數字化技術在房地產檔案管理中的應用

李敬

（山東泰豐城建發展集團有限公司，山東 濰坊 262500）

一、房地產檔案數字化管理的基礎性原則分析

（一）安全性。從互聯網信息化技術不斷完善不斷進步的大環境角度來看，當前的檔案管理工作不管是在哪一行業，都有新的發展需求。傳統的紙質檔案管理模式已經不適應當前的電子化信息技術檔案發展需求，但是安全性問題依然是檔案管理工作中最為迫切的關鍵性任務。在進行檔案管理的規章制度制定過程中，要求避免各類房地產檔案管理中存在的安全問題，避免信息丟失或泄露等。從安全的角度來說，既要保證信息的安全性，也要保證管理人員的安全管理，只有科學化的方法才能保證檔案管理的安全性。

（二）便捷性。與線下紙質檔案管理相比，電子檔案管理的便捷性更強。在數字化房地產檔案管理中，對數據、圖表的查詢頻率是相對較高的，但是在傳統的紙質當前管理中由于初期圖紙、數據等的修改幅度相對較小，在信息的利用上很容易因為各個時間段的數據相差無幾造成失誤，信息化保存手段可以通過查詢制圖時間、掃描時間等一系列電子化管理方式對信息進行篩選，從而提升信息利用的便捷性。

（三）真實性。就檔案管理工作而言，不管是哪一行業，信息的真實性都是十分必要的，也是檔案的主要價值所在。所以，在數字化房地產檔案的管理、錄入等環節中，要加強多次核對、校準，工作人員要強化數據信息檢查，一旦發現有問題要及時核實修正，在保證檔案錄入信息準確的基礎上保證檔案的價值最大化。

（四）可讀性。檔案管理與留存的主要目的就在于利用，而數字化信息技術下，電子檔案的可讀性、可復制性、可更改與利用的價值相對較大。在日常的檔案轉化、數字壓縮、保存、儲存等方式的不同功能，要時刻保證電子檔案的可讀性，保證在使用時能夠正常播放。

二、數字化技術在房地產檔案管理中的應用實踐探究

（一）提升認識基礎。數字化技術為篩選信息、修改信息、利用信息等方面的檔案應用及管理帶來更加便捷的使用感受，只需要工作人員進行關鍵字搜索，就可以在數據庫中對整體檔案系統進行搜索。但是從當前的房地產檔案管理中，很多人對數字化檔案管理的認識還不到位，很多人認為數字化電子終端需要相應的設備，有的需要互聯網技術的支持，而在當前的房地產尤其是一線的房地產建筑企業中，很多的基礎性保證與技術性保證是無法實現的，而傳統的檔案管理則更能滿足這種簡單的甚至粗糙的發展環境。

（二）建立管理體系。與傳統紙質版檔案管理相比，信息化房地產檔案管理還處于新發展階段，如何在日常的檔案管理工作中建立標準的管理體系，是保證檔案管理工作更加科學的主要方式。任何工作的有序、完善的推進，都離不開規章制度的約束，在數字化檔案管理的工作中，如果缺乏科學的檔案管理體系與相應的規章制度，檔案的儲存與使用將毫無章法，反而很容易導致整體檔案管理工作效率低下。從當前的實際情況看，房地產數字化電子檔案管理雖然已經按照自己公司對檔案使用與管理的需求制定了形影的規章制度，但是還要進一步建立科學的管理體系。在檔案的管理中，要加強對檔案管理工作人員的培訓，首先是從檔案的信息化錄入角度進行培訓，其次是在保密制度等一系列基礎性制度方面進行約束，再次，在對紙質檔案的保存、使用中，也要注意從更加科學的角度出發對當前的保存、使用、再利用與歷史依據留存方面進行保護確保檔案管理的科學性。

（三）規范管理流程。房地產行業中，檔案管理雖然不屬于“前臺”工作，但是這一工作的重要意義是不容忽視的，尤其是在數字化的檔案管理與使用模式下，原始檔案的復制與修改更加便捷，但是這也帶來了一些檔案管理問題。因此，在數字化的房地產檔案管理過程中，要規范檔案管理流程。首先，分析傳統檔案管理工作中存在的問題與弊端，結合數字化管理的大趨勢，對房地產檔案信息進行儲存，保證檔案的完整性。其次，在視頻、音頻等檔案中，也要逐步建立相應的檔案管理與留存，保存好第一手原始資料，使得各類型的檔案都能夠得到很好的保存。

（四）保證檔案安全。不管是紙質檔案還是電子檔案，檔案管理的安全性都是必須考慮的主要問題之一。檔案管理的安全性不僅是檔案使用的安全，還包括檔案的錄入安全及基礎紙質檔案的保護。數字化電子檔案管理中，為避免因播放格式不正確導致的播放內容的損壞、播放不恰當導致的誤刪現象等，在檔案的錄入與備份過程中，要同時考慮到檔案的使用及保存，因此在電子檔案的安全保證方面，也要有相應的系統備份，以此保證電子檔案使用的安全性與便捷性。

（五）兼顧電子檔案與紙質檔案。房地產檔案管理的數字化，不僅僅是對紙質檔案進行數字化處理，還要對會議或其他狀況下的視頻、音頻等各類文件進行保存，作為原始的檔案資料備用。另外，值得注意的是，在房地產行業中，電子數字化檔案管理模式的進一步推進并不代表者紙質檔案的全面淘汰，需要紙質檔案的地方也很多，在日常檔案管理中，既要關注電子檔案的錄入，也要關注紙質檔案的留存，通過電子檔案使用緩解對紙質檔案的進一步磨損翻閱，從而延長紙質檔案的壽命。

三、結語

數字化信息技術是社會發展過程中避不開的發展方式，在日常的房地產企業檔案管理留存中，也要主動從電子檔案的管理與使用角度出發，轉變檔案管理方式，從而提升整體行業檔案管理的發展水平。