推進檔案工作管理科學(xué)化的對策

朱元穎

（黑龍江省人才服務(wù)局，黑龍江 哈爾濱 150090）

一、推進檔案工作管理科學(xué)化的重要意義

檔案是記錄人們生產(chǎn)、生活活動的文字、實物、圖表等相關(guān)資料，檔案是歷史的見證，檔案為社會進步和單位發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)和信息支持。檔案管理是工作是對檔案信息和檔案實體進行管理并提供相應(yīng)服務(wù)的工作。檔案現(xiàn)代化管理是一項繁雜的系統(tǒng)工作，按工作環(huán)節(jié)分為檔案收集、檔案整理、價值鑒定、檔案編目、檔案保管、檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案利用工作，是一項具有較強的服務(wù)性、管理性工作。檔案管理工作統(tǒng)一管理、維護檔案完整與安全，便于利用原則。

新時期，檔案管理科學(xué)化具有重要意義，是現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。科學(xué)化檔案管理通過科學(xué)化管理優(yōu)化檔案信息資源，能大量節(jié)約人力物力，簡化管理流程，有效提升檔案管理質(zhì)量和利用率，充分發(fā)揮檔案應(yīng)用價值，借助完備的管理材料進行分析預(yù)測為信息使用者和決策者提供有用支持。

二、檔案工作管理科學(xué)化存在問題

（一）對檔案管理科學(xué)化重要性認識不足。當(dāng)前部分檔案管理者對檔案科學(xué)化管理的重要意義缺乏明確認識，科學(xué)化檔案管理缺乏法律、制度方面的保障，崗位責(zé)任制度不明確，管理中資金、人力、硬件資源投入嚴重不足；各部門缺乏有效溝通和合作，難以形成管理合力，管理效率低下，難以形成信息共享，造成極大的資源浪費。

（二）管理機制不健全，檔案安全性難以保障。目前，部分單位檔案管理機制欠缺，基礎(chǔ)工作標準化規(guī)范不健全，檔案信息歸檔不及時，檔案存放零亂不健全；管理制度與實際工作狀況相脫節(jié)，檔案管理無章可循；檔案管理崗位責(zé)任制度不明確，難以將責(zé)、權(quán)、利明確到各崗位、各人員，檔案查閱、外借制度過于籠統(tǒng)，保密措施流于形式難以落實到位，不能確保檔案安全性。

（三）檔案管理信息化水平不高，管理效率低下。檔案管理工作是一項過程繁瑣、內(nèi)容復(fù)雜的工作，涉及檔案收集、分類、檢索等具體工作，信息化管理能提升業(yè)務(wù)處理效率，方便人們查閱，當(dāng)前部分檔案信息化管理仍沿襲傳統(tǒng)管理形式，檔案管理的技術(shù)標準缺失，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)不能有機融合，檔案管理信息化手段不足，缺乏檔案信息化系統(tǒng)的深入開發(fā)和有效利用，難以滿足多元化檔案管理需求。

（四）檔案管理人員專業(yè)性不足。目前，具有檔案、信息處理復(fù)合型管理人才缺口很大，部分缺少專職單位檔案管理人員，從事檔案管理的人員專業(yè)性較差，在崗人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)習(xí)意識淡薄、文化水平偏低，崗位設(shè)置存在輪崗兼職等現(xiàn)象，在應(yīng)對種類繁多、年代久遠的檔案保管要求時難以保證檔案的完整性和連續(xù)性；部分檔案管理人員知識層次和先進技術(shù)水平不高，不具有數(shù)據(jù)信息技術(shù)管理能力，管理方法單一、難以開展檔案信息化管理工作。

三、推進檔案工作管理科學(xué)化的優(yōu)化策略

（一）加強檔案管理科學(xué)化重要性認識，加大資金、硬件等資源投入。各單位要明確認識檔案管理科學(xué)化的重要意義，落實領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制，將檔案管理工作列入重點工作，形成管理合力；管理層要加大宣傳，創(chuàng)設(shè)良好檔案管理氛圍，加強單位內(nèi)部溝通與合作，強化檔案信息資源共享；優(yōu)化檔案管理人員配置，設(shè)立專職崗位和人員，選聘專業(yè)人員以保證檔案管理質(zhì)量，確保信息使用都合理科學(xué)地利用檔案信息。

（二）完善檔案管理機制，促進檔案管理規(guī)范化、標準化。科學(xué)化檔案管理進程中要科學(xué)理論整改檔案體系，完善檔案法律法規(guī)及規(guī)章制度，明確檔案管理職能與職責(zé)；結(jié)合本單位實際情況建立檔案管理考核制度，明確檔案管理獎懲制度，完善管理考核評價指標，通過鼓勵和懲罰制度促進檔案管理規(guī)范化；制定合理的檔案管理工作流程和日常工作規(guī)范，細化檔案管理細節(jié)管理要求，針對檔案管理實際問題創(chuàng)新科學(xué)管理方法制定細化、可操作的指導(dǎo)手冊，提煉有價值的檔案信息，實現(xiàn)檔案的服務(wù)價值。

（三）提高檔案管理信息化水平。檔案管理科學(xué)化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化，檔案管理部門要適應(yīng)信息時代和大數(shù)據(jù)要求開展檔案管理信息化建設(shè)，增加檔案管理的信息技術(shù)投入，引入先進的信息化技術(shù)，建立檔案資源共享平臺，努力深化技術(shù)改造；實際工作中要注重檔案管理工作與其他管理工作的對接，注重檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的合作；強化檔案信息安全性管理，制定完備的用戶權(quán)限控制機制，明確各用戶訪問權(quán)限、閱讀權(quán)限，提升管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，履行檔案管理安全程序，遵循保密權(quán)限原則，定期存儲備份信息數(shù)據(jù)，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全防火強，嚴格控制訪問權(quán)限密鑰和數(shù)字簽名，提升信息系統(tǒng)安全性和穩(wěn)定性。

（四）重視檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理部門要重視檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，發(fā)揮管理人員的主觀作用，推進檔案管理向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。一方面要拓寬優(yōu)秀的檔案專業(yè)人才的引進渠道，完善人力資源考核評價體系，引進和留住具有專業(yè)知識和現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的管理人才；另一方面要強化在職人員的崗位培訓(xùn)，建設(shè)系統(tǒng)、常規(guī)的培訓(xùn)機制，聘請專家教授開展講座，努力提升管理人員職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能；通過宣傳教育引導(dǎo)檔案管理人員認識檔案管理的意義和價值，樹立正確檔案工作意識，堅持崗位原則，提升管理人員工作責(zé)任感和服務(wù)意識。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)是適應(yīng)時代發(fā)展和社會進步的必然要求，單位要調(diào)試重視檔案管理科學(xué)化工作，健全和完善檔案管理制度，提升檔案管理信息化水平，拓寬專業(yè)高級人才引進渠道，積極推進檔案科學(xué)化進程，全面提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。