不全，歸檔不及時，忽略照片、音視頻及實物檔案的收集，以及整理不規范等問題。而重大活動和突發事件一般涉及部門多,產生的檔案也較多，要抓好檔案的收集管理工作，需要我們進一步建立健全機制，通過上級部門統籌協調，各部門積極配合，檔案部門主動作為，形成齊抓共管的局面，才能有效解決檔案分散，資源不齊等問題。本文結合云南實際情況，擬就建立健全重大活動和突發事件檔案的收集管理機制提出初步建議。

一、加強組織領導，建立健全檔案部門參與機制

重大活動和突發事件一般涉及部門多，所形成的檔案數量較大、類別繁多、載體多樣，收集難度較大。要抓好這項工作必須加強組織領導，由多個部門承辦并設立籌委會或組委會（指揮部）的重大活動和突發事件，將檔案主管部門納入重大活動和突發事件工作成員單位, 以加強對重大活動和突發事件檔案收集管理工作的統籌協調。通過事前事中介入、事后檢查的方式,全程參與重大活動和突發事件檔案的管理, 從源頭上確保重大活動檔案的齊全與完整。

適時成立云南省重大活動和突發事件檔案采集中心，配備人員和專業攝像攝影設備，加強與重大活動和突發事件辦理或應對部門的聯絡，及時掌握重大活動的線索和信息，爭取重大活動和突發事件省檔案館都能派專人參與拍照、錄音、錄像，及時為重大活動和突發事件建立聲像檔案，確保重大活動和突發事件聲像檔案的齊全完整，彌補以紙質檔案為主的收集管理模式造成的聲像檔案缺失。

二、加強溝通協調，建立重大活動檔案管理協作機制

建立云南省重大活動檔案管理工作聯席會議制度。由省委辦公廳、省政府辦公廳牽頭，省人大辦公廳、省政協辦公廳、省委宣傳部、省委統戰部、省委臺辦、省檔案局、省外辦、省商務廳、省旅發委、省體育局、省應急管理廳、云南日報社、云南電視臺等為成員單位，定期或不定期的召開會議，通報重大活動舉辦信息，統籌、指導全省重大活動檔案收集和管理工作。

加強與新聞媒體合作協作。由“兩辦”發文，進一步明確新聞媒體錄像、錄音、拍攝的重大活動和突發事件聲像檔案，應當在活動結束后及時向省檔案館移交一套原聲素材聲像檔案，防止重大活動聲像檔案的流失。

建立跨區域重大活動和突發事件檔案收集協作制度。一些跨區域的重大活動、突發事件，省檔案局（館）應與相關州市檔案局館相互協調、合理分工，共同做好跨區域重大活動檔案收集工作。

三、強化措施,建立健全登記備案和考核機制

建立重大活動檔案備案制度。要求重大活動的責任者在活動開始前主動向檔案部門提交登記，檔案部門依照程序對其進行備案。登記備案制度能夠讓檔案部門及時掌握重大活動舉辦信息，便于提前介入，從前端控制加強對活動檔案收集管理的監督、指導。

將檔案工作納入黨政領導班子和領導干部年度工作目標責任制考核范圍，把重大活動和突發事件檔案的收集管理作為其中的一個考核內容，以提高各單位對檔案工作的重視，確保重大活動和突發事件檔案的收集齊全和規范管理。

檔案局以行政執法檢查、“雙隨機”抽查為手段，堅持每年對重大活動和突發事件檔案集中收集管理情況進行一次監督檢查,年終通報檢查結果, 以保證重大活動和突發事件檔案集中保管工作的有效開展。

四、狠抓落實，建立健全責任制

以“依法建檔、合力建檔、規范建檔、及時建檔”為原則，各有關部門應依據《云南省重大活動檔案管理辦法》《云南省檔案條例》《云南省國家檔案館管理辦法》的規定，確實履行起重大活動和突發事件檔案的收集管理責任。檔案主管部門負責重大活動和突發事件檔案工作統籌協調、監督指導和檢查；檔案室（或臨時成立的檔案機構）應根據重大活動和突發事件自身特點制訂出符合實際的收集方案、管理制度、整理的標準和要求，做到收集齊全、歸檔完整、整理規范、移交及時。檔案館應及時接收重大活動和突發事件檔案，并積極開展征集工作，充實重大活動和突發事件檔案資源。

五、強化宣傳培訓，建立健全開發利用機制

檔案部門要充分利用媒體、“國際檔案日”活動及業務培訓等多種方式，加大對《云南省重大活動檔案管理辦法》的宣傳，擴大辦法的知曉度，提高有關部門對重大活動和突發事件檔案管理工作的認識。同時，按照檔案行業規范，對舉辦或承辦重大活動、重要會展多的單位開展經常性的業務培訓，使工作人員掌握檔案收集、整理的技能，特別是照片、音視頻、實物等特殊載體檔案的收集整理，提高重大活動和突發事件檔案管理水平。

檔案館應根據利用者的不同需求，積極開發檔案信息，提供形式多樣的服務，最大限度發揮重大活動和突發事件檔案在資政、育人方面的作用。對不涉密的重大活動和突發事件檔案，依法向社會開放檔案內容，并多途徑開發和挖掘其價值，如編輯信息參閱、舉辦展覽等，加大檔案工作的宣傳力度，擴大檔案部門的影響力。

六、加強信息化建設，建立重大活動和突發事件檔案共建共享機制

重大活動和突發事件檔案以其無法替代的信息資源，成為信息大家族中的重要成員，現代社會對重大活動和突發事件檔案所承載的信息量有著強烈的利用需求，這種需求要求建立重大活動和突發事件檔案信息資源共建共享機制。我們要充分利用現代化的技術和手段，結合重大活動和突發事件檔案的特點，探索建立重大活動和突發事件檔案收集、整理、移交、利用管理系統，加快重大活動和突發事件檔案數字化步伐，建立重大活動和突發事件檔案數據庫，將分散的重大活動和突發事件檔案信息資源集中管理，通過積極的共建，提高共享水平。

七、適時修改，建立健全對《云南省重大活動檔案管理辦法》的完善機制

我省重大活動檔案管理辦法出臺較早，有的條款已與現實不相適應，有的需要進一步完善。如辦法雖然界定了重大活動檔案的范圍，明確了各級人民政府、檔案主管部門、主辦和承辦單位、綜合檔案館在重大活動和突發事件檔案的收集、歸檔、移交和利用等工作中的職責和法律責任，但從實際情況來看，在法治實施、法治監督、法治保障的落實方面還缺乏高效、嚴密、有力的措施，對重大活動報備的程序、時限，歸檔內容，檔案歸屬與移交方式，涉密檔案的收集利用等有待細化或完善。因此，有必要根據新修訂的《中華人民共和國檔案法》，結合我省實際，及時對《云南省檔案條例》《云南省重大活動檔案管理辦法》等法規中涉及重大活動和突發事件檔案管理的內容進行修改完善，或制定配套的規章制度，如制定《云南省重大活動和突發事件檔案管理實施細則》，以便更好地開展工作。