試論檔案規范管理的重要性及策略

（山東省菏澤市單縣服務業發展中心，山東 菏澤 274300）

檔案作為記載真實資料的重要載體，也是企事業單位領導作出決策以及對員工進行考核的重要依據。但是因各種因素，檔案管理還存在很多不規范的地方，因此積極探尋檔案規范管理的策略具有重要意義。

一、檔案規范管理的重要性分析

（一）檔案規范管理是新形勢下檔案管理的新要求

步入21世紀后，我國無論是政治還是經濟均發生了翻天覆地的改變，企業、單位經營環境也不斷改變，而檔案資料作為企業、單位重要記錄資料，詳細地記錄著企業、單位的重大決策，發展規劃，在企業、單位的發展中發揮重要作用，而實現檔案的規范管理方便企業、單位通過查看這些檔案明確自身未來的發展方向，是實現自身穩定發展的重要保障。

（二）檔案規范管理是提高管理水平的重要手段

檔案管理作為企業、單位日常管理工作的重要組成部分，同時也是企業、單位文化建設的重要組成部分，加強檔案的規范管理，有助于幫助自己樹立良好的社會形象，并通過檔案回顧自身在經營、管理過程中存在的問題，并作出整改方案，明確自身未來的發展方向，可見檔案規范管理是提升管理水平的重要手段。

（三）檔案規范化管理是促進企事業單位長遠發展的保障

做好檔案的規范管理，保證檔案收集、整理、歸納、利用各個環節的規范，提升了檔案的質量，方便企事業通過回顧這些檔案分析自身的發展歷程，總結自身的發展經驗，檔案記錄了企業事業單位在發展過程中的重要思想以及面臨的諸多困境，通過對這些內容進行整理，有助于為企事業未來的發展提供指引[1]。

二、檔案規范管理的策略分析

（一）樹立檔案規范管理的理念

檔案管理部門在其所在的企業或者單位中占據著至關重要的位置，因此該部門的管理理念將在一定程度上對企業或者單位未來市場的判斷與決策產生影響。“思想先行強根基”，因此要想實現檔案規范管理，首先需要從事檔案管理的部門及工作人員自身要樹立規范的檔案管理理念，要順應時代發展步伐，積極轉變觀念。企業或者單位則應該將檔案規范管理所需經費納入年度財務預算范圍中，每年適當增加用于檔案管理的資金投入，并購置檔案管理所需的儀器和設備，確保檔案規范管理工作得以順利開展。

（二）規范檔案管理的各個環節

1.規范檔案的收集。完整、全面、及時、確地收集檔案資料是不可或缺的環節，這也是確保、檔案標準的基礎。作為檔案管理人員，在收集檔案的過程中，應著重以下幾點：一是，要在明確檔案資料收集范圍的前提下，了解和掌握檔案和材料信息的形成；二是，應該采用各種科學的方法整理與收集檔案，例如：內部收集和外部收集相結合、垂直收集和水平收集輔助、常規收集作補充的收集方法。

2.規范檔案鑒別。規范鑒別各種檔案材料是確保檔案真實性、完整性、實用性的重要手段。內容詳實的檔案能夠將記錄的事實真實情況反映出來，從而為企業或單位作出決策或者人才選拔等提供重要的依據。因此，檔案的鑒別必須始終堅持取材有依據、去偽存真、合理舍材等，并注意在特殊情況下要注意對具體問題的具體分析。針對收集到的檔案材料，嚴格按照相關規范執行，采用多看、多查、多辨、多篩等方式，從而確保檔案內容真實、客觀、準確。

3.規范檔案的整理。規范檔案的整理指的是檔案在被鑒后，將各個形成材料作為一個獨立的單元進行處理。規范檔案的整理的目的是使檔案中涉及的材料更加系統化、標準化。規范檔案整理一般要求包括：分類準備、布置有序、目錄明了、裝訂整齊。其中，分類和整理作為檔案整理工作的關鍵環節，必須遵循內容判斷、性質判斷、統一標準判斷的原則，嚴格執行《中國檔案分類法》等相關條例的規定。

4.規范檔案的保管。檔案在有序整理后下一個階段便是保管，當前檔案的保管主要是參照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《干部檔案工作條例》等法律法規，再結合各個企業或單位檔案管理的相關要求開展。規范檔案的保管應該從以下兩個方面著手：第一，安全工作環節細化，為了避免安全隱患，在日常管理中必須確保檔案的安全，即檔案庫房、閱覽室、辦公室符合“三防”的規定，將檔案放在安全合理的環境中，延長檔案的使用壽命。第二，在管理上，要更加注意確保對檔案中信息的整體安全控制[2]。

（三）建立規范的檔案管理制度

俗話說“不以規矩難成方圓”，制度是所有工作得以有序開展的前提和保障，因此要實現檔案管理的規范，便需要制定相應的制度，通過制度對檔案管理人員的行為予以規范，并將管理責任落實到相應負責人身上。詳細而言，企業或單位應該從自身實際工作情況入手，在遵循《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規的基礎上制定符合自身單位的檔案管理制度，從而保證檔案管理工作有法可依，有章可循，實現檔案管理的規范。除此之外，還應該將檔案管理的規范程度納入檔案管理人員績效考核中，從而增強工作人員的責任意識，確保檔案規范管理[3]。

三、結語

綜上所述，伴隨著我國經濟的迅猛發展，檔案的價值越來越突出，社會各界對檔案管理的要求越來越高，因此必須高度重視檔案的規范管理，要采取有效的手段確保檔案管理的各個環節規范，將檔案的價值充分發揮出來。