談談事業單位檔案管理的信息化

王小辛

（河北省淶源縣自然資源和規劃局，河北 淶源 074300）

一、事業單位文書檔案管理信息化的重要性

文書檔案是指由日常工作中的通用文書轉化而成的檔案，涵蓋命令、指示、決定、通知、布告、報告、請示、批復、簡報、信函、計劃、總結、會議記錄等，不僅總結過去的經驗，還是今后工作及單位發展的重要依據。文書檔案是事業單位至關重要的信息資源，加強其管理信息化對于單位的信息化建設及現代化發展而言意義重大。傳統以手工為主的文書檔案管理方式不但消耗大量人力，工作效率也較低，信息化則促進文書檔案管理的深入改革，對于大量數據和信息只需進行一次錄入操作，就能實現多次開發和利用，進而實現共享，顯著提高事業單位文書檔案管理效能。傳統檔案管理效率不高還表現為檔案信息的安全性得不到保障，隨著信息化建設進程越來越快，文書檔案的收集與查找都更為快捷，可以通過備份和網絡系統維護等手段保證檔案信息安全，在減少工作量的同時，提高檔案工作的精確性，確保單位的正常運轉和健康發展。

二、事業單位文書檔案管理信息化的建設舉措

經過多年的努力，事業單位在文書檔案管理信息化方面取得顯著的成績，電子文件和檔案信息資源日益豐富，但其發展空間依舊較大，在推進過程中難免遇到各種問題，主要包括信息化標準體系不全、基礎設施不完善、信息安全保密不到位和檔案信息利用率較低等，只有迎難而上，才能妥善解決這一系列問題，持續加快文書檔案管理信息化發展步伐。

（一）完善信息化標準體系。在實體檔案管理方法及模式的影響下，事業單位文書檔案管理信息化的規范和標準較為復雜，難以統一，導致文書檔案信息工作標準不一致，增大傳遞及傳輸檔案信息的難度。這就需要事業單位積極建立文書檔案收集、整理、歸檔和利用等工作的實施標準，促使文書檔案管理信息化工作越來越規范。同時要基于專網系統構建文書檔案信息化管理平臺，進一步夯實檔案管理基礎，加快信息化建設進程。

（二）更新升級軟硬件設施。針對管理文書檔案的軟硬件設施配置應做好準備、規劃，確保軟硬件設施跟上文書檔案管理需要，順利推進信息化。例如事業單位要在信息技術和網絡系統的支持下購進先進的數據收集設備、計算機控制設備，并及時更新、升級，使其適應信息化管理需要。并且在新科技持續取得突破的情況下，事業單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務于其他工作，能夠依托辦公自動化系統擴展其模塊、功能，由處理文書、管理文件、管理檔案構成三個既相互聯系又獨立的模塊組成。這三個模塊涵蓋整個事業單位文書檔案工作的流程，在收文發文處理中實現預歸檔，在整理著錄的文件及案卷時實現文件管理，在歸檔中編制電子文號、編制文書檔案存放號、鑒定及銷毀案卷、追加歸檔等管理工作，進一步提高文書檔案管理信息化水平。此外，事業單位應將檔案室建設工作納入整體規劃，因為文書檔案管理信息化離不開現代科技，單位要結合先進的科學技術打造數字檔案室，使其電子設備可以準確、完整地存儲并輸出檔案數據信息，增強處理文書檔案的功能。同時利用計算機技術和網絡技術對文書檔案管理中的檔案信息系統、文書檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索等實行現代化建設，充實文書檔案信息資源，為單位的發展、群眾需求的滿足等提供優質服務。

（三）做好檔案安全保密工作。事業單位的電子化文書檔案具備特殊性，一些檔案還具有公開性，另一些檔案則需要保密，要求軟件系統中對于特定文書檔案的查看應設置權限，只允許相關人員查閱。對于單位的保密文件，為保證其安全性，應注意加密處理，限定加密的期限和時間，過了保密期才能由相關人員解密查看。為確保文書檔案信息的安全性，檔案人員還要妥善保管移動硬盤、光盤等檔案保存載體，并在數據備份方面使用兩種方式：一個是利用服務器存儲和本機備份，即在兩臺服務器上使用磁盤陣列技術，把所有檔案數據和數字化影像存儲起來，每天還要在PC機上備份，每半月針對單位所有PC機的數據庫實施數據同步操作，確保數據庫數據信息的一致性；另一個是利用實物介質進行存儲和備份，把所有文書檔案數據和數字化影像刻錄成光盤，一式兩份存放在防磁柜里，同時在移動硬盤中保存所有檔案信息、數字化影像。事業單位還應設計研發一套檔案軟件，分類整理類型不同的文書檔案資料，同時設置好綜合檔案管理系統的權限，方便規范使用文書檔案資源，創建文書檔案的利用及工作臺模塊，在檔案利用中對電子文書進行瀏覽、打印、下載等，也可以在線申請或借閱電子文件等，管理好系統的收藏和消息，合理設定文件的上傳及下載等任務。如果使用重要的文件或保密性文件，就必須提出申請，在通過審批之后才能以確保檔案安全為前提，實現單位文書檔案信息的借閱。

（四）建立檔案信息共享機制。當下，事業單位文書檔案的數量在不斷增多，檔案人員數量沒有相應增加，兩者引發矛盾。為緩解該矛盾，應積極探索文書檔案資源共享服務，提高文書檔案資源的利用率，最大限度發揮文書檔案的價值，保證其管理信息化的有序推進。主要可從兩方面入手：一方面，事業單位檔案人員要積極探究文書檔案管理工作和云存儲技術的整合，在云存儲終端上傳能夠共享的文書檔案，方便各部門乃至各單位根據預先設定好的訪問權限借閱文書檔案。需要特別指出的是，文書檔案資源共享并非強調在共享終端上傳單位的所有的文書檔案資源，只需上傳具備業務協同性的、不涉密的檔案資源即可。事業單位的上下級部門之間應注重文書檔案信息資源共享建設，方便傳遞各類政策和文件，保證政策落地，縮短不必要的工作環節，開創事業單位文書檔案管理信息化的新局面。