土地檔案管理存在的若干問題及對策

王海淼

（河北省保定市望都縣自然資源和規(guī)劃局，河北 保定 072450）

加強土地檔案管理工作是我國保護國土資源、優(yōu)化土地資源配置效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一直以來，土地檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，相關(guān)部門缺乏對檔案的應(yīng)用意識，使得國土資源的配置缺乏科學(xué)指導(dǎo)。進入新的發(fā)展階段，在信息技術(shù)的支持下，土地檔案管理工作也進入了轉(zhuǎn)型階段，相關(guān)部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作理念，從制度建設(shè)、人才培養(yǎng)、文化宣傳等角度加強土地檔案管理，從而為我國土地資源的開發(fā)與利用提供充分依據(jù)。

一、檔案管理概述

檔案管理也就是檔案管理工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。土地檔案管理同樣是土地資源管理中的重要組成部分，對于土地資源的利用和規(guī)劃具有深遠的意義。所以，土地檔案管理工作在整個土地規(guī)劃利用中具有不可或缺的作用。

土地檔案管理是一個老生常談的問題，并且隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，土地緊缺問題也日益凸顯。所以，土地檔案管理工作的作用不可同日而語。土地檔案管理的好壞，在一定程度上會影響土地利用格局、土地利用方式及土地的可持續(xù)發(fā)展。

土地檔案管理歷經(jīng)數(shù)年的發(fā)展，其管理的科學(xué)化程度不斷提高，但是隨著管理的深入發(fā)展，呈現(xiàn)出的問題同樣明顯。

二、土地檔案管理工作中現(xiàn)存問題

（一）管理方式落后，檔案管理效率不高

目前，土地檔案管理對信息化技術(shù)的應(yīng)用則很少，還基本上采用人工分檔的形式，以紙質(zhì)檔案管理為主。這種單一的管理方式難以滿足檔案信息日益繁多的需求，大大降低了土地檔案管理的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式還缺乏對檔案的統(tǒng)一管理，由于檔案人員有限，難以及時將分散于各部門的檔案加以歸檔，容易造成檔案的遺失，紙質(zhì)檔案的保存對環(huán)境要求較高，若保存不當，容易出現(xiàn)檔案損毀、蟲蛀、脫頁等現(xiàn)象，致使資源不齊全，難以保證檔案的系統(tǒng)性和完整性，也使得檔案管理成效不高。

（二）管理人員素質(zhì)不高，檔案管理不規(guī)范

土地檔案管理是一項復(fù)雜、煩瑣的工作，需要工作人員具有專業(yè)素養(yǎng)，同時要對工作細心、認真，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求。目前，我國很多的土地檔案管理人員還沒有充分認清土地檔案資源的價值，沒有意識到土地檔案信息對于國家社會經(jīng)濟發(fā)展、政府重大決策、公民個人需求之重要性，對于現(xiàn)有的土地檔案資源管理不科學(xué)，難以滿足檔案資源的再次開發(fā)利用，缺乏服務(wù)的主動性，且管理理念和管理水平跟不上時代發(fā)展的步伐，難以實現(xiàn)高效、規(guī)范化管理。此外，土地檔案資源管理人員的素質(zhì)不高還體現(xiàn)在管理方式缺乏創(chuàng)新，對管理工作的認識不足，致使土地檔案資源的管理質(zhì)量難以提升，不符合社會發(fā)展對檔案管理工作的新要求。

（三）規(guī)章制度不健全，檔案管理存在安全隱患

土地檔案管理制度不健全也是目前檔案管理工作中的突出問題。現(xiàn)階段，我國土地檔案管理主要依據(jù)《檔案法》以及《土地檔案管理工作暫行規(guī)定》等制度，這些制度往往難以顧及各地區(qū)特殊的土地檔案管理情況。制度的不完善使得土地檔案管理工作缺乏有效依據(jù)和制度保障，致使檔案登記不合理、歸檔不及時、分類不明晰、借閱不規(guī)范、查找困難等現(xiàn)象屢見不鮮，使檔案管理工作存在較大的安全隱患。

三、加強土地檔案管理的策略

（一）土地檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

檔案管理部門要按照相關(guān)規(guī)范進行檔案管理的建設(shè)，包括建立一個獨立的檔案管理辦公場地，建設(shè)一個規(guī)范的檔案服務(wù)窗口，建設(shè)一個設(shè)備齊全的檔案閱讀室，建立一個設(shè)施齊全、資料完整的檔案儲藏室，建立配套設(shè)施完善的員工宿舍和員工餐廳。隨著社會發(fā)展需求的變化，檔案管理工作要充分吸收傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)點，結(jié)合信息化發(fā)展的需求，對管理的方式和方法進行科學(xué)的創(chuàng)新，通過各種途徑和形式為社會提供土地資源的咨詢服務(wù)，使得人們能夠充分了解土地現(xiàn)狀及開發(fā)情況。

（二）土地檔案管理的信息化建設(shè)

隨著社會的進步和經(jīng)濟建設(shè)的不斷深入，土地資源越來越重要，土地管理檔案越來越規(guī)范，土地檔案的利用率越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法充分滿足社會的具體需求，必須要對現(xiàn)用的土地管理檔案系統(tǒng)進行升級和改造，全面實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。按照國家相關(guān)的檔案管理標準，各級土地檔案的管理部門要選擇符合具體情況的檔案管理軟件系統(tǒng)，建立和完善檔案管理的系統(tǒng)平臺。通過統(tǒng)一標準的數(shù)字化處理技術(shù)、縮微技術(shù)、多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通信方面的技術(shù)進行檔案的處理。同時，要嚴格遵循相關(guān)的保密制度，做好土地電子檔案的安全備份工作，并對使用權(quán)限進行科學(xué)的劃分，以確保檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)威性和安全性。對土地類別的數(shù)據(jù)信息進行逐步的公開化，使得人們能夠通過網(wǎng)絡(luò)化的平臺進行檔案信息的查詢和使用，以更好地滿足社會對土地管理檔案的應(yīng)用需求。

（三）完善存儲設(shè)施

在機關(guān)單位中仍然有大量紙質(zhì)版的原始檔案數(shù)據(jù)需要保管，在條件允許的情況下應(yīng)當設(shè)立一個專門的土地資源檔案室以備使用。不論是使用獨立還是綜合的檔案室，都應(yīng)將土地檔案按照編號合理排序，按區(qū)域放置，以保證土地檔案有條不紊的管理和控制。同時還要做好檔案室的基本防范措施，避免水淹、火燒和盜竊的可能，以免破壞了紙質(zhì)版土地檔案的完整性和全面性。

四、結(jié)語

土地檔案管理工作對國家土地的使用和發(fā)展有著不可忽視的作用，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)其中的問題，并結(jié)合實際情況不斷改進這些問題，從而提升土地檔案管理工作效率。