談不動產檔案管理中的利用和保密

苗亞杰

（黑龍江省鶴崗市不動產登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

引言：在現在的社會形勢下，信息技術的發展，不僅實現了更先進的信息交流，而且還使各個行業的工作變得更方便，其中，不動產檔案管理工作，也不例外地變得更方便。不動產檔案管理工作，主要針對的是房產，以及地產等方面，在此類工作中，不動產檔案種類較多，設計的內容也比較繁雜，這就意味著，在這個信息化社會，要做好不動產檔案的管理，尤其是對檔案的利用，以及相關的保密工作，這也是為了符合社會的發展方向。同時，在努力實現檔案信息化的同時，還要注重對相關工作人員的培養。

一、提高相關人員的檔案保密管理意識

在不動產檔案管理工作中，首先要提高相關人員的保密意識，只有這樣，才能優化管理模式，同時，相關工作人員可以不斷對檔案管理的步驟進行調整，對各個部分進行精確管理。其次，即使在信息化時代，檔案逐漸實現電子化，但是在目前，還不能避免紙質檔案的使用，這就要求相關人員要完善紙質檔案的利用步驟，實現對紙質檔案的保護。正常來說，對于紙質檔案的管理，首先要對同類檔案進行編號，定期檢查編號是否齊全，排列是否有序；然后，對檔案的封面進行編制，在此過程中。不僅要保證檔案內部內容的完整，而且還要對調整的檔案進行補充，把相關問題進行合理的概括；接下來，就可以對檔案進行歸檔，以及封裝；最后。將所有檔案按順序排列，放置在相應的位置，也就是入庫，由相應管理部門進行檔案保管工作。除此之外，所有檔案的內容，都不允許外人查看，尤其是機密檔案，這樣才能保障檔案的保密工作，避免檔案內容的泄露。

二、積極推動不動產檔案管理信息化建設

（一）做好檔案管理的現實意義

在現在的社會中，做好檔案管理工作，具有非常現實的意義，也就是說，做好檔案管理工作，不僅可以保障國家的利益，而且還能維護人民的相關權益；同時，還能保障社會的公平，提高相關管理的專業化；結合社會的發展方向，實現更高效的檔案管理。要想實現這些意義，就要在進行不動產檔案管理工作中，保障電子檔案的完整性，這樣才能突出信息化建設的價值。在實際的工作中，相關管理人員，要把紙質版檔案內容進行復制，用電子的形式體現出來，然后進行相應的分類整理，在這個過程中，要保障信息的準確；然后，要對所有的電子檔案進行統一管理，設置不易破解的密碼，這樣才能實現安全的電子檔案管理工作。

（二）構建檔案數字化管理體系

要構建檔案數字化管理體系，也就是管理平臺，只有這樣，才能更好保存相應的數據，或者是圖片，甚至是電子語言，同時，在電子管理平臺中，這些信息還能實現更好的利用。和傳統的紙質檔案管理方式相比，實現檔案的信息化建設，構建數字化管理體系，具有非常大的意義，首先，不動產檔案的內容，可以實現永久保存，不會像紙質檔案一樣受損，這樣就保障了檔案內容的完整，而且還在很大程度上避免信息的丟失；其次，檔案管理的工作變得更方便，在很大程度上，減少了人力，減少了管理工作的時間浪費，同時，還減少檔案管理的出錯比例；最后，對于一些機密的文件，采用電子的形式，可以最大程度地為其加密。

（三）建設完備的檔案管理庫

在進行信息化檔案管理工作中，相關管理人員要重視安全方面的工作，建設完備的檔案管理庫，對重要檔案進行定期備份，避免信息出現丟失，或者人為竊取。同時，相關管理人員在工作中，還要加強檔案管理體系的硬件設施建設，將相關的技術實現最大化的利用，實現更好的信息化管理工作，盡可能提高不動產檔案的利用價值。需要注意的是，相關管理人員還要定期更換設備，保障管理基金的有效使用，建設更加安全的檔案閱讀體系。除此之外，相關管理人員還要定期對軟件進行調試，并采用先進的殺毒方式，排除相應的病毒侵入等問題，避免檔案出現被盜用，保障相應檔案內容的嚴密性，以及安全性。

三、提高相應檔案管理人才的素質

要想實現不動產檔案管理的利用以及保密，還要提高相應檔案管理人才的素質。在對人員進行培訓時，要引導其學習相關法律，保障其充分掌握法規知識，提高對檔案機密性的認知，根據法律做好相應管理工作。同時，相關培訓人員還要嚴格要求自己，提高自己的專業能力，保障正常的檔案歸納能力，熟悉所有管理方式，遵守相關的法規，實現對不動產檔案的更好管理。除此之外，培訓人員還要加強檔案管理方式的開發，根據不動產管理的相關要求，對管理工作進行合理的分析，對管理人員進行合理的培訓，使其滿足檔案管理要求的能力，做到對每個人進行個人分析。

四、結束語

在不動產檔案管理工作中，要想實現更好的利用和保密工作，就要提高相關管理人員的保密意識，建設安全合理的檔案管理體系，將檔案內容信息化的同時，保障檔案內容的完整，并定期進行檢查，做好相應備份。同時，相關管理人員還要定期對硬件進行更新，做好相應軟件的防病毒工作。除此之外，相關管理人員還要積極學習有關法律，根據法規進行管理工作，只有這樣，才會保障不動產檔案管理的正常進行，實現更好的檔案利用以及保密工作。