單件歸檔法在中學檔案管理工作中的實踐

鄧小娟

（廣東省佛山市高明區第一中學附屬初中，廣東 佛山 528000）

一、單件歸檔法在中學檔案管理工作中的應用優勢

首先，應用單件歸檔法，中學檔案管理工作人員的工作效率能夠得到很大的提升。傳統的立卷歸檔法是要將文件組卷，把相互關聯的文件組成一卷，如果文件繁多，例如中學檔案那么組卷的過程工作量就大，耗時又耗力。以中學教學考核有關的文件歸檔為例，其文件資料包括校園建設（規劃圖、建筑布局等）文件、教師資質文件、課程設計和課程開展文件等等，如果采用立卷歸檔法進行歸檔工作，那么就要進行一系列的案卷分類組合、抄寫目錄等繁雜的作業。而采取單件歸檔法，就是直接以單件文件為單位，就可以只設置文件級目錄，而不需要再進行案卷和目錄等方面的工作。這就可以很大程度地減輕中學檔案管理工作人員的工作量，提高其工作效率。

其次，單件歸檔法的應用要靠計算機和檔案管理軟件來實現，作為一種新的整理方法，單件歸檔法適應于信息社會的發展需求。在中學檔案管理工作中，單獨歸檔不僅操作簡單，減輕了檔案管理工作人員的工作量，提升了工作人員的工作效率，同時，單件歸檔法依托于計算機功能，可以不限時間、地點，靈活地進行歸檔作業，這是一個使檔案管理面向信息化的反映。歸檔的信息化不僅有利于中學檔案管理本身，還能夠便利地服務于對檔案文件有查閱需求的人群，同時信息化還使檔案文件的傳播變得更加地快，方便使用檔案者的相互交流需求。

二、單件歸檔法在中學檔案管理工作中的實踐

（一）遵循文件管理的規律和規則工作

單件歸檔法雖然相對于傳統的立卷歸檔法而言，在錄入時省去了十分繁瑣的組卷工作，但是單件歸檔整理也是需要具有邏輯性的，這種方法的實踐應該遵循一定的規律，也就是需要遵循單件歸檔法下文件管理的規律。而利用計算機或軟件來實現工作的單件歸檔法是具有自身的文件生成的規律的，因而首先必須遵循它的規律來進行工作。例如：如果文件與文件之間存在相同屬性聯系，那么在辦理歸檔時就要遵循“隨辦隨歸”的原則。計算機錄入一般是將文件進行編號，這就使相同屬性的文件存在有序性性的聯系。

另外，單件歸檔法的實踐還需要一定的規則來管理和制約檔案歸檔工作人員的行為，從而達到使歸檔更加具有實用性和規范性的作用。例如建立有關電子檔案整理的規則，其內容就可以包括：（1）檔案編制時必須保證手續齊全（2）同一類檔案的書寫和制作必須具有唯一性并可以長期保持等規則，這種做法其實是建立了一個歸檔工作的秩序和流程，能夠使工作有效性得到一定程度的提升。

（二）把握中學檔案特點的信息精細化錄入工作

中學檔案信息錄入是需要不斷地隨著各類檔案信息的變化而更新的，中學最主要的檔案部分其實就是“教”和“學”兩部分，尤其針對“學”而言，學生的檔案信息是在不斷地更新變化的，單件歸檔法正符合了應對隨時變化的檔案信息的錄入的需求，完成了及時更新歸檔的工作任務。但是單件歸檔的方法雖然滿足了檔案錄入的及時性的需求，使用單件歸檔還是有一定的弊端的，往往在實際應用中，單件歸檔檢索會出現“不靈”的現象，相關檔案查閱者檢索不到需求信息。因此，在歸檔時，檔案管理工作人員應注意圍繞中學檔案特點的信息，精細化地對檔案信息的內容進行錄入工作。例如：在歸檔學生的成績冊、學籍表等學歷信息時，要抓住這些檔案信息的特點，將具有特征性的信息內容以單個文件為單位進行文件題名保存，例如學生學籍檔案文件題名的形式可以寫成“XX屆+XX班級+XX姓名”，而不是“XX屆+XX班級”的形式。而將學生“姓名”列為檔案信息的特點進行錄入，就成為一種更加精細化的錄入方法，如此一來，檔案管理工作人員利用計算機進行學籍查閱只需要在檢索中多輸入一個學生的姓名就可以得到更精細化的結果。

（三）做好集中管理工作

集中的檔案管理是針對中學所有的檔案資料而言的，其又包括對人的管理。首先，是對檔案資料的集中管理，應該科學而有序地處理檔案資料，集中地整理零散分布的單件檔案以及質量不足的單件檔案資源，使單件檔案資料歸檔和使用符合中學教育需要。其次，是對檔案工作人員進行集中的管理，單件歸檔的檔案工作與學校其他工作的溝通和聯系應該不斷地被擴大化，這有利于學校教育及其組織的活動能夠得到準確、有序、及時地歸檔。總之，做好集中管理工作，有利于將單件歸檔工作所表現的“單件”的數量化進行質量化的處理，從而提高單件歸檔法應用下的檔案工作的管理的有效性。

三、結論

信息進步已經使檔案管理的工作方法發生了十分大的變化，很多單位已經開始從立卷歸檔法過渡到單件歸檔法的檔案管理應用工作之中，作為中學檔案管理機制，相關檔案管理工作人員更要與時俱進地在單件歸檔法應用中研究和開展實踐工作，積極地規范和精練單件歸檔法的應用，才能不斷地提高中學檔案管理工作的便捷性和有效性。