事業(yè)單位管理檔案管理中現(xiàn)代化方式的運(yùn)用分析

白月玲

（呂梁市離石區(qū)水利局，山西 呂梁 033000）

一、現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用分析

（一）檔案檢索與目錄管理中應(yīng)用

隨著事業(yè)單位快速穩(wěn)定的發(fā)展，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重建立檔案目錄，而此項(xiàng)工作也是最為基礎(chǔ)性的工作，并且與檔案管理存在必然的聯(lián)系。隨著信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重信息技術(shù)的合理運(yùn)用，將信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，注重檔案管理形式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化?；趪鴥?nèi)檔案管理角度來分析，已經(jīng)逐漸成立了專業(yè)的工作軟件，通過運(yùn)用這些先進(jìn)的軟件，不僅可以對(duì)檔案目錄和檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的分類，還可以根據(jù)實(shí)際內(nèi)容和關(guān)鍵詞將檔案資料合理的錄入到計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)中，以此實(shí)現(xiàn)檔案在管理過程中的規(guī)范性。總而言之，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

（二）檔案管理輔助業(yè)務(wù)中的運(yùn)用

由于檔案管理涉及諸多方面的內(nèi)容，致使其管理往往具有一定的復(fù)雜性。尤其檔案的搜集、整理、鑒定等具有輔助性工作。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，難免會(huì)產(chǎn)生部分較大的檔案信息，對(duì)當(dāng)前這類信息而言，需要在后期對(duì)其進(jìn)行處理。而現(xiàn)代化方在檔案管理輔助業(yè)務(wù)中的運(yùn)用，解決了以往管理存在的問題，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代管理的新突破。通過當(dāng)前這種管理模式的實(shí)施，不但有助于對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行高效處理，而且對(duì)于輔助性工作效率的提升發(fā)揮著重要的作用。在一定程度上減小了相關(guān)管理人員的壓力，減輕了其工作量，為整體管理效率的提高發(fā)揮著重要的促進(jìn)作用.

（三）檔案庫房管理中的運(yùn)用

事業(yè)單位在進(jìn)行庫房管理時(shí)，為了提高庫房管理效果，就要合理運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢，注重庫房管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與庫房管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，同時(shí)要與相關(guān)設(shè)備進(jìn)行有效的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案庫房的信息化管理，從而提高其檔案資源的安全性。在上述工作的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)對(duì)庫房相關(guān)設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案管理環(huán)境符合相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際的管理過程中，倘若出現(xiàn)庫房管理標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際情況不符的情況，此時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)將會(huì)發(fā)出報(bào)警，及時(shí)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員發(fā)出提醒，督促管理人員做好完善工作。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案庫房管理時(shí)，通過現(xiàn)代化方式的合理運(yùn)用，極大地提升了檔案信息管理水平，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的智能化與規(guī)范化。

（四）檔案形式轉(zhuǎn)變中的利用

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，電子文件管理方式成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的主要模式。與我國傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理相比較而言，電子文件管理方式有著較高的優(yōu)勢，克服了傳統(tǒng)管理方式的弊端，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。通過電子文件管理方式的實(shí)施，不但為后續(xù)檔案資料調(diào)查提供了重要的保障，而且還有助于提升其管理效率?；诖?，事業(yè)單位檔案管理人員要意識(shí)到現(xiàn)代管理方式的重要性，并在實(shí)際的管理過程中，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)信息納入數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。通過檔案數(shù)據(jù)庫的合理運(yùn)用，從根本上加強(qiáng)了檔案管理形式的規(guī)范化，對(duì)于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的一體化管理至關(guān)重要。

二、運(yùn)用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理的注意事項(xiàng)

（一）創(chuàng)新檔案管理途徑

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，相關(guān)管理人員要意識(shí)到現(xiàn)代技術(shù)對(duì)于提升管理水平，促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的重要性。并在實(shí)際的管理過程中，逐漸加大現(xiàn)代技術(shù)的投入，創(chuàng)新檔案管理模式。同時(shí)，事業(yè)單位要建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，由其負(fù)責(zé)事業(yè)單位日常檔案管理工作，管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況，編制出一套科學(xué)合理的體系，不斷完善檔案管理制度，定期對(duì)檔案資料開展檢查工作，促進(jìn)檔案管理工作過程中現(xiàn)代化。

（二）注重檔案管理中服務(wù)方式的創(chuàng)新

在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位要開發(fā)一切可以為檔案管理而服務(wù)的技術(shù)，并注重這些先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理進(jìn)行融合，著重于構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)。在檔案管理的過程中，事業(yè)單位要實(shí)際管理需要，以及社會(huì)的需求，合理開發(fā)和利用檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源應(yīng)用價(jià)值的最優(yōu)化，事業(yè)單位要注重檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。對(duì)于部分傳統(tǒng)檔案資料而言，應(yīng)當(dāng)將其與現(xiàn)代檔案進(jìn)行有效融合，最大限度發(fā)揮其所長，實(shí)現(xiàn)資源方面的優(yōu)勢互補(bǔ)。據(jù)此，事業(yè)單位要根據(jù)本單位的具體情況，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案服務(wù)管理模式，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新以及發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理過程中，由于受到諸多方面因素所影響，導(dǎo)致其檔案管理仍然存在諸多方面的問題，嚴(yán)重影響著事業(yè)檔案管理水平的提升?；诖饲闆r下，事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，注重創(chuàng)新檔案管理模式，將現(xiàn)代化方式應(yīng)用到檔案管理過程中，克服傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，解決以往管理面臨的工作效率低。信息錯(cuò)誤等問題，進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位的良好發(fā)展。